« on imagine que le déploiement d’un outil informatique constitue la solution miracle. L’acquisition d’une solution logicielle sans audit préalable, c’est-à-dire sans analyse du besoin réel, constitue un gros investissement qui n’amène pas forcément le résultat attendu. Et on rencontre ce phénomène fréquemment. » Myriel Brouland, consultante senior chez Ourouk, société de conseil en management de l’information, le constate : aucune structure ne devrait faire l’économie d’un audit documentaire. Clé de voûte des bonnes pratiques, l’audit rentre dans le cadre d’une démarche régulièrement mise en oeuvre, à savoir l’analyse des processus de production de documents. Si l’audit documentaire stricto sensu ne constitue qu’environ 40 % des activités de la société de conseil selon les estimations de Myriel Brouland, « tout projet en comporte quasiment toujours les notions », estime la consultante, également experte en records management auprès de l’Afnor. « Par exemple ,dans le cas d’un projet d’archivage, il est nécessaire de prendre en compte l’ensemble du cycle de vie du document ».

les auditeurs, davantage optimiseurs que cost-killers

Si la réduction des coûts documentaires constitue l’un des objectifs de l’audit – surtout à une époque où elle est dans l’air du temps –, elle n’est pas la vocation première de l’audit, mais plutôt son effet induit. Alors, dévoyée, la réputation de tueurs de coûts des auditeurs ? « L’audit documentaire comme facteur de suppression de postes, ce fut surtout vrai il y a quelques années, au moment de la mise en oeuvre d’une documentation numérique, explique Myriel Brouland ; ça l’est beaucoup moins aujourd’hui ». En effet, le propre de l’audit, sa substance, réside dans l’optimisation des processus.