La sécurité juridique passe par l’élaboration d’un cahier des charges fonctionnel, technique et contractuel. Les exigences figurant dans ce cahier ont pour but de faciliter la sélection des offres et la négociation du contrat. Cette démarche permettra d’établir la conformité de la solution de tiers archivage aux exigences de chaque organisme, telles que formalisées dans une politique d’archivage. Elle dote également ce même organisme d’un outil contractuel au service de la gestion des risques et de la conformité.  

Voici comment élaborer un contrat fiable et sur mesure en trois étapes :  

• Première étape : identifier ses besoins
• Deuxième étape : vérifier que le prestataire présente des garanties suffisantes    
• Troisième étape : formaliser ses exigences noir sur blanc