L’offre de logiciel d’archivage s’est largement étoffée ces derniers temps. À côté des spécialistes de l’archive numérique, les acteurs historiques qui ne donnaient que dans le papier ont ajouté des services numériques à leurs offres. Éditeurs de logiciels de gestion de contenu, d’outils de Ged, spécialistes de l’éditique, etc., nombreux sont les autres qui ont enrichi leurs offres d’un module ou d’un logiciel dédié à la gestion des archives. Si elle ne facilite pas la sélection, cette hétérogénéité présente tout de même un avantage. La quasitotalité des environnements techniques et des fonctionnalités est présente chez un fournisseur ou un autre.

richesse fonctionnelle

Les solutions proposées sont loin de couvrir le même périmètre fonctionnel. Si l’archivage implique une reprise d’un existant papier ou la numérisation, les possibilités des logiciels en termes d’OCR, de Lad-Rad et d’ICR (reconnaissance d’écriture manuscrite) sont différentes d’une solution à l’autre. Même constat en ce qui concerne les possibilités d’intégration avec les autres logiciels du système d’information, en particulier avec les ERP (entreprise ressource planning). Les éditeurs annoncent des possibilités illimitées d’interfaçage… avec un coût conséquent sauf pour les connecteurs clés en mains déjà développés. Le type de document à archiver déterminera le type de solution. Pour respecter des critères professionnels ou réglementaires, certaines classes de documents nécessitent des fonctions de workflow et d’archivage probant. Autre point discriminant, si la gestion du papier reste une tâche importante, le choix d’un logiciel capable de centraliser la gestion des archives par ses capacités de records management s’impose. Attention à vérifier que ces capacités découlent d’une intégration dans le logiciel et non d’un partenariat entre deux éditeurs.