« base intellectuelle de notre métier de gestionnaire de l’information » ; ainsi qualifie le catalogage Max Naudi, responsable du pôle expertise bibliothéconomique de la DGES (direction générale de l’enseignement supérieur). « Je déteste le catalogage, ça m’a toujours rappelé le solfège ou le latin, beurk ! », du côté de Silvère Mercier, conservateur des bibliothèques et blogueur influent [ Bibliobsession ]. Que cela plaise ou non, le catalogage constitue une démarche centrale dans les prérogatives du documentaliste et du bibliothécaire. Mais qu’est-ce que le catalogage ?
Il s’agit avant tout de l’analyse du document en tant que support. Analyse permettant d’engendrer un catalogue, c’est-à-dire, expliquent Marie-Renée Cazabon et Isabelle Dussert-Carbone [ dans Le catalogage : méthode et pratiques, tome I. Collection Bibliothèques. Éditions du cercle de la librairie. Paris, 2007], « un instrument efficace permettant d’affirmer si la bibliothèque possède un livre déterminé, défini par son auteur et son titre ; son titre seul si l’auteur n’est pas nommé; un substitut du titre si l’auteur et le titre ne sont pas appropriés ou insuffisants pour l’identification ».
Concrètement, cataloguer un document, c’est lui associer une notice bibliographique dans un catalogue. Cette notice catalographique se compose de données descriptives en nombre limité – titre, auteur, version, édition, date de publication… – et des accès à cette description, à savoir :

• Le titre propre du document.
• Des vedettes correspondant aux portes d’entrée de la recherche, telles les vedettes matières, les vedettes auteurs…
  
• Une cote, adresse du document sur les rayonnages, ou une URL dans le cas d’une ressource numérique en ligne.

informations pertinentes pour décrire le document

La création d’une notice s’effectue en deux temps : d’abord, la saisie des données descriptives, tâche à faible valeur ajoutée puis, surtout, la description par un ensemble de mots de la teneur du document ; c’est l’indexation. Pour reprendre la terminologie spécifique, la première étape correspond à l’établissement des vedettes auteurs et titres, la seconde, à l’établissement des vedettes matières. « Déterminer quelles sont les informations pertinentes pour décrire le document, détaille Max Naudi ; il s’agit là d’une opération intellectuelle, s’appuyant sur des normes, et structurée par des outils et des langages ».
La norme répond à la nécessité que connaissent les bibliothèques et les centres de documentation d’échanger les contenus de leurs catalogues. Achat et récupération de notices sont aujourd’hui plus que répandus. Il convient de disposer d’éléments d’évaluation et de normalisation. Né en 1971 à l’initiative de l’Ifla, c’est toute la vocation de l’ISBD (international standard bibliographic description ou description bibliographique internationale normalisée) dont la première édition, ISBD(M), traite des monographies.
Elle définit les éléments devant figurer dans une notice, ainsi que le codage permettant d’introduire ces éléments. Elle n’est pas à proprement parler une norme, mais constitue le socle de spécifications à partir duquel chaque pays doit ensuite rédiger ses normes de catalogage. Ainsi, l’ISBD(M) correspond à la norme Z 44-050, et à la Z 44-073 pour sa description allégée. Suivirent rapidement, poussées par le besoin, les publications d’une ISBD (S), pour les publications en série, en 1977, puis d’une ISBD (ER) pour les ressources électroniques – correspondant à la norme Z 44-082.
L’ISBD n’est pas un format informatique, il convient de disposer d’un langage machine de catalogage. Le format Marc (machine readable cataloguing) apparaît dans les années 1960. Il permet d’éviter la duplication des efforts, comme recataloguer des fonds déjà catalogués, et favorise l’échange. Il est décliné en formats dérivés – l’Intermarc en France, par exemple, même si l’on converge vers un format universel correspondant à l’Unimarc.