dans une économie en cours de dématérialisation, le scanner est l’outil obligé grâce auquel les documents papier rejoignent les flux numériques. Pour les entreprises et organismes où les documents entrants de ce format arrivent massivement, s’équiper de scanners de production ne souffre pas d’erreur de choix. Ceux-ci affichent des volumétries à partir de 80 pages par minute (PPM).

Différents éléments sont à considérer dans un projet d’équipement.

• L’étude de besoin aura fait ressortir un volume journalier de documents à numériser. Le scanner doit pouvoir absorber cette moyenne, tout en sachant qu’il aura aussi à faire face à des pics de volumétrie, souvent saisonniers. La durabilité du scanner correspond au nombre total de numérisations effectuées dans des conditions normales d’utilisation rapporté à sa durée de vie. C’est un indicateur de sa robustesse.
  Dans le tableau ci-après, les volumétries affichées débutent à 8 000 pages par jour, pour être, le cas échéant, illimitées ! Pouvoir dépasser quotidiennement 100 000 pages n’est pas rare.
  
  
• Les lots de documents à scanner sont souvent très homogènes. Ils le seront d’autant plus lorsque ces documents seront des formulaires envoyés par l’organisme lui-même et qu’administrés, affiliés ou usagers lui renverront. Cependant, cela ne met pas à l’abri de la réception de documents joints à ces formulaires – par exemple, une lettre de réclamation – ou de tous autres types de documents. Si le scanner de production a pour coeur de métier l’absorption massive du format A4, il ne doit pas être rebuté par d’autres formats. Ni par des épaisseurs de papier variables.
  En pratique, les formats A4 et A3 sont les plus fréquemment acceptés. Mais il n’est par rare qu’une dimension partant dès la carte de visite puisse être traitée. Corollairement, il faut s’intéresser au chargement du papier. Un chargeur de 200 feuilles est le minimum ; les chargeurs les plus grands acceptent 1 000 feuilles. Un chargeur rechargeable en continu permet d’assurer une vitesse quasi constante du système, un avantage évident de productivité.
  
  
• Bourrages et alimentation en doublons sont à bannir. Surtout quand ces problèmes interrompent la chaîne de numérisation et obligent l’opérateur à une intervention manuelle. Les constructeurs ont fait preuve de beaucoup d’ingéniosité dans ce domaine : systèmes de détection de feuilles collées, de double alimentation, etc. Des tests avec vos propres lots de documents vous permettront d’évaluer leur efficacité.