« chaque année, 90 000 formulaires sont numérisés pour le compte du Cleiss [Centre des liaisons européennes et internationales de Sécurité sociale], un organisme social qui prend en charge les salariés travaillant à titre temporaire en France pour des sociétés étrangères », se félicite Hervé Mania, chef du pôle numérisation aux Ateliers Denis Cordonnier, un établissement spécialisé d’aide au travail (Esat, anciennement Cat). Pour rappel, ce type d’établissement, une association 1901 en l’occurrence, a pour mission d’aider des personnes souffrant de difficultés physiques ou psychologiques et reconnus travailleurs handicapés. Plus grand centre de ce type en France avec ses 350 travailleurs, créé il y a plus de 40 ans, les Ateliers Denis Cordonnier ont longtemps proposé des prestations de services dans l’entretien des espaces verts, la couture, le conditionnement ou encore l’encadrement. L’idée de proposer une activité de numérisation remonte à 2007, « une idée de l’informaticien », rappelle Hervé Mania. La motivation pour développer cette activité est double. Il s’agit bien sûr de développer l’activité de l’institution, mais aussi de former les membres du centre à des métiers porteurs. Si certains restent au centre toute leur vie, « l’atelier est pour d’autres un sas leur permettant de reprendre une activité et une vie normale », insiste Hervé Mania.

quarante collaborateurs

Développer cette activité suppose d’investir dans des solutions technologiques. Hasard géographique, les Ateliers Denis Cordonnier sont voisins de la société de services et éditeur Azur Technology, spécialisée dans la dématérialisation, la Ged et le workflow. Même chance pour le calendrier, la société informatique vient de conclure un accord pour distribuer un logiciel de dématérialisation et cherche un premier client et partenaire susceptible de jouer le rôle de vitrine technologique. Le partenariat s’établit et, fin 2007, les logiciels d’Azur Technology sont installés dans l’atelier. En interne, les collaborateurs de ce service sont recrutés sur la base du volontariat et de l’avis de l’équipe.
La tâche liée à la numérisation implique un travail posté. Le pôle compte aujourd’hui une vingtaine de personnes à mi-temps et sept ou huit à pleintemps. Un encadrant intervient également dans la supervision du déroulement et dans le contrôle de la qualité. Pour garantir un service de niveau professionnel, le centre a également investi dans des locaux sécurisés. Pour la recherche des premiers clients, une partie de l’équipe de direction fait le choix à l’époque de répondre à des appels d’offres publics… et en gagne. « Dans un contexte concurrentiel avec des entreprises du secteur privé, le fait d’être un Esat apporte un avantage. Les entreprises clientes couvrent une partie de leur obligation légale en termes d’emploi de travailleur handicapés. Mais ce plus n’est pas pris en compte pour la sélection. La qualité de la prestation et le respect des délais sont primordiaux », constate Hervé Mania.
En dehors du Cleiss, le plus gros client, le centre a ainsi gagné depuis un an nombre de clients du secteur privé comme public : « Pour les notes de frais du réseau de la SNCF et la société de gestion immobilière Lamy, pour les procès-verbaux des assemblés générales du conseil régional de Rhône-Alpes… », illustre Hervé Mania. Qui continue à étendre l’activité commerciale par différents moyens, réseau des Esat, réponses aux appels d’offres, etc. Le service devrait compter une quarantaine de collaborateurs d’ici fin 2009 pour répondre à la croissance de l’activité. Pour l’avenir, Hervé Mania pondère tout de même : « Il s’agit de stabiliser l’activité existante. Il n’est pas question d’aller trop vite ni de diriger vers des marchés nécessitant trop de compétences technologiques ».

technologie de pointe

Pour assurer un tel développement, la technologie sur laquelle s’est appuyé le centre est mature. Les scanners de marque Kodak, entre autres, sont couplés avec les logiciels d’Azur X.Capture, le module dédié à la capture intègre la solution Captiva d’EMC, distribué en OEM, sous marque blanche par Azur. L’éditeur a développé des fonctionnalités complémentaires autour du moteur de reconnaissance comme le couplage avec le stylo numérique et les possibilités de modélisation des modèles de document. Un logiciel de Ged et un de workflow peuvent s’interfacer avec l’outil de capture. Ce dernier intègre des fonctions d’OCR mais aussi d’ICR, celui de Scansoft en l’occurrence pour le texte manuscrit et d’IMR pour la reconnaissance des cases à cocher. « Le paramétrage du logiciel permet de sélectionner les moteurs de reconnaissance à activer en fonction de la zone. Par exemple, sur les formulaires du Cleiss qui comptent une centaine de champs, un moteur d’ICR sera activé pour la reconnaissance de l’adresse écrite à la main, un autre pour les cases à cocher », explique Grégory Paitre, responsable commercial pour Rhône-Alpes chez Azur. Le logiciel est capable de reconnaître plusieurs langues. Un impératif pour répondre notamment au besoin du Cleiss. Un transfert de compétence a été fait au profit d’un membre du centre en ce qui concerne le paramétrage de l’application. Deux postes de vidéocodage complètent l’étape de Lad pour la reprise des erreurs et le contrôle. À partir de cette étape d’extraction des données, « des contrôles métier sont pris en charge par le logiciel, par exemple au niveau des dates ou de contrôles croisés entre les champs », détaille Grégory Paitre. Dernière étape, l’envoi des données extraites peut se faire dans les formats habituels, CSV, TXT, XML, Excel, et être délivré par courriel ou sur un serveur FTP.