un groupe de travail dédié

L’explosion de la messagerie électronique pose avec acuité le problème de la conservation des messages et de leurs pièces jointes. Techniquement, comment s’assurer que les fichiers créés aujourd’hui seront lus par les outils de demain? Juridiquement, comment garantir que le message envoyé ou reçu aujourd’hui, sera celui restitué demain ? Les deux questions se résument ainsi : comment disposer d’outils techniquement fiables et juridiquement probants ? C’est sur ce thème, qu’au sein de l’Association pour le développement de l’informatique juridique, un groupe de travail s’est constitué et a travaillé pendant 2006 et 2007. Nous vous exposons ici les lignes de force de ses travaux.

une méthode originale

Contrairement à la tradition bien établie qui veut que les juristes donnent un avis sur quelque chose avant de l’avoir utilisé, le groupe a fait l’inverse. Il a d’abord expérimenté un certain nombre d’outils d’archivage et ensuite s’est interrogé sur leur positionnement juridique. Ceci n’a été possible que grâce à l’hétérogénéité du groupe, comprenant des techniciens informatiques, des archivistes et des juristes, et au partenariat noué avec différents prestataires ayant gracieusement accepté de mettreà la disposition du groupe ces outils

(les solutions étudiées ont été fournies par les sociétés Adobe France, Stelae Technologies, STS Group, Outsafe, Keyvelopp-Imatérialis et CDC Arkhinéo)

prérequis techniques

Sous cette rubrique, sont identifiées les questions transversales que doit se poser le décideur, indépendamment de la solution envisagée. Quel est l’objet à conserver ? À la différence du document papier, le message numérique comporte une face apparente et une face cachée. Ce sont les métadonnées, des informations qui complètent le message. Invisibles sur le support papier, ellesconstituent un des éléments essentiels de l’intégrité du message. Archiver un courriel oblige à conserver aussi les métadonnées.
Sous quel format conserver ? Les formats dits propriétaires ne comportent aucune garantie de lisibilité dans le temps. D’où l’intérêt de choisir le format PDFA, ouvert et avec une forte probabilité de lisibilité dans le temps.
Quel outil de gestion électronique du document ? Sans un tel outil, qui constitue une brique dans le système d’information, il est vain de se lancer dans une démarche d’archivage. Car il ne suffit pas de conserver, il est impératif de pouvoir retrouver efficacement. L’outild e Ged remplit précisément la fonction de recherche. Il indexe le document, c’est-à-dire le référence, et détermine la manière de le récupérer dans l’ordinateur où il est entreposé.