Depuis longtemps, l’archivage des documents papier est partiellement ou totalement informatisé. Les logiciels de records management gèrent l'accès, la destruction et la localisation physique des documents. Mais l'offre du marché, comme les besoins, ont évolué considérablement, en particulier depuis trois ans. Première tendance, si la plupart des archives à long terme sont sur format papier, une copie numérique est de plus en plus réalisée et servira d’archive fonctionnelle. Entreposée dans des locaux sécurisés, la pièce originale ne sortira de son étagère que pour être produite devant un tribunal ou un expert juridique. Deuxième changement, de nouvelles réglementations, comme la loi Sarbanes- Oxley et les contraintes croissantes sur la traçabilité, sont venus s’ajouter à l'arsenal légal obligeant à la conservation des documents pendant une durée de vie déterminée, multipliant le volume de documents à conserver. En parallèle, l'informatisation de secteurs entiers, notamment la santé avec le dossier patient, induit le passage d’un archivage purement matériel à son équivalent électronique. Grâce aux progrès techniques du domaine, la distinction classique entre archives courantes (équivalent du papier gardé sur le bureau dans un classeur), archives intermédiaires (dans la salle d’archives) et archives définitives (dans le soussol ou chez un prestataire spécialisé qui proposera un coût au mètre carré moindre) tend à s’estomper. De la disparition de ces barrières technologiques, résulte la possibilité d’accéder à toutes les solutions sur n’importe quel support, du CD-R au disque optique en passant par le disque dur, pour toutes les catégories d'archivage. Surtout sans mettre en péril l’intégrité de l'archive, indépendamment de la solution choisie.

1- définir le périmètre

L'archivage couvre deux familles de données. A côté des données patrimoniales et des documents soumis à des obligations de conservation légales – factures, fiches de payes… –, un besoin d'archivage est apparu récemment pour d'autres types de données. Par exemple, la messagerie, avec des messages commerciaux non contractuels mais contenant des informations chiffrées données au client. Pensons aussi aux échanges liés à la montée en puissance du commerce en ligne. Ils génèrent le besoin d'archiver les contrats et transactions réalisés. Pour tous ces besoins, la motivation de base reste identique. Il s'agit de conserver des informations permettant de prévenir des litiges, ce qui s’inscrit forcément dans une perspective de long terme.. Définir une démarche globale d'archivage exige la prise en compte de ces nouveaux entrants et la définition des règles de conservation de ces derniers. Ainsi, faut-il garder tous les courriels dus aux échanges commerciaux ou seulement ceux désignés comme critiques par l'émetteur ? La définition de ce périmètre demeure une condition indispensable pour définir la volumétrie globale et l'importance des données.