les projets dédiés à la gestion de contenu émergent. Et le contenu englobe un panel de plus en plus large de documents. Au moment du choix technique, se pose la question du logiciel. Un choix difficile tant par les conséquences techniques –l’incompatibilité avec les autres logiciels en place, par exemple – que par l’impact financier – le libre est-il réellement moins cher que le modèle de licences ? – ou encore par les conséquences sur les équipes informatiques en place. Pour répondre à ces questionnements autant sensibles que légitimes, Archimag a fait le choix de ne pas interviewer directement les éditeurs concernés mais les fournisseurs mettant en oeuvre les logiciels. Des fournisseurs, intégrateurs ou sociétés de services, amenés à vendre autant des logiciels dits propriétaires, édités pas des sociétés moyennes, comme Open Text et Ever, ou même plus modestes encore, à l’opposé des grandes plates-formes de Microsoft ou d’IBM. Seuls, les spécialistes open source, dénommées SSLL pour sociétés des services en logiciels libres, se limitent aux logiciels libres mais connaissent bien la famille des applicatifs classiques. L’intégration de la gestion de contenu au système d’information impose des connections multiples prenant la forme de connecteur pour des ERP comme SAP ou pour des briques de workflow comme W4.
Les trois interlocuteurs cités ont été interrogés pour leur connaissance du terrain, spécialement des appels d’offres et de la réalité des logiciels et de leurs limites.
SQLI comme BT Global Services travaillent selon les cas avec plusieurs éditeurs. Ce qui les amène à trouver les arguments les plus pragmatiques militant enf aveur de l’une ou l’autre des alternatives, open source, logiciel classique ou solution tout Microsoft. Les mêmes questions ont été posées à chaque interlocuteur individuellement. Les réponsesde chacun ont été regroupées pour faciliter la lecture. Un accord entre les principaux éditeurs de gestion de contenu, concernant le CMIS (content management interoperability system) vient d’être signé. Il a été suivi par les grands éditeurs, IBM et Microsoft entre autres, comme par des éditeurs de logiciels libres, tel Alfresco. Sa réelle adoption dans les logiciels pourrait remettre en cause une partie des arguments évoqués ici. Notamment sur l’incompatibilité entre les différentes solutions.

Archimag. Existe-t-il des différences fonctionnelles entre Sharepoint de Microsoft, les solutions libres et les classiques ?

Matthieu de Montrion, directeur des partenaires de BT Global Service

Il n’existe pas à ce jour de solutions couvrant le spectre complet de la numérisation à la recherche sémantique, par exemple. Personne n’est bon à la fois sur la dématérialisation, sur les processus métier et sur l’archivage, trois composantes de l’ECM. Si l’on regarde les grands éditeurs, l’extension fonctionnelle des logiciels découle souvent de rachats. L’intégration technique entre les différents composants n’est pas forcément effective ! Pour choisir des éditeurs partenaires, nous avons une culture de la taille moyenne. Ce qui amène à privilégier des sociétés comme Ever. Compatible avec des environnements Java comme avec .Net de Microsoft, ce type de solution n’a plus rien de propriétaire en dehors du mode de commercialisation. Côté fonctionnel, les solutions ne sont pas équivalentes. Les appels d’offres ne précisent en général pas suffisamment pour discriminer les possibilités des logiciels. Par exemple, la demande de la fonction de délégation [des droits d’accès] est souvent présente. Elle amène une réponse positive pour tous. Dans les faits, la prise en charge de cette fonction est très différente selon les outils. Seuls certains sont capables de récupérer les tâches de la personne qui délègue, par exemple.

Olivier Carpentier, directeur de la cellule technique .Net de SQLI

Le logiciel de Microsoft est disponible en deux versions. La gratuite, WSS pour Windows Sharepoint Services inclut un nombre de fonctionnalités bien sûr plus limité que la version payante baptisée Moss, pour Microsoft Office Sharepoint Server. La dernière version de Moss inclut des possibilités de gestion documentaire, de gestion des versions par exemple et gère les droits d’accès. Elle intègre également un workflow documentaire permettant de créer des circuits d’approbation. Un assistant facilite la création de workflow par des utilisateurs non-informaticiens. Pour les besoins plus lourds, le logiciel Black pearl édité par K2 est interfacé avec Moss. Autre point fort, Sharepoint autorise plus facilement la publication web. Cette dernière version en fait une usine à sites.

Patrick Bénichou, PDG d’Openwide

Tout dépend du besoin. Liferay Portal est bien adapté pour des espaces de travail partagé dans un contexte simple. EZpublish est bien adapté à la publication dans le monde de la presse. Quand le besoin du client est plus complexe, notamment s’il implique une gestion des droits très fine, le logiciel Alfresco répond mieux aux besoins. Il autorise, par exemple, le croisement dynamique de droits ou encore l’héritage par une sous-communauté des droits de la communauté parente. Autre point fort, la conception technique d’Afresco autorise l’indexation de millions de documents sans problème de temps d’accès. Des applications en production comptent des millions de documents.

