S'équiper d’un scanner : la question peut se poser directement ou indirectement. Directement si vous avez un projet de numérisation bien identifié, que les paramètres de types de documents à scanner, de volumétrie et autres ainsi que les contraintes techniques connues sont posés. Ou indirectement, si vous êtes engagé dans un projet en tout ou partie orienté vers la numérisation et que vous êtes accompagné d’un prestataire. Alors soit vous recherchez vous-même un distributeur, soit c’est votre prestataire qui s’en charge. Dans les deux cas, on préférera s’adresser autant que possible à un distributeur proche géographiquement, dans la mesure où il propose le type de scanner dont vous avez besoin. Certains distributeurs sont généralistes, d’autres ont des domaines de spécialité. C’est bien souvent le premier critère de choix.
Bien sûr, on s’attachera aussi à vérifier la compétence de son interlocuteur, de son personnel, pas seulement en tant que vendeur – ou loueur, puisque l’achat n’est pas le passage obligé – mais aussi sur les plans du suivi assuré au cours de votre projet, et de la maintenance du matériel. Enfin, on notera que la plupart des distributeurs ont ajouté plusieurs cordes à leur arc. Il peut s’agir de conseil en Ged, d’intégration, d’audit de système d'information, de prestations de numérisation, voire d’hébergement de données. Au-delà du matériel, différents besoins de services sont susceptibles d’être satisfaits. À évaluer aussi selon ses propres critères et choix de pondération.