La première version de la norme d’encodage des instruments de recherche (1) d’archives (DTDEAD) a été publiée en 1998 par l’université de Berkeley. La France s’est penchée sur son utilisation dès l’année suivante, au moment même où sa réflexion sur les instruments de recherche aboutissait à la publication d’un manuel qui leur était consacré. Un des objectifs de cet ouvrage était d’introduire l’usage des normes de description des fonds d’archives (Isad-G) et de leurs producteurs (Isaar). Petit à petit, la normalisation a ainsi gagné les formations, les manuels et les pratiques archivistiques. Parallèlement, le recours croissant à l’internet fait quela mise en ligne de contenus devient un enjeu majeur pour toute institution culturelle. Les efforts de normalisation se sont ainsi doublés de questionnements sur les modalités de diffusion des instruments de recherche.

des exigences nouvelles pour les instruments de recherche

Les instruments de recherche tendent à se dématérialiser. Il apparaît comme fondamental d’en pérenniser le contenu. Le recours à un langage ouvert, indépendant de toute structure logicielle, s’est imposé. Le XML (extensible markup language ou langage de balisage extensible) a été choisi. Pour envisager la mise en relation de toutes les descriptions d’archives publiées dans le monde, il a fallu prendre soin d’éviter un Babel numérique, en acceptant d’emblée une même grammaire (DTD ou définition de type de document pour le XML) : l’EAD. En guise d’exemple, là où nous utilisons Isad-G, les Québécois recourent à RDDA2 (Règles pour la description des documents d’archives) et les États-uniens à Dacs (Describing archives : a content standard). L’EAD permet d’établir des correspondances entre toutes ces normes. L’autre exigence touche à la diffusion des instruments de recherche : les rendre accessibles à un large public, consultables en tout lieu, à toute heure. En la matière, chaque service d’archives départementales conserve par exemple les instruments de recherche de tous les autres services d’archives du pays. Ainsi, un lecteur est déjà en mesure aujourd’hui de consulter un inventaire du Tarn-et-Garonne aux archives de la Moselle. L’idée est bien de numériser ces inventaires et de ne plus obliger le public à se déplacer dans les services pour accéder à ces informations [voir schéma].