chez Éverial, l’archivage papier « coûte entre 8 et 10 euros par mètre linéaire », précise Lionel Ripoche, son directeur commercial. Un prix qui reste variable en fonction de quelques facteurs, notamment le délai garanti pour la restitution. Même ordre de grandeur chez Novarchives, « notre tarif moyen tourne entre 50 et 60 euros le mètre cube pour un archivage en container. Ce qui correspond à environ 10 mètres linéaires », décrit Alban Verchere, responsable commercial de cette société.
Si des différences de prix demeurent, elles sont davantage liées au niveau de service contracté (service level agreement) qu’aux différences entre prestataires. Une remarque qui peut faire débat parmi les prestataires du domaine. Par contre, la plupart d’entre eux sont d’accord sur l’écart entre le papier et le numérique. « Les sommes en jeu sont négligeables comparées à celles nécessaires pour l’archivage électronique. Au moins, pour la première étape », assène Alban Verchere de Novarchives. « Et il est trop simple de comparer un kilomètre linéaire avec un nombre de gigaoctets », ajoute Xavier Guillet, le responsable marketing et communication de Pitney Bowes Asterion. Pour autant, même la numérisation d’un fonds peut s’amortir sur quelques années : « Deux, trois voire dix ans. Si les documents papier archivés sont demandés plusieurs fois par an, par exemple pour des dossiers bancaires, les coûts de transport pour les restitutions peuvent devenir importants », affirme Denis Guillet.

des reprises de fonds papier très lourdes

Premier responsable de l’écart de coût entre le numérique et le papier, la plupart des fonds sont aujourd’hui du papier. Ceci exige une étape de numérisation et aboutit souvent en parallèle à garder le papier. « Peu de directeurs opérationnels sont prêts à détruire le papier et à engager leur responsabilité sur une archive numérique », constate Alban Verchere. Ils conservent le papier pour se couvrir, numérisent ces fonds et travaillent ensuite avec les versions dématérialisées. Le prix de cette reprise est toujours important mais varie fortement. Selon Denis Guillet de Pitney Bowes Asterion, un audit est le préalable indispensable pour préciser quels vont être les documents à numériser : « Pour la Ville de Nantes, dans le cadre d’un projet de numérisation des demandes de permis de construire, seuls les plans et permis ont été numérisés sur l’ensemble des pièces des dossiers ». De fait, il est rare de numériser toutes les pièces, si l’on excepte les fonds patrimoniaux à caractère culturel. L’étape suivante, la préparation, est la plus lourde et la plus coûteuse. Elle représente en général autour de 70 % du coût d’un projet de numérisation. Dépendante de l’état des documents et de leur classement, cette étape représente au moins la moitié « des 9 à 15 centimes d’euros par page », atteste Alban Verchere de Novarchives. Pour Denis Goussé, dirigeant de la société Micrographie Services spécialisée dans la gestion électronique des documents et l’archivage électronique des documents, les coûts peuvent être beaucoup plus importants et monter jusqu’à 5 euros pour la numérisation d’une seule fiche. Un coût important qui s’explique par la demande de quelques clients. « Une université voulait numériser des fiches cartonnées sur lesquelles était agrafée, souvent avec plusieurs agrafes, une photo de l’étudiant. Le client voulait récupérer les données, noms, numéro de sécurité sociale… et demandait aussi que le prestataire remette les photos et range les fiches », illustre Denis Goussé. Pour Alain Halvick, de DHL Global Mail Services France, le coût peut même atteindre 70 % du prix total d’un projet s’il est nécessaire de reconditionner des documents.
A contrario, le coût de la troisième étape, la numérisation, a tendance à baisser. Les scanners de production ont accru leur capacité comme leur souplesse. À condition d’avoir des volumes importants, utiliser des scanners IBML génère des gains de productivité importants. Excepté les ouvrages reliés, tous les types de documents, du ticket de métro au A3, passent sur un tapis roulant et sont reconnus automatiquement. La phase suivante d’indexation et d’extraction des données dépend des besoins du client. Quand la demande implique d’extraire les données, les informations écrites, l’étape de vidéocodage revient souvent à des sociétés délocalisées à Madagascar ou sur l'île Maurice « Même le Maroc devient trop cher », signale un fournisseur qui préfère ne pas être cité sur ce point. Les prestations proposées par ces sociétés à l’étranger, comptant jusqu’à mille collaborateurs, incluent si besoin une double saisie des données suivie d’un contrôle. Sur le sol français, les seules sociétés spécialisées dans le domaine sont des établissements spécialisés d’aide par le travail [voir Archimag n° 223].

du CD au flux XML

La dernière étape recouvre tous les moyens de mise à disposition des documents numérisés, du simple CD jusqu’à l’envoi de flux XLM, en passant par les fichiers au format PDF accessibles sur des portails web par FTP. Pour Alain Halvick, directeur des programmes de dématérialisation de DHL Global Mail Services France, le support CD ou DVD demeure le support privilégié, et représente « jusqu’à 50 % des demandes des clients. Nous incluons dans le disque optique un moteur de recherche interne avec trois ou quatre critères de recherche. Le coût est de l’ordre de 60 à 70 euros par unité. Le moteur donne également la cote géographique des documents papier. La solution en ligne hébergée par notre partenaire CDC Arkhinéo est plus chère ». DHL facture autour de 15 euros la première année pour mille images correspondant à autant de pages A4 en PDF. Les coûts baissent les années suivantes. D’autres prestataires choisissent de ne pas facturer au document mais au volume informatique, en général au gigaoctet de données hébergées. Everial fait payer un abonnement mensuel d’environ 250 euros par mois pour la consultation de 10 gigaoctets de fichiers, sans limite quant au nombre de connexions simultanées.
Pour justifier les coûts, les fournisseurs proposent également souvent des prestations d’archivage numérique probant. Une expression qui implique que les documents numériques stockés soient opposables au tiers. Dans le cas où les fichiers sont produits numériquement dès le départ, les choses sont, ou devraient être, plus faciles. Les facteurs de variations sont alors plus liés au type de documents et à la durée [voir "repères" ci-dessous].

