Permettre la diffusion transverse du contenu sans perdre les bénéfices d'une gestion centralisée

A l’heure de l’entreprise 2.0 et de la collaboration à travers de nouveaux canaux, se pose la question des outils, de leur positionnement dans le système informatique de l’entreprise et de leurs interactions. On peut alors mettre en opposition le stockage centralisé, accédé par des applications multiples et les outils qui assument la prise en compte complète des fonctionnalités, jusqu’au stockage sur les médias.

On pourra surtout se rappeler de l’approche des premiers progiciels de gestion du contenu structuré, chacun embarquant son moteur de stockage spécifique, à la robustesse et à la richesse parfois relatives, et surtout fermés. Avec l’arrivée du SQL, la gestion des données en entreprise a connu une révolution en permettant la centralisation de l’information dans des moteurs partagés et le développement de nouveaux usages. Qui voudrait aujourd’hui revenir en arrière et perdre le bénéfice de la consolidation ?

le RSE tout-en-un présente des risques forts

Aujourd’hui le structuré n’a pas remplacé le non structuré. L’entreprise manipule des volumes toujours plus importants de documents et contenus, sans que leur croissance ne se ralentisse. Et c’est dans ce contexte qu’arrivent les projets de mise en place de RSE. Il pourrait alors être tentant d’appliquer le paradigme de la boîte noire en faisant du RSE un tout-en-un à l’aspect rassurant, mais avec des risques forts !

Parce que si les outils dédiés aux RSE gèrent une information qui va au-delà du contenu non structuré, penser que la conversation rend le document obsolète relève plus du vœu pieu que de la réalité. Les documents proviennent de sources multiples : messagerie, dématérialisation, utilisateur, chaînes de publication, archives ou internet qui sont autant de producteurs et consommateurs de contenus.

Autour de ce contenu, les RSE peuvent bien sûr apporter une forte valeur ajoutée. Mais ils ne sauraient prendre en compte les contraintes associées à chaque élément : diversité des formats, sécurité, informations métier à faire porter. Ces contraintes et la souplesse nécessaire à leur stockage ne sont pas du ressort d’une application autonome, pas plus qu’il serait encore acceptable de continuer à stocker l’information de gestion au niveau de chaque progiciel.

Une option alternative, risquée, serait aussi de vouloir séparer le contenu « classique » de celui créé, modifié ou enrichi par le RSE. Le prix à payer serait alors celui de la fragmentation, de la création de doublons, ou de la divergence de versions. Impensable.

A l’heure où l’un des défis de l’entreprise est la réduction du nombre de silos, ne pas faire reposer le RSE sur un entrepôt unifié, partagé avec tous les producteurs et consommateurs viendrait mettre à mal tous les efforts de rationalisation des contenus.

la valeur ajoutée du RSE sans la dissémination du contenu

Bien sûr, les contenus non structurés ont longtemps été peu et mal partagés, limitation des outils oblige, mais les ECM modernes disposent de tous les API, protocoles et standards ouverts qui permettent la diffusion transverse sans rien perdre des bénéfices des entrepôts unifiés. C’est l’ADN même d’une solution ouverte comme Alfresco.

Le SQL du document non structuré existe même, il s’appelle CMIS !

Refuser les bénéfices d’un stockage unifié, c’est renier les concepts même d’intégration, d’ouverture et d’interopérabilité qui forment aujourd’hui le socle des systèmes informatiques modernes.

Pour ces raisons et sans opposer discussion et document, un RSE efficace doit se reposer sur une solution ECM pour permettre de vraiment tirer la quintessence des gisements d’information de l’entreprise. Sans y perdre son ADN, le RSE vient alors apporter sa valeur ajoutée sans faire planer le risque de la dissémination du contenu.

 Voir le dossier complet : Le RSE catalyse la gestion de contenu d'Archimag n° 252