Armoires rotatives, rayonnages statiques, mobiles ou compacteurs, racks, tels sont les différents modèles aptes à classer les documents physiques d'une entreprise. A chacun sa particularité.
Le choix d'un type d'installation peut améliorer significativement l'accès aux documents.

le rayonnage statique

Ainsi, le rayonnage statique est parfaitement adapté aux documents consultés fréquemment. A titre indicatif, le taux de recherche doit être supérieur à une recherche pour un mètre linéaire (ml) et par an. L'occupation au sol est quant à elle faible : environ 45 %. La perte d'espace est donc de 55 %. La densité est en règle générale de quatre mètres linéaires pour un mètre carré.
Le coût estimé se situe autour de 12 à 17 euros HT par ml, pour un prix au mètre carré loué de 150 euros HT et un amortissement du matériel de 10 ans. Le coefficient de résistance au sol est standard (600 kg au mètre carré sont recommandés). Il permet d'adapter ce type de rayonnage aux locaux déjà existant sans en renforcer le sol.

On note aussi l'existence de rayonnages à clapets permettant de classer des documents " à plat ". Le coefficient tombe alors à environ 2,50 ml par mètre carré. Ces rangements sont évidemment à réserver à des classements de documents précieux et délicats à manipuler.

le rayonnage mobile ou compacteurs

L'usage du rayonnage mobile implique un taux de recherche moins élevé que pour celui associé au rayonnage statique. Il est en effet moins aisé d'accéder aux documents souhaités puisqu'il y a lieu de transférer des épis entiers avant de libérer le couloir correspondant à la travée dans laquelle est rangée le document. En revanche, l'installation optimise l'espace : le taux d'occupation de la surface est de 80 %, laissant 20 % pour l'accès. La densité se situe ainsi autour de 12 ml par mètre carré.
Des systèmes de fermeture à clés permettent de garantir une confidentialité suffisante pour des documents spécifiques (documents du personnel par exemple). Dans ce cas, une zone peut être réservée à ces documents, les autres zones pouvant être en accès libre.
Les contraintes de poids impliquent néanmoins une préparation du sol qui va supporter l'installation. Les normes impliquent une résistance de 1,2 tonne par mètre carré.
Les coûts sont naturellement plus élevés à l'achat (entre 30 et 60 euros HT au ml à titre indicatif). Cependant, le coût de revient du mètre linéaire par an est inférieur à celui du rayonnage statique.

l'armoire rotative

Les armoires rotatives permettent d'optimiser la surface disponible. Dans un espace d'environ trois mètres carrés, c'est-à-dire un espace conforme à l'installation de deux armoires fixes (soit 12 ml au maximum), on peut disposer en règle générale de 60 ml. Ces dispositifs impliquent néanmoins des installations spécifiques au coût plus élevé. La charge au sol tolérée doit être renforcée ; la hauteur sous plafond doit être suffisante voire doublée (trémie à réaliser si on souhaite utiliser l'armoire sur deux niveaux). Ce matériel permet d'obtenir rapidement un dossier d'un demi-centimètre parmi 12 000 autres.
A noter que le chargement et le déchargement de l'armoire doivent être réalisés avec beaucoup de soins et de vigilance, sous peine de fausser les pièces mécaniques de l'armoire. On peut donc difficilement charger le dispositif uniquement d'un seul côté. Tous les documents classés doivent être répartis uniformément ce qui peut parfois poser des difficultés. Le coût d'un tel système est compris entre 400 et 600 euros HT par mètre linéaire selon l'implantation.
D'autre part, il y aura lieu d'établir clairement les avantages et les inconvénients par rapport aux opportunités des supports de substitution comme les supports opto-numériques voire les supports de microformes.

A l'expérience, les rayonnages mobiles et racks compacts ont tendance à être moins utilisés car ils sont de plus en plus remplacés par les dispositifs de dématérialisations.

(fin de l'extrait)