7 raisons de passer à la facture électronique avec Ventya

[TRIBUNE] Entité du groupe Accelya jusqu’en octobre 2016, en charge des activités EDI et de la dématérialisation des factures, Ventya est désormais un prestataire indépendant et incite aujourd’hui les entreprises à passer à la facture électronique. Et voici pourquoi.

1. Parce que cela va devenir une obligation

Depuis le 1er janvier, pour toutes les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) et les personnes publiques travaillant avec l’Etat et les collectivités territoriales, la connexion au portail Chorus Pro est devenue obligatoire pour la transmission des factures. Et il en sera de même pour tous les fournisseurs de l’Etat - ETI, PME et TPE - d’ici 2020. “Nos clients sont essentiellement des entreprises privées et certaines ont déjà besoin d’être connectées au portail Chorus Pro et veulent automatiser les flux de facturation, explique Dominique Bougnot, le directeur de Ventya. Nous les accompagnons dans ce sens.”

2. Pour réduire les coûts

Si la dématérialisation a des avantages indiscutables, même pour les entreprises émettant peu de factures, elle prend tout son sens pour celles qui gèrent de gros volumes de factures. Elles peuvent ainsi réduire les coûts d’impression et de distribution, limiter la manipulation et la circulation des copies et éviter les pertes. Dilicom, le réseau du livre, a fait appel à Ventya pour être accompagné dans cette transition digitale et pouvoir gérer de façon beaucoup plus souple la dématérialisation de ses factures et assurer leur suivi, avec, à la clé, de sérieuses économies en termes d’impression et d’envoi postal.

3. Pour gagner en efficacité

Le dépôt et la transmission des factures électroniques se fait par le biais d’un portail web, accessible en SaaS, qui permet de fluidifier les échanges, de garantir la remise des documents et surtout de diminuer considérablement les temps de traitement. C’est autant de temps de gagné pour le personnel en charge jusqu’à présent de la facturation manuelle (impression, mise sous pli, affranchissement et envoi) qui peut désormais se consacrer à une tâche à plus forte valeur ajoutée.

4. Pour améliorer la relation client/partenaire/fournisseur

La dématérialisation des factures peut aussi constituer un avantage concurrentiel, ainsi qu’un élément de communication non négligeable. Elle permet, en effet, de valoriser l’image de marque de l’entreprise, de gagner en exemplarité et en notoriété auprès des clients, partenaires ou fournisseurs. “Nous accompagnons nos clients dans leur démarche de dématérialisation auprès de leurs clients et fournisseurs, précise Dominique Bougnot. Nous réalisons d’abord un inventaire de la typologie des clients/fournisseurs (degré d’équipement, volumétrie, métiers concernés, etc.) et nous proposons ensuite des solutions adaptées aux besoins de notre client et de ses partenaires commerciaux”. La transmission électronique pouvant se faire en PDF signés (pour les entreprises émettant beaucoup de factures vers de petits clients) ou en EDI (pour les gros volumes de facturation) ; un portail web dédié peut également être mis en place pour les factures fournisseurs.

5. Parce que la solution est universelle, modulaire et personnalisable

Baptisée Clear’ Invoice, la plateforme SaaS de Ventya peut être adaptée aux critères métiers de chaque type d’entreprise. “Nous la paramétrons en fonction des clients et de leurs besoins” confirme le responsable. Outre les informations sur le statut de la facture, le contrôle des mentions obligatoires et la gestion des pièces jointes et des pièces justificatives, il est aussi possible d’ajouter des fonctions additionnelles comme les relevés de paiement, la gestion des litiges (avec un processus de résolution des litiges), l’ajout de contrôles liés aux métiers des clients. “Nous pouvons aller très loin dans la personnalisation des factures, du portail client et de la gestion de ses flux” ajoute M. Bougnot. “Ces atouts nous ont notamment permis de rallier différentes communautés de TPE (plombiers, dépanneurs, taxis, etc.), preuve que notre solution est universelle et convient aussi bien aux grandes qu’aux petites structures”.

6. Parce qu’il y a un vrai service derrière

Les entreprises ont évidemment besoin d’être accompagnées dans cette démarche, d’autant que pour profiter des bénéfices de la dématérialisation, elles doivent aussi convaincre leurs clients, partenaires ou fournisseurs d’adopter la plateforme. “L’entreprise peut par exemple décider d’offrir ce service à ses clients, ou bien le faire payer” précise le directeur de Ventya. En l’offrant, cela permet de déployer le service plus vite, de fidéliser les partenaires commerciaux, de réduire les coûts, d’accélérer le traitement pour qu’in fine, les deux parties soient gagnantes.

7. Pour pouvoir ensuite dématérialiser d’autres flux

Ventya étant un expert de la gestion des flux électroniques, ce qu’apprécient les clients c’est le fait de pouvoir aborder le chantier de la dématérialisation par la facture électronique, pour ensuite l’élargir à d’autres flux (bons de commande, bons de livraison, avis de paiement, etc.). “C’est d’ailleurs le moment de s’y mettre, avant que cela ne devienne obligatoire” conclut Dominique Bougnot.

Dominique Bougnot
​Directeur de Ventya

Ingénieur de formation, Dominique Bougnot a démarré sa carrière professionnelle chez Procter & Gamble France, puis est ensuite passé par GSI et ADP-GSI où il était en charge des activités pour IATA et les compagnies aériennes France et Europe du Nord. Chez Accelya depuis 2007, il chapeautait les activités EDI & dématérialisation de factures. Il est aujourd'hui à la tête de Ventya, depuis son rachat par le management en octobre 2016.