L'externalisation des archives papiers et électroniques a le vent en poupe dans l’Hexagone. La volonté de rationalisation des coûts explique en grande partie cette pratique, mais pas exclusivement. Dans le cas des archives électroniques, « la sécuritéaccrue de l'information et la pérennité des formats d'archivage » sont aussi souvent garanties, explique Denis Zandvliet, directeur commercial d'Anacomp, prestataire d'origine états-unienne spécialisé dans l'externalisation, la maintenance, l'imagerie et l'impression. « La possibilité de gagner de l'espace et la mise en conformité réglementaire, pour les filiales de groupes américains » constituent d'autres facteurs d'adoption, selon Stéphane Benais, directeur des technologies de l'information chez Iron Mountain, tiers archiveur outre-Atlantique, acquéreur des français Memogarde en 1999 et Architel en 2005. « Confier le traitement des documents à un tiers apporte une certaine neutralité juridique », assure Xavier Guillet, directeur marketing de la branche française d'Asterion.
Par ailleurs, après une normalisation de l'Afnor en 1999 – avec la norme Z42-013 –, la loi du 13 mars 2000 sur la signature électronique a facilité l'essor de l'archivage électronique, reconnaissant une valeur de preuve aux documents numériques authentifiés et sauvegardés sur des médias non-réinscriptibles. Créée en 2001 par des fédérations professionnelles et des spécialistes en dématérialisation, la Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC) a en outre clarifié les processus à respecter par les tiers de confiance.