Vienne, 2004 : le Congrès international des archives s’était emparé du dossier des instruments de recherche numérisés et y avait consacré pléthore de débats. Des ateliers, des séminaires, des réunions de travail avaient fixé un objectif : utiliser et promouvoir la norme EAD afin de parvenir à un standard capable de faciliter la recherche dans les fonds patrimoniaux. Il est vrai que l’essor des archives mises en ligne est un fait majeur pour de nombreuses institutions culturelles. Ainsi, il était devenu nécessaire de proposer des instruments de recherche numérisés et normalisés à l’intention des professionnels comme du grand public.

repère incontournable

La norme EAD est devenue un incontournable sujet de discussion et ses avantages sont nombreux : création de nouveaux instruments de recherche (IR), échange et portabilité des IR, possibilités de recherche dans le sommaire, l’indexation ou le texte intégral, compatibilité avec les opérations de conversion rétrospective, choix de l’encodage en fonction des besoins et des moyens…
Certains pays n’ont pas attendu l’initiative du Congrès international des archives pour y songer. La France avait, dès 2002, plaidé pour l’adoption du standard EAD via une circulaire ministérielle. Quelques années plus tôt, en 1999, le Conseil ministériel de la recherche plaidait pour l’examen de « l’utilisation de la DTD EAD mise au point par les Archives nationales américaines afin de fournir un cadre à un plan de développement de la documentation électronique dans les services d’archives ». Ces décisions partaient d’un constat simple : les archivistes ne disposaient pas de catalogues informatisés contrairement à leurs confrères bibliothécaires.
La France détient une ancienne et volumineuse variété d’archives. Que l’on songe par exemple au fonds d’archives diplomatiques détenues par le ministère des Affaires étrangères, probablement le plus important et l’un des plus prestigieux du monde. Que l’on pense également au Centre historique des archives nationales (CHAN), qui conserve les archives de la France depuis les Mérovingiens jusqu’à 1958. Ces deux exemples, parmi d’autres, constituent l’une des richesses de notre pays. Mais le caractère hétérogène des documents est souvent un obstacle aux campagnes de numérisation. D’une façon générale, les archives françaises forment un corpus disparate et peu normalisé, avec des imprimés et, de plus en plus, des documents électroniques structurés de façon inégale.

la France avance...en ordre dispersé

De nombreux observateurs estiment que la France avance en ordre dispersé dans le domaine de la numérisation des instruments de recherche. Le déploiement de tels outils bute sur des obstacles aussi bien techniques que psychologiques : coexistence de plusieurs systèmes, faiblesse des outils de publication, nécessité de former les archivistes à de nouvelles pratiques et à un nouveau vocabulaire…Il a fallu deux années à la direction des archives de France (Daf) pour décider de préconiser l’utilisation du standard EAD dans les services d’archives français. Peu d’institutions ont franchi le Rubicon : la base Bora (Base d’orientation et de recherche dans les archives), créée à l’initiative de la Daf, recense l’ensemble des fonds privés conservés dans les services d’archives publics ; les Écrits du forprivé – mémoires, autobiographies, livres de raison… – conservés dans différents sites d’archives nationales, départementales et communales ; le Centre des archives d’outre-mer (Caom) qui conserve les fonds des ministères chargés de l’empire colonial du XVIIe au XXe siècles ; citons encore le tout récent portail de la Nouvelle-France dédié à la fondation du Québec, dont les bases de données contiennent la description et la reproduction de documents d’archives conservés en France et au Canada. Plus récemment, le 1er décembre 2007, le catalogue collectif des archives et des manuscrits de l’enseignement supérieur, Calames, a également migré vers la norme EAD. Ces réussites ne sauraient cependant dissimuler le travail qui reste à faire auprès des services d’archives non informatisés. Un tiers seulement des archives départementales ont fait l’objet d’une campagne de numérisation. Encore ce chiffre concerne-t-il la numérisation des documents primaires… Les instruments de recherche numérisés, eux, sont encore plus marginaux. Mais selon Claire Sibille, chargée de l’innovation technologique et de la normalisation au sein de la Daf, le pli est pris et de nombreuses actions sont lancées afin « de favoriser le développement de systèmes d’information utilisant des formats d’échange » [lire entretien de Claire Sibille]