la compagnie aérienne Lufthansa a annoncé en 2007 des gains financiers de l’ordre d’un million de dollars par la seule rationalisation de sa documentation technique. Un montant qui s’explique par plusieurs facteurs. Traditionnellement, ce type de documentation englobe des documents divers, des manuels de maintenance aux guides d’utilisation, en passant par tous les ouvrages papier ou numériques décrivant fonctionnement et utilisation d’équipements techniques. Tout se conjugue pour nécessiter une gestion plus industrielle de ces documents.

inflation des volumes

Le volume de documents produit croît dans des proportions notables. Dans l’industrie automobile, par exemple, le nombre de véhicules équipés d’unités de contrôle électroniques ne cesse de grandir. Chez Porsche, le modèle 993 est doté de quatre unités de contrôle, la 996 en possède onze et la gamme Cayenne, l’un des derniers modèles du constructeur, quarante. Conséquence, les diagnostics à effectuer sont de plus en plus nombreux. Et ces derniers nécessitent la réalisation de guides d’utilisation spécifiques comme de manuels de maintenance et de réparation. Le manuel de la Cayenne se divise en seize dossiers, ce qui représente plus de 70 000 pages.

Lufthansa annonce également des volumes impressionnants. Dépassant parfois les 100 000 pages, la documentation de bord inclut tous les éléments requis pour l’utilisation, l’entretien et la maintenance de chaque avion.

multilingues

Autre contrainte, la mondialisation accrue des entreprises impose de mettre à jour dans un nombre de langues étrangères conséquent. Metso Minerals fabrique et vend de par le monde des extracteurs, des broyeurs, des convoyeurs et autres machines infernales destinées à exploiter mines et autres gisements. Son directeur des systèmes d’information, Robert Clot décrit : « Nous fournissons ces équipements, les pièces de rechange, ainsi que du service associé. La durée de vie de nos produits peut être très longue, alors nous assurons la maintenance de dizaines de milliers de machines de type très divers. Ce qui se traduit dans la documentation par des centaines de milliers de plans et par 15 000 ouvrages de documentation technique et manuels d’utilisation, rien que pour l’Europe ».
Entreprise mondialisée comptant environ 28 000 employés répartis dans plus de 100 pays, Metso travaille au quotidien avec tous ces pays. Même contexte pour Ammann-Yanmar, une société mondialisée et basée au Japon qui construit et distribue des machines de travaux publics : minipelles sur chenilles, pelles sur roues, etc. Chargé de la documentation technique dans la filiale française de cette société, Pascal Guay n’est pas chargé de la rédaction des manuels utilisateurs d’entretien et de maintenance notamment, « je ne suis pas responsable du contenu », insiste-il, mais de la mise à jour de ces documents qui doivent être traduits dans les 23 langues européennes. Une mise à jour fréquente, par exemple liée à des évolutions réglementaires. « Une nouvelle directive européenne applicable aux machines du BTP fin 2009 porte sur l’échappement de ces dernières », illustre Pascal Guay.