Quels sont les autres critères de choix?

Matthieu de Montrion :

Cela dépend d’abord de chaque projet. Lorsque ceux-ci émanent des directions informatiques, le cahier des charges décrit souvent des projets d’infrastructure. Des projets avec une approche horizontale qui ne couvrent pas un seul métier. Il s’agit de gérer l’objet documentaire. Une demande qui privilégie les acteurs comme Microsoft ou IBM. A contrario, de nombreux projets émanent de directions métier, par exemple la direction financière pour gérer des factures, la direction juridique pour des contrats, le service support pour la relation client, etc. Dans tous ces cas, le besoin métier est clairement identifié et favorise les solutions packagées d’éditeurs spécialisés dans le domaine. Autre point positif pour les petits éditeurs, les grands, notamment Microsoft, se permettent de mettre des logiciels bogués sur le marché. On a même vu des incompatibilités entre différentes versions de Sharepoint. Ce qui n’est plus acceptable pour tous les clients.

Olivier Carpentier :

Sharepoint bénéficie de sa forte intégration native avec Windows et la suite Office. L’utilisateur peut mettre à jour sa donnée là où elle est. Par exemple, modifier un document Word et l’enregistrer dans la gestion documentaire sans avoir à passer par un menu spécifique. L’interface est également familière à tous les utilisateurs. L’utilisation deSharepoint, par exemple pour la publication, ne nécessite pas de formation lourde. Plus globalement, l’environnement technique du client compte beaucoup dans le choix de la solution. Lorsque ce dernier est tout Microsoft, nous proposons d’abord Sharepoint.

Patrick Bénichou :

Vu de l’utilisateur, on fait du Alfresco à travers l’explorateur Windows. Par exemple, un simple glisser-déposer d’un fichier Word peut démarrer la création automatique d’un PDF, le contrôle de version et l’indexation du document. L’équipementier automobile Plastic Ominium utilise Alfresco pour ses demandes d’achat sur tous ses sitesdans le monde. Une application qui nécessite le respect de processus métier très précis. Un connecteur avec Sharepoint autorise également l’utilisation d’Outlook sur les postes clients et d’Alfresco sur les serveurs. Le poids de l'utilisateur final dans le choix de la solution s’amenuise. Par contre, l’environnement informatique compte beaucoup. Certains clients demeurent des bastions, comme la Société générale avec des bases installées importantes de Documentum. D’autres, par exemple l’Autorité des marchés financiers, décide d’abandonner Microsoft. Une démarche motivée par le besoin de mieux contrôler les logiciels, de ne plus supporter les bogues, par exemple l’impossibilité de coder des chemins relatifs de plus de 64 caractères dans l’ancienne version de Sharepoint, sans pouvoir corriger le problème. Baptisé Onde, le projet de gestion de contenu est basé sur Alfresco.

Le prix est-il un facteur différenciant ?

Matthieu de Montrion :

Là encore, le bon calcul implique de prendre en compte les compétences internes. Le choix du libre nécessite des compétences et ne prend du sens que si on le généralise, par exemple pour mutualiser les formations. Le choix d’une solution packagée délimite les coûts tant d’intégration que de maintenance.

Olivier Carpentier :

Vendre Sharepoint impose d’abord de vérifier que le client est prêt à payer. Le tarif dépendra ensuite de chaque configuration, du nombre et du type de logiciels déjà en production ainsi que du nombre d’utilisateurs.

Patrick Bénichou :

Passée la première année, les coûts correspondant à la maintenance logicielle sont peu ou prou équivalents quel que soit le type de solution choisie. Pour les logiciels commercialisés sous licence, ils représentent autour de 20 % du montant du produit. Le client économise donc environ 80 % du tarif la première année dans le cas du libre. Dans le cas d’Alfresco, indépendamment des développements spécifiques, nous prenons en charge la maintenance de niveau 1 et de niveau 2.  Alfresco garde le niveau 3 et encaisse une partie des coûts de maintenance.

plus de repères

les trois intégrateurs

• SQLI
  Intégrateur généraliste. Travaille avec laplupart des logiciels du marché.
  
  
• BT Global Services
  Entreprise de services spécialisée dans lessystèmes d’information et de communication.
  
  
• Openwide
  Spécialisée dans le libre. Développe des applications à partir d’Alfresco et d’EZPublish, entre autres.
  
  

à retenir

Les solutions ne couvrent pas les mêmes fonctions dans le détail. Les logiciels métier comme le libre font plutôt mieux que les grands éditeurs. L’explorateur Windows et Word peuvent continuer à être utilisés sur les postes clients quel que soit le type de logiciel serveur utilisé. L’existant technique informatique comme les équipes en place sont souvent deux facteurs déterminants dans le choix. Le libre est moins onéreux que le propriétaire la première année.