VITAM : l’archivage 2.0 initié par les pouvoirs publics

Le programme VITAM déployé en janvier 2017, est un programme interministériel d’archivage numérique porté par 3 ministères que sont le ministère des Affaires étrangères, le ministère des Armées et le ministère de la Culture.

Tout l’enjeu de l’archivage électronique est de permettre d’accéder à l’information plus tard. Certains acteurs du secteur public produisent plus de 3 milliards d’archives par an. La nécessité de construire un programme pour gérer toutes ces données était essentielle.  
La solution ? Le programme VITAM, un programme interministériel d’archivage numérique en accès libre sur internet basé sur des API qui fonctionnent avec un back office. Sept partenaires déjà font parti du projet comme le Centre informatique national de l’enseignement supérieur (CINES) ou encore l’Agence de services et de paiement (ASP).

Le programme VITAM est orienté sur 4 fonctions : 

un moteur de traitement efficace
une base développée de métadonnées et d’indexation
des journaux métiers efficients
une gestion des offres de stockage

Elles vont permettre une bonne gestion des données et l’homogénéisation des archives pour en optimiser l’exploitation. Par exemple, pour démontrer la simplicité d’utilisation, VITAM repose sur le SIGB MongoDB accessible à tous qui est orienté documents. Il utilise également le langage de programmation standard JavaScript que la plupart des sites internet utilisent. 

Respect des normes françaises

Le programme respecte les normes NF Z42-013 et NF Z42-020 définies par l’AFNOR sur l’archivage et le coffre fort numérique. Par ailleurs, la sécurité des archives numériques est traitée par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI) et le ministère de la Défense.

Lors de l’Alfresco Days qui s’est déroulé le 10 octobre dernier à Paris, Jean-Séverin Lair, directeur du programme VITAM a rappelé que “l’archivage est devenu un indicateur de maturité digitale.” Il précise que “l’archivage n’est pas du stockage ; il doit permettre la pérennisation des documents à valeur probante”.  

L’archivage et la GED étroitement liés

“Il faut organiser, classer et garantir la traçabilité des documents” explique Jean-Séverin Lair. 

Il existe deux méthodes d'archivage : l’archivage en 2 âges et l’archivage en Y. Le premier type concerne les archives semi-actives, c’est-à-dire qu’elles ne sont plus d’usage courant, mais font toujours l’objet : d’une conservation temporaire et d’un tri à l’issue de la durée réglementaire de conservation. 
L’archivage en Y permet de déposer un document en deux exemplaires dans deux espaces d’archivage distincts (notamment deux GED séparées) appartenant à deux entités différentes avec chacune sa propre politique d’archivage en termes de durée de conservation, d’organisation d’espace et de gestion.

Le programme VITAM est donc une révolution dans le monde de l’archivage. Durant la conférence organisée à l’Alfresco Days, le directeur du programme rappelle que “nous en sommes à la deuxième version présentée. Une troisième livraison sera effective en fin d’année 2019. quant à la finalisation des plateformes, elle sera pour l’année 2020.”