« La réorganisation et la structuration des dossiers papier est très souvent un préalable à l'informatisation », affirme Jean-François Dürr, responsable du département information médicale et archives centralisées du centre hospitalier de Freyming- Merlebach en Moselle et auteur d’un ouvrage sur le dossier patient (1). Son hôpital a adopté en 1997 la solution de gestion des services Jim proposée par Jalema, entreprise spécialisée dans les systèmes d’archives pour le monde médical. « Lorsque nous avons mis en place ce système, nous avons commencé par définir une procédure d'archivage, fixant les éléments à intégrer dans les dossiers, ainsi que la manière dont ces dossiers doivent être transmis aux archives », précise-t-il ; depuis, « chaque patient a un dossier personnel doté d'un code - barres. Les dossiers sont ensuite classés par date de naissance, puis par ordre alphabétique ».

organiser les dossiers papier en amont

L'objectif de l’outil Jim est double : localiser géographiquement chaque archive papier et offrir une vue globale des informations papier et électroniques. Pierre Schneider, directeur commercial pour la France de Jalema, déclare : « On sait bien que l'avenir n'est plus au dossier papier. Cependant, les éléments des archives médicales ne sont pas près d'être tous numérisés et il est important de savoir concilier les supports numériques et papier ». Jean-François Dürr reconnaît que, contrairement à celui de Freyming-Merlebach, d'autres hôpitaux ont franchi une étape supérieure. Ils ont fait l'acquisition de solutions de numérisation pour scanner les documents et les transmettre sur des serveurs de documents ou de microfilmage. Mais le problème pour la mise en place du dossier médical personnel (DMP) reste, selon lui, lié à la faible informatisation des hôpitaux. « Ce retard sera comblé dans les années à venir », espère-t-il.