La qualité, la clarté du propos et l'intérêt de cet ouvrage découlent de l'autorité et de l'expertise que ses deux auteurs détiennent dans ce domaine : Catherine Hare est maître de conférences à l'université de Northumbria (Grande Bretagne) et anime depuis dix ans des formations en records management ; Julie Mac Leod est également maître de conférences à Northumbria et membre de l'Iso pour la normalisation du records management.

Qu'est ce que le records management ?

Le records management rationalise la production, la conservation et l'accès des informations produites et reçues par une organisation dans le cadre de ses activités. Tous les formats et supports d'information sont concernés à partir du moment où les données y sont enregistrées.

Il s'agit ainsi pour les entreprises et les administrations de conserver la preuve de leur activité, pas seulement d'un point de vue légal - disposer des documents officiels à faire valoir -, mais aussi sur le plan de la "traçabilité" et de l'aide à la décision, que cette dernière soit stratégique ou opérationnelle. La trace des événements est ainsi conservée et correspond, pour une activité, à des actions telles que l'ouverture d'un dossier, la signature d'un contrat, le suivi d'une commande, la validation d'un document de contrôle…

Les archives patrimoniales ou historiques constituent pour certaines informations le prolongement naturel du records management tout en ne le recouvrant pas. C'est cette distinction entre " records management " et " archives " que l'on trouve dans les pays anglo-saxons.

Pourquoi le records management ?

Le besoin dans les entreprises, les collectivités et les administrations de prendre des décisions dans des délais toujours plus courts et de manière de plus en plus fiable dans un environnement marqué par l'accélération des flux d'information, l'entrée de l'administration et des entreprises privées dans la société de l'information électronique, le besoin de préserver la mémoire et la connaissance, le besoin de renforcer la sécurité des activités, la nécessité d'augmenter la transparence dans les comptes tant publics que privés et la réduction considérable des coûts, sont autant de problématiques auxquelles le records management peut et doit répondre.

A ce titre le records management est un puissant levier pour la société de l'information et en particulier pour les actions et projets menés dans le cadre de l'e-administration pour les instances publiques et les projets de nouvelles technologies dans les entreprises (numérisation, CRM, etc.).

Quels sont les avantages du records management ?

Le records management est légitime et efficace pour

• constituer un des fondements importants pour la société de l'information grâce à sa contribution pour la mise en place du cadre de confiance dans les échanges d'information ;
• lutter contre la criminalité économique en particulier contre les fraudes qui reposent souvent sur des documents falsifiés ou erronés et en augmentant la transparence des actions et des décisions ;
• réduire des charges administratives via l'optimisation du management des systèmes d'informations qui pèsent aujourd'hui sur les acteurs économiques et l'Etat ;
• préparer la préservation de la mémoire à long terme des acteurs et de la nation.

Emergence ou renouveau du records management dans le monde ?

Comme l'indiquent nos auteurs, le records management remonte " à la nuit des temps ", mais nous assistons ces dernières années à un véritable regain de cette discipline. Pourquoi ? C'est bien la nouvelle économie et les échanges d'information dématérialisée qui ont fait émerger à nouveau le records management.

Depuis 1995, les initiatives de modélisation et de normalisation du records management se sont multipliées avec la première action entreprise par l'Australie qui a produit sa propre norme nationale qu'elle a ensuite proposée à la communauté dans le cadre d'une procédure de normalisation internationale Iso. Ce processus a débouché sur la norme Iso 15489 consacrée au records management en octobre 2001 en langue anglaise et en avril 2002 en langue française.

Des modèles davantage "métiers", comme par exemple le modèle OAIS formalisé par le Comité consultatif pour les systèmes de données spatiales ont aussi été élaborés.

En parallèle, la CEE a produit le référentiel Moreq (Model requirements for the management of electronic records) destiné à devenir un cadre de référence pour l'organisation et la gestion des documents électroniques en Europe. En outre, DLM Network vient d'être constitué pour relayer et développer l'application de ces modèles en Europe.

A notre échelle nationale, des normes telles que NF Z 42-013 (recommandations relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes) ou NF Z 40-350 (prestation en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier) ont elles aussi contribué à l'amélioration des pratiques.

Tous ces référentiels concourent à donner au records management un rôle de premier plan dans le management de l'information, d'autant plus que le records management s'intègre parfaitement à la réglementation française, notamment la loi 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives et la circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'Etat .

Records manager, un nouveau métier, une nouvelle fonction ?

Les enjeux économiques et culturels du records management sont donc importants pour la France et induisent l'émergence et la structuration d'une nouvelle fonction et certainement d'un nouveau métier, tous deux dédiés au management de l'information au sein des organisations.

Le métier de records manager existe et se développe en France à commencer dans les entreprises dont la culture anglo-saxonne est dominante. Pour les autres organisations, le relais est pris aujourd'hui par les professionnels de l'information (documentalistes, archivistes, knowledge managers, etc.) et les professionnels de la qualité, qui complètent leurs fonctions initiales par celles de records manager. Les principales associations de professionnels de l'information travaillent aujourd'hui activement sur les fiches métiers se rapportant aux fonctions de records manager.

Je formule le souhait -évidemment- que cet ouvrage vous permette aisément et efficacement de mettre en place le records management dans votre organisation, mais, ce que je souhaite par-dessus tout, c'est qu'au travers de l'application des recommandations de cet ouvrage, vous partagiez notre passion pour le records management.