Evaluer ou fixer la valeur des records électroniques.

Jusqu'ici, dans cette partie, nous nous sommes concentrés sur la valeur des records, notion qu'il convient de définir pour tout record. Nous n'avons rien dit explicitement du support physique, puisque tout record a une valeur importante, quel que soit le support sur lequel il est stocké. Cependant, les records électroniques soulèvent un certain nombre de questions à cause de leur support, questions sur la manière dont ils doivent être gérés dans l'organisation. Ces questions découlent d'une part de la séparation du support et du contenu (la séparation du médium et du message) et, d'autre part, du pouvoir détenu par l'utilisateur qui dispose sur son bureau d'un puissant outil de gestion des records/de l'information, son PC. Kennedy et Schauder énumèrent les challenges suivants :

• l'utilisateur du PC considère les records ou les documents qu'il crée sur son ordinateur comme "personnels" ou "officieux"
• les records électroniques peuvent être facilement et immédiatement modifiés, sans laisser de trace de la version d'origine ou précédente
• l'information électronique est plus vulnérable si les procédures de sauvegarde ne sont pas rigoureuses
• l'accès à l'information électronique n'est possible que par le moyen de la technologie
• il peut être difficile sinon impossible de repérer les records électroniques en l'absence de conventions normalisées (au niveau de l'organisation) pour les intitulés de documents électroniques ou si elles ne sont pas adoptées de façon systématique
• la valeur des records électroniques ne peut être évaluée que dans le contexte du système d'information. Cela est peut-être l'enjeu le plus important, puisque, à la différence des records papier, l'identité du créateur d'un record n'est pas nécessairement évidente, pas plus que l'identité de celui qui a autorisé sa création ou de celui qui l'a reçu.

Il y a donc un certain nombre de questions à se poser sur les records eux-mêmes : le type de système, l'opération effectuée, et la question de savoir si les records sont utilisés pour d'autres processus dans différentes parties de l'organisation...