Réaliser un référentiel documentaire correspond à l’élaboration d’un cadre logique à partir des processus de son organisme : représentation des fonctions, activités et opérations de son organisme. Le tableau qui le concrétise devient alors un outil pour organiser, décrire et articuler les documents, relier et partager les documents communs à plusieurs entités, définir l’environnement de chaque unité documentaire avec son producteur et le contexte qui l’a engendrée, améliorer l’accès – la recherche – l’utilisation et la conservation des documents de la manière la plus appropriée.

cycle de gestion des archives

Le référentiel inclut, au sein d’une logique transversale et complète, le cycle de gestion des archives situé en aval. Ainsi, la notion de tri et de conservation n’est plus le seul enjeu des bonnes pratiques de gestion de documents, mais un enjeu parmi d’autres qui intègrent aussi la notion de repérage fin, d’identification, de contrôle et de mise à disposition. Ici, on s'appuie sur les processus métier et non pas seulement, comme le tableau de gestion des archives, sur l’organisation administrative de son organisme ou entreprise. La méthodologie de création et de mise à jour introduit une plus grande cohérence dans la désignation et la description des unités documentaires. Le référentiel répond de manière complète et analytique aux trois enjeux majeurs de la maîtrise documentaire en entreprise : le repérage, le tri et la traçabilité.