«d’une manière générale, les logiciels de dématérialisation sont assez lourds à déployer et à gérer. Ils nécessitent de gros investissements de départ et des infrastructures matérielles conséquentes ». Michel Bérard, PDG de l’éditeur Esker, n’en fait pas mystère : s’il a le vent en poupe, le processus de dématérialisation n’en demeure pas moins onéreux et exigeant. Face à cette situation, l’offre du marché formule plusieurs réponses : le Saas (software as a service), reposant sur la liaison entre entreprises et fournisseurs d’applications hébergées, gagne du terrain. « Le Saas représente désormais un quart de notre chiffre d’affaires », confie ainsi le dirigeant d’Esker. Avant ça, les constructeurs eux-mêmes équipent leurs scanners de logiciels de gestion documentaire. C’est notamment le cas de Xerox avec Docushare, qui permet capture, bien entendu, mais aussi traitement et partage du document, ou de Ricoh avec Document Solution, autorisant archivage, routage et mise en ligne. Présentant des fonctionnalités sommaires, ces offres répondent de façon satisfaisante aux besoins des petites structures, mais s’avèrent rapidement insuffisantes aussitôt dépassée une certaine échelle. Entre alors en scène le paradigme d’une offre clés-en-main et adaptée au processus métier, se matérialisant par des offres packagées qui mettent en oeuvre des partenariats entre acteurs du domaine. Déjà bien rentré dans les moeurs d’autres domaines de l’offre logicielle documentaire – notamment entre éditeurs de gestion de contenu et de moteur de recherche – EZPublish et Antidot, Jalios et Polyspot entre autres –, les partenariats constituent le meilleur moyen de disposer de fonctionnalités avancées sans se soucier d’interopérabilité, de connecteurs et, le tout, à moindre coût.

simplicité d’utilisation

Corollaire de cette situation, la simplicité d’utilisation est le maître mot. Pour François Lacas, responsable marketing d’Itesoft, « la caractéristique principale de l’offre Itesoft réside dans sa très haute accessibilité. Elle est facile à adapter dans n’importe quel contexte client ». De la même manière, l’éditeur de Ged Novaxel fait de l’intuitivité de sa solution son principal atout, et donne accès, à partir de l’écran tactile du scanner, à son concept d’armoire électronique, qui reproduit le classement documentaire papier en vigueur dans l’entreprise. Car l’essentiel du partenariat entre éditeur de Ged et constructeur de scanner réside ici : dans la gestion des fonctionnalités de Ged à partir de l’écran tactile du scanner. Plus ou moins affiné, ce pilotage des fonctionnalités logicielles à partir du matériel de capture se décline selon les éditeurs. Sélection des critères de classement pour Novaxel, assignation d’un processus pour chaque action pour STS Group via l’outil Event Manager d’Epson, connexion à un outil de CRM (gestion de la relation client) pour Novadys, Iris propose même l’ensemble des contrôles de la chaîne d’acquisition standard d’une Ged, à savoir prétraitement d’image, indexation, tri automatique avancé des documents, workflow intégré, etc.
Pour la majeure partie des éditeurs, la valeur ajoutée de leur partenariat avec les constructeurs repose sur l’intégration automatique dans la Ged des métadonnées du document scanné, via notamment des fonctionnalités de Lad (lecture automatique de document).

plusieurs philosophies

Mais qu’en est-il de la réalité de ces partenariats ? L’offre du marché nous présente- t-elle des éditeurs de logiciels de Ged partenaires exclusifs d’un constructeur, ou au contraire tablant sur le plus grand nombre possible de scanners ? On peut ainsi distinguer, au sein d’une tentative de typologie, quatre principales options, quatre philosophies. La première, privilégiée par Docubase et dans une moindre mesure Novaxel est de supporter la quasi-totalité des scanners du marché disposant des deux pilotes standards, Twain et Isis, seul le premier étant libre de droits. Variante propre au belge Iris, l’interfaçage avec la plupart des scanners du marché est assuré par son propre pilote, conçu maison, Iris Powerscan. Le troisième type de choix, effectué entre autres par Archimed, Itesoft ou Novadys, consiste en un partenariat avec une sélection parmi les principaux constructeurs. Enfin, le partenariat exclusif avec un unique constructeur permet de proposer au client un package optimisé. Non dénué d’inconvénient puisque captif d’une seule marque de scanner, ce choix se justifie par un aspect prêt-à-l’emploi et permet de synchroniser définitivement l’ensemble des processus.
Cette option a la préférence de STS Group, Azur Technology étudie pour sa part l’éventuelle mise en oeuvre de ce dispositif avec le constructeur Kodak. Si la convergence s’affirme comme un thème émergeant et récurrent pour les métiers de l’infodoc, elle semble aussi fortement toucher le monde de la gestion logicielle du document électronique et, notamment, les technologies d’impression, de Ged et de Lad.