archivistes numériques

Au final, il reste difficile d’obtenir un panorama des tarifs. Contrairement au papier, tarifé au mètre linéaire ou mètre cube, les prestataires spécialisés se basent selon les cas sur les volumes hébergés en gigaoctets ou en nombre de documents. Et parfois ajoutent le nombre de consultations simultanées comme critère. De plus, nous n’avons pu obtenir les tarifs pratiqués par l’un des acteurs importants du secteur, à savoir CDC archivé 50 millions de documents en 2008 mais ne donne par d’éléments surses tarifs : « Après investigations, CDC Arkhinéo ne pourra pas s’exprimer surles coûts de l’archivage des factures recensés par ses partenaires », a été laréponse à nos questions. Indépendamment de cette réaction particulière, la question du coût de l’archivage numérique ne peut plus avoir de réponse claire. Numérisation oblige, la restitution prend des formes très différentes allant parfois jusqu’à une intégration dans les systèmes de production. « On passe plus souvent en numérique pour partager des archives vivantes ou intermédiaires sur des portails de gestion électronique de documents que pour assurer une valeur probante », résume Lionel Ripoche d’Éverial. La même société ajoute des services d’exportation en XML sur les outils clients. « Il s’agit par exemple de remettre des contrats dans des applications de production bancaire », ajoute Lionel Ripoche. « L’avantage du numérique est d’abord qualitatif. Il permet de disposer de l’information immédiatement », rappelle Fabrice Thiault, le directeur commercial d’Ago. Un archiveur dont la part du chiffre d’affaires lié au numérique de 10 % progresse beaucoup. Sans surprise, une partie du métier d’archiviste devient affaire d’informaticien. Une réalité attestée par la part croissante dunumérique dans le chiffre d’affaires des prestataires du domaine. Chez Éverial, cette part est passé de 2 %, il y a environ six ans à 10 % devrait monter entre 15 à 20 % dans deux ans. Même progression chez les autres acteurs : « Notre équipe informatique s’est largement développée. On fait du stockage informatique », résume Alban Verchere de Novarchives.

Bien que la problématique des coûts de l’archivage numérique soit apparue dès 1998 [voir le rapport de Tony de Henley pour la British Library], la plupart des contributions à ce sujet demeurent partielles, voire partiales, et difficilement exploitables pour les raisons développées ci-dessous.

documents numériques ou numérisés

Les modèles de coûts à disposition incluent ou pas la numérisation des documents existant initialement sous forme analogique. Dans ce dernier cas, les coûts de numérisation constituent un coût d’investissement supplémentaire à ajouter aux coûts de conservation annuels. Cependant, ces coûts d’investissement sont largement lissés si l’on considère des temps d’archivage long – plus de cent ans.

les coûts dépendent des types de documents

Les différents modèles proposés tiennent compte de ces différences, malheureusement, la catégorisation de ces documents diffère d’un modèle à l’autre ce qui les rend difficilement comparables. Si l’on utilise un des derniers comparatifs de coûts publiés, celui du banc d’essai néerlandais, la typologie utilisée identifie les courriels, les textes, les tableurs et les bases de données, en ordre croissant de coûts de conservation. Il fait par contre l’impasse sur les fichiers photo, audio ou vidéo. Selon cette étude, les coûts peuvent varier d’un facteur 4 selon le type de documents conservés et le type de stratégie de conservation.

les coûts dépendent des stratégies de conservation à long terme

Actuellement, deux stratégies sont communément envisagées, la migration [conversion dans un autre format] et l’émulation [préservation du format original] . Les expériences de migration sont relativement nombreuses et relativement bien maîtrisées et documentées. Les expériences d’émulation, sont plus rares et les données chiffrées fiables manquent. Selon les travaux d’Erik Oltmans de la Bibliothèque nationale des Pays-Bas, il semblerait que la migration, qui nécessite un investissement initial élevé, soit néanmoins plus économique pour une conservation à long terme en fonction du volume des objets numériques à conserver, le point de bascule se situant entre 10 et 15 ans. Certains types de documents étant assez communs, on peut imaginer que des coalitions d’institutions de conservation pourraient mutualiser la constitution d’outils d’émulation, ce qui répartirait leur coût d’investissement initial et les rendraient presque immédiatement compétitif par rapport à une stratégie de migration. Le banc d’essai indique qu’il est préférable d’envisager une émulation du matériel plutôt que du logiciel, car il permet la prise en charge de plusieurs types de document avec un seul développement d’application.

en conclusion

 Les multiples contraintes exposées ci-dessus expliquent pourquoi peu de modèles de coûts exploitables soient disponibles à ce jour. Ils existent cependant, la plupart sous forme de tableau, qui permettent une première approximation et qui peuvent être améliorés au fur et à mesure de l’accumulation des expériences.