On peut le regretter mais, pour l’instant, ce ne sont pas les portails collaboratifs qui accueillent les documents les plus importants pour les entreprises », insiste Ziad Wakim, vice-président solutions de l’éditeur français Ever Team. En revanche, les boîtes courriel des collaborateurs regorgent, d’après lui, « de contrats, de déclarations de sinistres et de nombre de documents ayant une valeur pour l’entreprise qu’il faut absolument préserver ». Charles du Boullay, directeur général de CDC Arkhinéo, ajoute de son côté qu’à mesure que se développent les transactions entièrement numériques entre les entreprises « l’e-mail devient de plus en plus un document contractuel. D’où l’importance de l’archiver, au même titre que les autres documents ».
Nous n’en sommes qu’au début. Dans une étude sur les enjeux de l’archivage électronique, publiée en avril 2009 et réalisée auprès d’un panel de 210 entreprises et administrations situées en France, le cabinet Markess International estime que seulement 14 % des organisations archivent déjà tout ou partie de leurs courriers électroniques ; 8 % d’entre elles ont un projet en cours et 22 % l’envisagent d’ici 2011. Parmi celles qui ont déjà déployé une solution, on trouve surtout des banques et des assurances, lesquelles évoluent « dans un contexte réglementaire plus complexe, nécessitant une meilleure gestion des risques et une rigoureuse traçabilité des échanges », explique Hélène Mouiche, chargée d’études senior chez Markess International.

réduire les coûts et les risques

Pourtant, tous les secteurs d’activité sont concernés. Selon Jean-François Millasseau, responsable avant-vente chez Open Text, qui a racheté les solutions dédiées d’Ixos en 2004, l’archivage électronique des e-mails répond aujourd’hui à deux principaux besoins ; le premier est un besoin de stockage, « les utilisateurs ayant de plus en plus tendance à conserver leurs e-mails, ce qui coûte cher en stockage sur les postes de travail et sur les serveurs », explique-t-il. Et le deuxième est lié à la conformité, avec la nécessité pour les entreprises de répondre à certaines recommandations. Aux États- Unis, comme le répètent à l’envie les grands éditeurs anglo-saxons, il y a la loi Sarbanes Oxley de 2002, qui impose aux sociétés cotées des règles strictes de conservation de tous les enregistrements électroniques, dont les e-mails. Ailleurs, il y a d’autres contraintes, même si elles sont moins fortes. En France, « la loi [du 21 juin 2004] pour la confiance dans l’économie numérique exige une traçabilité des échanges électroniques dans certaines entreprises, dans le commerce ou les banques notamment », constate notamment Er Mustafa Pirinc, responsable du développement des ventes sur l’archivage chez EMC.

trois possibilités

Comment s’y prendre pour archiver collectivement les e-mails d’une entreprise? « Il y a trois grandes possibilités aujourd’hui », résume Ziad Wakim : « La plus connue, portée par les acteurs de l’informatique et de la sauvegarde, comme Symantec, consiste à ajouter une brique d’archivage à des solutions de sauvegarde ». Dans cette catégorie, le français Kiwi Backup offre aux PME « un outil d’archivage, Kiwi Mail, sur tous les e-mails qui entrent et sortent », signale Sébastien Heitzmann, son directeur technique. L’avantage : « Toutes les boîtes courriel sont archivées en toile de fond et les utilisateurs ne sont pas du tout sollicités », confie-t-il, avant d’ajouter qu’il est difficile de donner le choix aux collaborateurs dans la mesure où « chaque catégorie de personnel a un avis divergent sur les messages qui sont critiques pour l’entreprise ». Mais il y a un bémol : les courriels n’étant pas triés, il faut davantage d’espaces de sauvegarde pour archiver.
La deuxième possibilité revient à externaliser « tout ou partie de cette tâche chez un tiers », insiste Charles du Boullay, dirigeant du tiers archiveur CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des dépôts. Ce dernier est en mesure, explique-t-il, de « conserver les e-mails à valeur transactionnelle – qui engagent une société vis-à-vis de ses salariés, de ses clients ou de l’administration… – en garantissant leur disponibilité et leur intégrité sur une période plus ou moins longue ». Les données sont mises à disposition sur un portail ou intégrées aux applicatifs du client, via des interfaces de programmation. Le prix public de l’offre externalisée de CDC Arkhinéo, dégressif en fonction des volumes archivés, se situe, selon lui, à 1 050 euros pour un gigaoctet de données archivées sur 10 ans dans trois sites distants.
Troisième et dernière possibilité pour les entreprises : passer par le déploiement « d’outils spécifiques, qui sont plutôt issus du monde de l’archivage des contenus », comme ceux d’Ever Team, mais aussi d’Open Text ou d’EMC…, remarque Ziad Wakim. Le hic : le risque de perte des courriels archivés serait plus fort que si les données sont « hébergées chez des tiers » et répliquées sur plusieurs sites distants, d’après Charles du Boullay.

le dédoublonnage

Mais il y a aussi plusieurs bénéfices, liés aux dernières innovations qui sont proposées par ces éditeurs. Commençons par le dédoublonnage ou le single instance archiving, lequel permet, selon Er Mustafa Pirinc, de « réduire la consommation d’espace disque sur les serveurs ». Comment? « Si vous envoyez un e-mail avec une pièce jointe vers plusieurs messageries Lotus ou Exchange, la pièce jointe de cet e-mail ne sera archivée qu’une seule fois », indique-t-il. Même son de cloche chez Open Text, où Jean-François Millasseau précise que « l’on remplacera alors – de façon transparente pour l’utilisateur – cet e-mail par un pointeur vers son archive ». S’ajoutent à ces fonctionnalités des outils de data mining, de définition des règles d’archivage et de recherche, visant à faciliter une recherche et une restitution de l’information la plus précise possible. Quelle que soit la solution retenue, il faut être sûr de sauvegarder les courriels dans un format pérenne : « Pour le corps de l’e-mail, il est possible d’utiliser le texte, et pour la pièce jointe, le format PDF nous semble être un bon choix sur le long terme », remarque Charles du Boullay. « Le PDF/A [PDF Archive] – est encore un meilleur choix mais sa structuration fait qu’il est assez lourd et consomme davantage de stockage », prévient-il. Ce format ouvert, normalisé Iso depuis 2005, embarque en effet toutes les couleurs et toutes les polices de caractères pour éviter que le rendu ne soit pas le même si celles-ci évoluent par la suite.

outils intégrés

 Enfin, à noter que le paysage risque de se modifier très prochainement. Microsoft s’apprête en effet à intégrer une brique d’archivage à Microsoft Exchange Server 2010, son nouveau logiciel pour serveur de messagerie. Directement disponible dans la boîte aux lettres Outlook de l’utilisateur et reliée au serveur, elle devrait changer la donne pour les plus petits éditeurs, centrés sur la sauvegarde, en leur opposant une concurrence frontale qui pourrait être destructrice. Les grands éditeurs semblent quant à eux plutôt optimistes : « Notre offre Sourceone sera compatible avec Exchange Server 2010 de Microsoft, qui est l’un de nos principaux partenaires », conclut Er Mustafa Pirinc chez EMC. « Il y a une grosse différence entre la fonction d’archivage embarquée dans Exchange Server 2010 et ce que nous proposons avec Sourceone, notamment avec le single instance et l’accès aux archives pour les utilisateurs mobiles déconnectés ».