Dossier : Les (nouvelles) meilleures pratiques collaboratives

CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°373

Au sommaire : 

- Dossier : les (nouvelles) meilleures pratiques collaboratives
- Du millefeuille numérique à l’entreprise collaborative : comment opérer un changement des pratiques et des mentalités
- Outils collaboratifs : les éditeurs innovent, notamment grâce à l’IA, aux API et au no-code, pour accompagner les nouveaux usages
- Comment Bouygues Telecom et le cabinet de conseil Mazars utilisent leur digital workplace pour transformer l’expérience collaborateur
- Avec le "citizen development", EDF mise sur les compétences internes pour booster l’intelligence collective

Cette information est complètement passée sous les radars : au mois de novembre dernier, six conseillers et élus municipaux de Trédias, dans les Côtes-d’Armor, ont claqué la porte, dénonçant un manque de travail collaboratif au sein de leur municipalité. Selon les démissionnaires, le maire aurait ignoré leurs suggestions lors des réunions du conseil municipal.

"Lorsqu’on intègre une entreprise, on bénéficie d’une phase de formation et d’intégration", explique l’une des démissionnaires à nos confrères de Ouest-France. "Quand on est élu, cela n’existe pas ; peut-être serait-il nécessaire que l’Association des maires de France se penche sur cette question en organisant une ou deux journées pour sensibiliser les nouveaux élus à la gestion d’une équipe".

Cette mésaventure, qui touche un village de 485 habitants, n’est certainement pas l’histoire du siècle en matière de management de l’information ! Mais elle illustre l’avènement du travail collaboratif comme mode de gouvernance. 

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Dans le service public comme dans le secteur privé, les organisations y prêtent une attention de plus en plus grande. Une raison à cela : selon l’éditeur de logiciels dédiés à la gestion du travail Asana, 55 % des entreprises qui ont adopté une gestion collaborative du travail ont vu leur chiffre d’affaires augmenter au cours des trois dernières années. "Un chiffre qui est presque deux fois plus élevé que dans les organisations où la collaboration est moins développée".

Essor de l’intelligence collective

Cet engouement pour le travail collaboratif a bien entendu été renforcé par les confinements de 2020 et le travail à distance pour (presque) tous les collaborateurs. Devenu la règle dans de nombreuses organisations, il apparaît comme un axe d’amélioration continue.

Pour ses promoteurs, le travail collaboratif permet en effet de développer les compétences des collaborateurs et de créer un environnement d’émulation dans l’entreprise. Résultat : lorsqu’il est appliqué dans les règles de l’art, il contribue à l’essor de l’intelligence collective et génère un meilleur engagement des collaborateurs.

Au niveau des pratiques quotidiennes, cela se traduit par un gain de réactivité et par la création de groupes de travail au sein desquels l’information est partagée. Les outils de coproduction en ligne permettent à différents collaborateurs de travailler simultanément sur un même document.

À distance, les résultats semblent encore meilleurs : moins de fatigue, meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, diminution de l’absentéisme… Pour certains collaborateurs, c’est même l’occasion de donner libre cours à son potentiel d’inventivité. Comme le fait remarquer un adepte du travail collaboratif, "on évite les réunions, les coups de fil intempestifs, les e-mails, on ne perd plus le fil des projets !".

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Un marché dynamique

Pourtant, tout ne va pas pour le mieux dans le meilleur des mondes digitaux. Il reste du chemin à faire, si l’on en croit le Baromètre de la Digital Workplace Jalios 2024 mené par Archimag auprès de 113 organisations françaises. 69 % des sondés estiment en effet que le travail au sein des différents services de leur organisation est encore largement cloisonné. Soit 11 points de plus qu’en 2023 !

Un cloisonnement qui prend des formes diverses : règles de nommage non respectées, partage des fichiers mal appliqué, archivage des documents en local plutôt que sur un serveur partagé…

Ces dysfonctionnements ne semblent cependant pas freiner le développement d’outils dédiés au travail collaboratif. Ce marché est particulièrement dynamique et fait apparaître de nombreux éditeurs, notamment français (Jalios, Jamespot, Lecko, Lumapps, Mozzaik365, Talkspirit, Whaller…), désireux de prendre leur place sur un marché encore dominé par les géants comme Microsoft Teams, Slack ou Google Workspace. L’édition 2023 du salon Digital Workplace, qui s’est tenu au mois de mars dernier, a permis à certains d’entre eux de dévoiler les fonctionnalités les plus demandées par les entreprises.

Les promesses de l’intelligence artificielle

Et parmi les éditeurs présents, l’apport de l’intelligence artificielle était au cœur de bien des discussions. Particulièrement dans les domaines de prédilection des professionnels de l’information-documentation : recherche documentaire avancée, suggestion de mots-clés, recommandations…

Mais aussi et surtout sur le terrain de l’IA générative, avec les résumés automatiques de documents, l’assistance pour la rédaction de contenus, la reformulation de texte, la traduction, ou encore la transcription d’enregistrements de réunion en visioconférence.

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Reste une question à laquelle il est bien difficile de répondre : ces outils de plus en plus « intelligents » suffiront-ils à créer de meilleures pratiques collaboratives dans les organisations ? De toute évidence, la technologie ne fait pas tout et l’humain doit rester au centre du jeu.