La généalogie successorale fait appel à une multitude de fonds d’archives numérisées. Des outils d’indexation basés sur la reconnaissance de l’écriture manuscrite, permettent à la société Coutot-Roehrig de résoudre les successions sans héritiers connus.
En France, on dénombre 520000 décès par an dont 15000 restent sans héritier connu. Pour des raisons liées à la mobilité sociale, aux flux migratoires ou à la recomposition des familles, de plus en plus de successions restent vacantes. La société Coutot-Roehrig, spécialisée dans la généalogie successorale, intervient alors pour procéder à la recherche d’héritiers. Elle dispose pour cela d’un colossal fonds d’archivesi : actes d’état civil, recensement de la population, faire-part, listes électorales, fichiers militaires… Autant de documents qui, depuis 2000, font l’objet d’une vaste campagne de numérisation.
intraneti
Pour mener à bien cette numérisation, Coutot-Roehrig établit des conventions de partenariat avec les administrations – archives départementales, communes… – mettant leurs fonds à sa disposition conformément aux règles de communicabilité. Les fonds physiques sont restitués aux administrations, qui disposent également d’une version numérisée. Coutot-Roehrig prend en charge les frais de numérisation et dispose d’un jeu d’images numérisées. « Nos quatre-vingts généalogistes peuvent ensuite accéder à ces images via un intranet et commencer leur travail de recherche d’héritiers. La numérisation permet à nos différentes succursales réparties en France d’accéder facilement à un considérable fonds d’archives » précise Gérald Postansque, responsable de la numérisation de bases de données chez Coutot-Roehrig. L’ensemble des données collectées atteint 23 téraoctets d’images provenant des services d’archives départementales et municipales.
extraction de données
De tels volumes numérisés ne seraient cependant rien sans indexationi rigoureuse des fonds numérisés. Quatre collaborateurs s’y consacrent à plein-temps selon une série de critères : noms de commune, période – année, décennie… –, types d’archives – état civil, avis de décès… Mais l’indexation à l’ancienne est coûteuse et chronophage. Pour soulager la montée en charge, Coutot-Roehrig a fait appel à l’éditeur de logiciels de reconnaissance d’écriture manuscrite A2iA afin, selon Gérald Postansque, de procéder à « une indexation plus poussée : reconnaissance des patronymes, liens de parenté, profession… ».La partie était loin d’être gagnée car la qualité des archives varie fortement d’un fonds à l’autre. Certains de ces fonds sont plus que centenaires. De plus, les écritures manuscrites évoluent d’une génération à l’autre!
Le traitement d’archives numérisées continue de faire l’objet d’études afin d’améliorer les résultats de requête. Selon Venceslas Cartier, directeur marketing et communication de A2iA, « l’objectif est de fournir en mode standard des typologies de champs et de dictionnaires pour parvenir à un taux plus élevé de localisation et d’extraction de données ». En quelques années, le taux de reconnaissance des écritures manuscrites n’a cessé de s’accroître, ouvrant ainsi des perspectives favorables aussi bien aux généalogistes qu’aux archivistes.
