pour certaines entreprises, la crise actuelle est synonyme de projets suspendus, de baisse d’activité et donc de personnel à occuper. Pour d’autres, ce sont des licenciements à gérer avec notamment la capitalisation du savoir des employés sur le départ. Pour toutes, c’est aussi la réduction des coûts et une obligation de s’améliorer pour survivre. Voilà l’opportunité de mettre en place du knowledge management, en commençant par faire le ménage dans ses fichiers grâce à une méthode qui a fait ses preuves dans l’industrie : la méthode des cinq S ou, plus court, la méthode 5S.
Pour faire face à l’après-guerre de 1945, Toyota a créé un système de production fondé sur l’éradication des gaspillages et l’amélioration continue. Aujourd’hui appelé lean manufacturing, ce système englobe diverses méthodes et concepts reconnus parmi les plus performants au monde.
La méthode 5S en fait partie et constitue une des bases à mettre en place lorsque l’on souhaite améliorer une entreprise. Appliquée à la gestion des connaissances et notamment aux données informatiques – ordinateurs, fichiers, bases de données, répertoires… – cette méthode permet des gains de temps, d’argent, de qualité et d’efficacité.
On trouve couramment dans n’importe quel ordinateur ou serveur d’entreprise des fichiers qui ne sont pas identifiables – noms personnalisés, tronqués, basés sur des abréviations… – ou qui ne sont pas à leur place – doublons, multiversion d’un fichier, photos, vidéos, jeux, diaporamas distractifs… – ; tout cela a un coût – maintenance, temps perdu, sécurité… – que cette méthode permettra de réduire. Voici ses cinq étapes correspondant à cinq mots japonais.

seiri : trier

Il s’agit de l’étape de tri dont le but est de garder les choses utiles au plus proche de soi et d’écarter les choses inutiles. Grâce à des logiciels gratuits ou d’un tableau Excel avec macro, il est possible de lister tous les fichiers et répertoires présents sur un ordinateur ou serveur ainsi que leurs attributs, puis de commencer à éliminer les fichiers à caractère non professionnel. Dans le cas d’un serveur, il faudra le faire avec chaque personne. Prévoyez un planning et une bonne communication autour du projet.
La deuxième partie du tri consiste à définir ce qui est nécessaire et indispensable dans son environnement de travail. Chaque fichier possède une date de dernière utilisation, on peut ainsi savoir si un fichier est consulté ou pas et remettre en cause sa présence au-delà d’une date définie. Les fichiers dépassant la date seront effacés ou archivés. C’est aussi l’occasion de trier par date les doublons et de ne garder que l’original. Un raccourci pointant sur ce dernier pourra être mis à la place des doublons éliminés.
En conclusion, cette étape vous permet d’améliorer la visibilité, d’éviter les erreurs dues aux doublons et d’obtenir un important gain de place.

seiton : ranger

Chaque chose doit être à la bonne place et il doit y avoir une place pour chaque chose. Il s’agit ici de rapprocher les données et informations qui servent le plus souvent et de ranger les fichiers et dossiers par typologie. La première partie est donc d’identifier ce que chaque fichier représente et de les ranger dans les dossiers existants ou à créer. Les raccourcis vers des fichiers sont parfois utiles lors de dilemmes. Dans un souci d’ergonomie, une vingtaine de fichiers par dossier suffit.
La deuxième partie est de redéfinir les arborescences pour être plus efficace, et de les standardiser – archives, photos… Le plus simple pour y arriver est de coucher sur papier une solution d’organisation. Ne pas hésiter encore une fois à utiliser des raccourcis vers les dossiers les plus utilisés.
Mettez aussi les fichiers confidentiels dans des espaces sécurisés, des dossiers définis avec accès contrôlé. Pourquoi ne pas créer une règle de sauvegarde de ses données, par exemple ? C’est assez courant  dans les sociétés possédant une structure informatique. Mais pour les autres ? Après l’application de cette deuxième étape, vous devriez arriver à une organisation des dossiers plus claire, permettant à n’importe qui de trouver rapidement des informations relatives à un sujet.

seiso : nettoyer

Cette étape nous amène à nettoyer et identifier les choses. Souvent les fichiers et dossiers ne sont pas clairement identifiés – patronyme, abréviation, codification personnelle… – et font perdre du temps, surtout aux autres, lors d’une recherche d’information. C’est le moment de mettre en place ou d’appliquer des règles de nommage. Par exemple, une catégorie suivie du d’un nom explicite sur le fichier suivi d’une date : Présentation_ comment améliorer la productivité dans une entreprise_01012008.ppt. L’important est de comprendre ce que représente le fichier.
Le fait d’avoir des fichiers clairement identifiés mettra en évidence d’un coup d’oeil les anomalies : un fichier qui pourrait être un virus, des fichiers de stagiaires ayant quitté le service, des dossiers temporaires déposés sur un serveur, etc. C’est aussi l’occasion de mettre à jour la liste des personnes ayant accès aux dossiers.
Il existe des logiciels gratuits permettant de renommer un caractère ou plusieurs parties du nom des fichiers. C’est notamment utile dans le cas des photos numériques dont le début du nom pourra correspondre au nom du dossier par exemple – usine x_poste 1.jpg, usine x_poste 2, etc.
Pour conclure, les gains associés à ce troisième point sont majoritairement liés aux temps de recherche, puis à de la sécurité. Dans certains cas le gain de productivité est important, ainsi on peut éviter de refaire un travail qui un jour a pu être fait par une personne de l’entreprise mais qui est mal identifié et donc introuvable.

seiketsu : standardiser

 Il s’agit de maintenir l’état de propreté et l’efficacité gagnés aux trois points précedents. Cela comprend de mettre des règles de travail par écrit, des indicateurs simples et visuels, des procédures simples concernant le rangement et l’identification des fichiers. Cela nécessite de former les nouveaux arrivants et de penser aux départs des anciens employés. Il sera plus simple et plus productif de ranger des données rangées et identifiées lors d’un départ.
Une façon de voir si l’on progresse ou régresse est de prendre une photo du résultat obtenu, par exemple un indicateur affiché du nombre de fichiers ou du poids, ou de pourcentage d’utilisation des fichiers – 90 % des fichiers présents ont été utilisés dans l’année, par exemple. Pour un serveur, des indicateurs par service peuvent être créés.

shitsuke : respecter

Respecter le standard et progresser : cette dernière étape montre que l’amélioration doit être continue dans le temps. Il s’agit de développer des habitudes, de faire des inspections régulières, d’impliquer les personnes dans la création des règles, des procédures, des indicateurs concernant l’application des cinq S.
Une des clés de la réussite est de se demander pourquoi les standards définis ne sont pas appliqués et de les améliorer. Définir un responsable du suivi de la méthode 5S en est une autre.
Il est possible de définir d’une date – tous les ans, par exemple – pour utiliser à nouveau la méthode afin de continuer à s’améliorer ou de vérifier que tout ce qui a été décidé est bien appliqué. Pour finir, passer le témoin du 5S à un autre service, une autre personne, un autre département permet sur le long terme d’accroître la performance et la sécurité, de l’entreprise.
Cette méthode bâtie sur le bon sens et un fonctionnement simple peut aussi s’appliquer aux bases de données, comme les nomenclatures ou les stocks, par exemple ou dans les bureaux et, pour finir, chez vous !
Un problème de données peut causer des dysfonctionnements au niveau des achats, de la production, de la facturation, du contrôle de gestion, de la logistique, des méthodes, voire de la sécurité. Les gains peuvent être impressionnants à l’échelle d’une entreprise.