Dates de naissance, adresses, données contractuelles ou confidentielles... Les bases de données fourmillent d'informations, lesquelles, détachées de leur support, peuvent engager pénalement le responsable d'une organisation. Des centaines de CV récoltés lors d'un processus d'embauche peuvent, en apparence, ne pas revêtir la même valeur stratégique que les différents contrats établis avec un partenaire. Et pourtant...
La mise en place de règles et de processus clairs, répondant au périmètre et aux objectifs d'un plan de gouvernance documentaire établi en amont est indispensable. En effet, même les informations contenues dans un simple CV ont une valeur et se doivent d'être correctement classées, conservées et protégées pour un temps donné. L'une des premières règles en matière documentaire est de distinguer les différents documents (papier, photo, vidéo) des informations qu'ils peuvent contenir (numéro de téléphone ou de sécurité sociale), le support ne faisant pas toujours le contenu.
un document prescriptif
Établir des règles et des processus d'archivage revient à mettre en place un référentiel de conservation répondant à des questions décisives qui pourraient être, entre autres : de quel type de document s'agit-il ? Quelles informations contient-il ? A quel domaine d'activité de l'organisation se rapporte-t-il ?
Cet outil prescriptif doit fixer précisément le sort final et les durées de conservation des documents en fonction d'un plan de classement prédéfini, ceci dans l'optique de favoriser toujours plus l'accès et le partage de l'information. Chaque référentiel de conservation dépendant de la structure dans laquelle est mise en place la gouvernance documentaire, la réponse ne sera évidemment pas la même pour un laboratoire pharmaceutique, pour une usine ou une banque.
plan de classement
Philippe Blot-Lefèvre, vice-président de la Fédération internationale des Dim (fi-D&IM), évoque la nécessité d'un tel référentiel : "Lorsque nous avons créé la fi-D&IM, nous sommes partis d'une question simple : qui est le porteur d'une conformité réglementaire ? C'est le document. Et qui en est le responsable ? C'est celui qui l'écrit, le signe, l'envoie, l'archive... Bref, tout le monde. Et si tout le monde est responsable, alors personne ne l'est vraiment. Une telle situation risque d'entraîner une situation de dominos sur les responsabilités. Et plus cette responsabilité est retardée, plus elle risque de coûter cher".
C'est pourquoi tout référentiel de conservation doit passer par un plan de classement, lequel trie et ordonne l'ensemble des documents selon leur provenance (liée à l'activité) et la responsabilité qu'ils tracent. Il peut s'agir de documents :
- fonctionnels : dépendant du fonctionnement d'un service et évoluant en fonction des utilisateurs. La totalité du cycle de vie du document est alors prise en compte
- patrimoniaux : ce patrimoine peut être financier, mais aussi culturel (par exemple, photos de la création d'une usine)
- légaux : concernant une décision, un engagement, un contrat ou un brevet.
Trois sous-catégories dépendant des fonctions documentaires peuvent s'adjoindre à ce premier classement. Elles peuvent être d'ordre organisationnel (par exemple, procédure métier), technique (par exemple, documentation sur les produits) ou juridique (par exemple, contrats ou factures). "Une bonne gouvernance passe par un positionnement de ces six modules dans l'organisation et au sein même de ses différents services, poursuit Philippe Blot-Lefèvre, car un document fonctionnel lié aux ressources humaines sera différent, par exemple, d'un document fonctionnel concernant la relation client".
durée et nommage
Le référentiel de conservation doit également prendre en compte les durées de conservation légale et archivistique, le délai de prescription et la durée de validité. Si les archives peuvent être détruites lorsque la loi n'impose plus leur conservation et que l'entreprise n'en a plus besoin, certains documents doivent pourtant être archivés de façon permanente en raison de leur valeur historique.
Enfin, ce référentiel doit être complété par des préconisations de nommage : elles concernent surtout les fichiers numériques, le nom d'un document n'étant pas immédiatement visible pour l'utilisateur, comme dans l'environnement papier. Il est recommandé que ce nommage soit établi selon des règles précises - il doit être explicite et unique pour l'entreprise - dans l'optique, encore et toujours, de faciliter l'accès et le partage des informations.
