état de l'art

de la gestion des archives au records management : la révolution documentaire

Comment articuler les concepts de gestion d'archives et de records management : sont-ils concordants, antinomiques ou complémentaires ?

droit : aspects légaux de l'archivage

intégration et description des records : outils de gestion et métadonnées

Les règles de sélection et de description d'un document entrant dans le processus de records management (RM) s'appuient sur des outils de référence qui s'inspirent largement des instruments de recherche et des normes de description archivistiques.

archivage électronique : la conservation pérenne

Selon l'importance d'un e-record, on procède, après son intégration dans le système de RM, à son archivage électronique. Formats, supports, métadonnées, migration, émulation : tout doit concourir à pérenniser les données tout en conservant leur intégrité.

archivage électronique : conservation de la chaîne de la preuve

On ne comprendra bien les questions d'archivage électronique en France qu'au regard des divers régimes de preuve et de distinction entre numérisation et numérité. La signature électronique.

archivage physique : logistique

Dans le cas d'un record physique (document papier, cédérom...), son archivage suit les procédures archivistiques, depuis son conditionnement et rangement dans les boîtes d'archives jusqu'à son stockage en magasin.

archivage physique : les moyens de rangement

Placer le maximum de mètres linéraires dans le minimum d'espace et de volume, pour un prix minimal, dans le respect des règles de sécurité et d'hygiène, tel est l'objectif de l'aménageur des locaux d'archives. Quelles sont les différentes possibilités ? Quels en sont les coûts ?

l'information en danger : prévenir et guérir

Sous forme papier ou électronique, l'information n'est pas à l'abri de nombreux risques : incendie, inondation, attentats... Certes, devant de telles catastrophes, il faut d'abord sauver sa peau, mais il faut aussi sauver l'entreprise et donc l'information.

exemples de récupération : Lavoisier avait raison

Avec son fameux aphorisme "Rien ne se perd, tout se transforme", Lavoisier semble avoir inspiré de nombreuses sociétés pour qui la perte de données numériques ou papier n'est qu'une affaire de changement d'état.

le marché des prestataires en archivage

Ces prestataires ne sont plus mono-activité mais réalisent la moitié de leur chiffre d'affaires sur des activités hors archives, comme la numérisation.

stratégie

tableau de gestion : repérez, triez, tracez, conservez, détruisez

Le cycle de vie du document est une notion qui tend à se propager. Pour gérer ce cycle, les logiciels n'apportent que des réponses partielles. En revanche, les méthodologies relatives au tableau de gestion, qu'elles aient une orientation archivistique ou documentaire, sont aptes à satisfaire les exigences actuelles des entreprises.

patrimoine des entreprises : un intérêt récent

L'intérêt des entreprises pour leur patrimoine est un phénomène relativement récent. Pourtant, au-delà de la conservation systématique des fonds et de l'intérêt que celle-ci représente pour la recherche, certaines ont déjà compris ce que peuvent leur apporter des opérations de valorisation ponctuelle (sites web, cédéroms, expositions).

plan de secours pour l'information : faites un PRA en avant

Nombre d'organismes mettent en place procédures et plans de reprise d'activité (PRA) pour parer aux dangers qui menacent les secteurs stratégiques de leur organisation. Dans cette politique sécuritaire, les informations et les documents ne sont pas oubliés.<

mise en oeuvre

records management et archivage électronique : le cas d'un réseau bancaire

En dépit de multiples facteurs de complexité, un établissement financier a pu, en adoptant une démarche de RM, optimiser et sécuriser la gestion de ses dossiers, économiser de l'espace de stockage et augmenter la qualité de ses services.

point technique : auscultation du dossier patient

Le dossier patient n'est pas un corps sans vie. Il comporte différents organes et sa forme est variable : papier, microfilm ou numérique. Il ne se communique pas par contagion mais selon des modalités particulières. A son chevet, un personnel médical et administratif confronté à l'évolution de son cas.

messagerie électronique : archivage recommandé

La messagerie électronique ne révolutionne pas le monde de l'archivage, elle ne rend ce dernier que plus nécessaire du fait de la formidable volumétrie concernée.

dématérialisation des marchés publics : de la publicité à la notification

Depuis le 1er janvier 2005, la dématérialisation des marchés publics est devenue une réalité pour les acheteurs et les entreprises candidates. Le bouleversement est important à chaque étape de la procédure et les professionnels ont du pain sur la planche. Voici ce qui change point par point.

sites web publics de Wallonie

Quelle démarche adopter pour collecter une centaine de sites web, assurer la pérennité de leur conservation et les rendre accessibles aux générations futures ? Réponse de la région wallone.

la facture électronique : ça paye

Les conditions réglementaires sont désormais favorables pour un développement rapide et européen de la dématérialisation des factures. Les enjeux et les opportunités sont importants, notamment du point de vue de la gestion de ces documents et des processus associés.

solutions

le marché des solutions d'archivage et de RM

Présentation des principaux résultats de l'étude Van Dijk 2005 sur les progiciels de gestion intégrée d'archives et de la dernière étude de Markess International intitulée Gestion de contenu et archivage électronique dans l'administration française, 2005-2007.

gestion des records et des archives : l'offre logicielle

La généralisation des documents numériques et l'évolution du cadre légal et réglementaire conduisent à revoir les solutions des gestion et de conservation des documents, des archives et des archives électroniques.

déploiement

audit du records management : liste de vérification

Cette liste de vérification a été élaborée par le gouvernement de l'Ontario sur la base des exigences du records management telles qu'édictées par la norme Iso 15489-1.

SUPPLEMENT : durées de conservation et tableaux de gestion

• comment établir les durées de conservation des documents ?
• les tableaux de gestion par fonction : financière, direction générale, personnel, financière, commerciale, chimie, environnement. Focus sur le secteur médical.

Ces tableaux de gestion orientés archives et RM sont construits autour de 8 éléments : processus, valeur du document, statut, support recommandé, durées de conservation du document actif/inactif, DUA (durée d'utilité administrative), sort final