En terme de gestion de l’information, toutes les étapes du cycle de vie du document – acquisition, traitement et diffusion – peuvent être mutualisées. Si les bénéfices d’une telle démarche restent évidents, chaque situation est unique et requiert un projet adapté à ses spécificités. Un point commun toutefois : pas de mutualisation possible sans réseau, les indispensables individus échangeant et collaborant autour de préoccupations communes. Le réseau apparaît « plus ou moins formalisé, plus ou moins procédurisé, mais toujours présent derrière toute démarche de mutualisation documentaire », explique Françoise Comet, formatrice et consultante indépendante en techniques documentaires.

1. faire usage du bon sens et rationaliser

Rationalisation et bon sens documentaire constituent le degré zéro de toute démarche de mutualisation. Pour la documentation technique, par exemple, la mise en place de règles de rédaction standardisées permet d’éviter les ressaisies multiples.
Fabrice Barasinski, de 4Dconcept rentre dans les détails : « Nous nous appuyons, pour structurer notre documentation technique ,entre autres sur la norme Dita, édictée par le W3C et basée sur le standard XML ». Mutualiser les ressources documentaires correspond avant tout à ne pas les multiplier. Problématique comparable dans un tout autre type d’organisation avec le phénomène des consortiums de bibliothèques : plusieurs établissements se regroupent afin de négocier collectivement avec les éditeurs d’abonnement électroniques. Gabrielle van Roten, présidente du consortium national des bibliothèques universitaires suisses met en avant le bénéfice d’une telle organisation pour ses membres : « Un pouvoir d’achat collectif plus important, une acquisition de compétences pour négocier les licences, un seul signataire du contrat, une facturation centralisée… Les professionnels peuvent ainsi consacrer davantage detemps à leur coeur de métier, diffuser l’information auprès de leurs utilisateurs ».

2. diagnostiquer son organisation

Dresser l’état des lieux de son organisation avant d’engager le projet de mutualisation est essentiel. Il permet notamment de mettre en évidence les éléments justifiantl’initiative. Une analyse des besoins– par questionnaires, entretiens ou tout autre moyen pour les recueillir efficacement– constitue la deuxième étape de ce diagnostic. Il convient de n’y omettre aucun niveau : celui des gestionnaires de l’information évidemment, mais aussi celui du système d’information, celui des décideurs et bien sûr celui des utilisateurs. Enfin, il s’agit d’identifier ce qu’on veut mutualiser. Fonds dans son ensemble, thésaurus, bases de données, revues de sommaires, de presse, catalogues, mais aussi listes de diffusions, newsletters, logiciels documentaires, veille... Un projet présente son périmètre particulier, l'exhaustivité est illusoire.