« D’abord, rappelons-le : le socle de l’Abes, c’est le catalogue Sudoc. C’est ce qui fonde sa légitimité ». Ainsi s’exprimait à l’été 2007 Raymond Bérard, directeur de l’Agence biobliographique de l’enseignement supérieur (Abes), dans les colonnes d’Arabesques, publication de son organisation. Avec le déploiement de Calames – prononcer calame –, c’est sur un deuxième socle que vient s’appuyer la légitimité de l’Abes.
Ouvert sur le web à tous les publics depuis le 1er décembre dernier, Calames – pour catalogue en ligne des archives et des manuscrits de l’enseignement supérieur – est également constitué d’un outil de catalogage partagé pour les établissements relevant de l’enseignement supérieur et de la recherche. « Au premier chef, cela correspond à quasiment toutes les bibliothèques universitaires de France, au Cnam aussi. Mais de grands établissements de recherche vont également commencer à cataloguer dans l’outil collectif : l’Institut de France, le Muséum d’histoire naturelle et la Bibliothèque littéraire Jacques-Doucet, parmi d’autres », explique Yann Nicolas, chef de projet bibliothéconomique et futur responsable du département études et projets de l’Abes– dès ce mois-ci, et suite à un audit mené par Tosca Consultants, une nouvelle organisation de l’Abes semet en place.
Calames trouve son origine dans un projet mis en oeuvre il y a plus de 150 ans, sous la monarchie de Juillet : la constitution d’un catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France (CGM). Rebondissant au milieu des années 1990 avec une vaste opération de numérisation du CGM, le projet accouche deprès de deux cent mille notices descriptives sous forme électronique. « Parvenues à ce point, les bibliothèques doivent avoir en main les outils nécessaires pour mettre à jour, enrichir et mettre en ligne ses données numériques », poursuit Yann Nicolas. Au printemps 2006, la sous-direction des bibliothèques confie à l’Abes la mission de réaliser ses outils.

conception et développement internes, adaptation optimale

Sous-traité ni dans sa phase de conception, ni dans celle de développement, le projet Calames est avant tout collectif. Ces deux pré-requis permettent souplesse, multiplications des tests, ainsi qu’enrichissements et ajustements rapides, bref, adaptation optimale aux utilisateurs. « Tout a été fait en interne, avec un dialogue et un échange permanent, afin de mettre au point un système de réseau idéal », indique le chef de projet bibliothéconomique, accompagné de son binôme informaticien Christophe Bonnefond. L’Abes a su réunir pour le projet une équipe constituée pour une moitié de professionnels de bibliothèque et d’informaticiens pour l’autre. Cette mixité constitue l’un des gages de succès.

le standard XML EAD s’impose

Très vite, le choix de structurer les notices selon le format XML EAD s’impose. Ce qui n’est pas sans soulever quelques difficultés : «Traditionnellement, le catalogage en EAD est réalisé de façon éclatée, explique notre expert en métadonnées, comme Yann Nicolas se définit lui même; chacun dispose d’un éditeur XML sur son poste. Dans le cadre de la démarche cohérente et collective que nous souhaitions, une application en ligne de Xmetal a été développée ».
L’outil lui-même est en effet construit autour d’XMetal, l’éditeur XML privilégié par de nombreux praticiens de l’EAD à travers le monde. Bien qu’il s’agisse d’un outil collectif, le catalogueur possède son propre espace de travail et en garde la maîtrise. C’est lui qui décide du nombre de fichiers qu’il veut gérer et de la manière de les lier entre eux. « Chaque structure reçoit et gère elle-même les métadonnées de ses fichiers », résume le chef de projet. Concernant la problématique des compétences en catalogage selon la norme EAD, un système de correspondants au sein des établissements sera à terme chargé de relayer les informations et d’accorder les accréditations, le but étant d’enclencher une dynamique. Côté consultation, Calames est conçu pour faire coïncider plusieurs modes d’utilisation, un mode de recherche simple et un de recherche avancée. Ce dernier a fait l’objet de toutes les attentions et présente quantitativement comme qualitativement une réelle richesse. Outre une recherche multicritère et des nuages de mots-clés, une recherche par feuilletage des index est proposée : après avoir sélectionné une entrée, le lecteur peut préciser le rôle d’une personne – par exemple, Balzac en tant que destinataire de lettres. Possibilité de filtrage a posteriori des résultats, navigation dans l’arborescence des inventaires et URL pour mémoriser requêtes et résultats complètent ce séduisant tableau defonctionnalités.
Enfin, et même si ses concepteurs n’apprécient que moyennement de voir l’outil qualifié de la sorte, Calames présente un incontestable aspect web 2.0. Par le catalogage collectif et en ligne bien sûr, mais aussi par la qualité de visualisation de l’information. « L’enjeu est de faire bénéficier de modes de traitement et de visualisation à la hauteur du gros travail d’encodage effectué », insiste Yann Nicolas.
Les perspectives s’ouvrent aussi dans le domaine du web sémantique, permettant une complexification accrue des requêtes, ce qui passe par l’expression des données EAD selon le modèle RDF. Un prototype de carte heuristique est même en préparation. Tout le contraire d’une calamité pour le monde des archives et manuscrits de l’enseignement supérieur !