Gouvernance documentaire : de l'huile dans l'accès et le partage

A l'ère du numérique et de la mobilité, face à la surabondance et à l'éparpillement des données, la question de l'accès et du partage de l'information est décisive pour tirer le meilleur parti de cette mine informationnelle... et ainsi lui donner de la valeur.

L'affaire Enron, l'attentat du World Trade Center, un audit ou même un simple déménagement sont autant d'événements entraînant une prise de conscience : la nécessité, pour une entreprise, d'envisager de façon nouvelle la gestion de ses documents. Théo Hivart, directeur commercial de CD-Doc, prestataire de service et intégrateur, confirme : "Un choc exogène crée l'impulsion de vouloir créer de la valeur en capitalisant ses connaissances, car des informations non répertoriées ou inaccessibles ne valent rien". 
Une très large majorité des organisations sondées par SerdaLab en mars 2012 indiquent d’ailleurs qu’"organiser l'accès et le partage des informations" est, selon elles, l'enjeu principal d'une politique de gouvernance documentaire. 
Mais ce changement doit s'inscrire dans une politique de gouvernance réfléchie et dans un triptyque de volets stratégiques qui se répondent : l'humain, l'organisationnel et le technique.

stratège de l'information

La hauteur de vue d'une personne dédiée est recommandée pour favoriser la circulation des informations d'une organisation. Pour certains observateurs, elle correspond à l'émergence du métier de Dim (document and information manager), un stratège de l'information devant agir au cœur des différents métiers du management afin de bien connaître leurs fonctionnements et problématiques. Laurent Weber, président de l’intégrateur Intelligeide, explique : "Une bonne gouvernance nécessite l'implication de tous et la formation d'un interlocuteur à l'ensemble des métiers de l'organisation car elle ne pourra se développer que si elle est intégrée dans son projet global". 
C’est la démarche du Groupe PSA Peugeot Citroën en mars 2011, commentée par Daniel Colas, son responsable gestion documentaire et archivage : "L'un des enjeux fut d'établir une gouvernance sur toute l'entreprise, car intervenir dans le contexte global du groupe était la garantie de limiter les risques liés à la croissance exponentielle des flux d'information électroniques et des contenus non structurés". La formation de l'instance de gouvernance à l'ensemble des métiers de l'entreprise est effectivement indispensable pour identifier le rôle et la responsabilité de chacun vis-à-vis des informations.

gérer l'usage

L'accès et le partage d'informations ou de documents dépendent effectivement de l'identification des responsables de leur élaboration, de leur diffusion et de leur application. Philippe Blot-Lefevre, vice-président de la Fédération internationale des Dim (fi-D&IM), renforce d'ailleurs l'importance de ces rôles par celle du droit d'usage, lequel facilite et sécurise les échanges d'information en évitant tout questionnement - et ralentissement – sur le droit d'utiliser les informations dont on a besoin : "D'ailleurs, la valeur n'est pas tant celle du document ou de l'information en eux-mêmes, mais leur usage : un timbre est un document sans valeur si je n'ai pas de lettre à poster. C'est le rôle de responsable de l'affranchissement qui va lui donner sa valeur".

des outils ad hoc

Appliquer de façon opérationnelle ces différents référentiels passe par fournir aux collaborateurs les outils adéquats, qu'il s'agisse de solutions de gestion électronique de documents (Ged) ou de plateformes de gestion de contenu (ECM, enterprise content management). Conçus pour fournir aux personnes un accès sécurisé à toute l’information les concernant, ils peuvent régir l'ensemble du contenu informationnel et facilitent leur partage entre les systèmes et les unités métier.
Yves Sarazin, chef de projet système de l'archivage électronique chez PSA Peugeot Citroën évoque la mise en place de l'outil RSD Glass au sein du groupe : "Il nous a permis de centraliser la création et la gestion des politiques de gouvernance de l'information à partir d'une interface unique et de fournir un service d'archivage complet et une gestion du cycle de vie à tous les documents". 
Fluidifier les échanges d'informations réclame une prise de hauteur permettant l'analyse d'une problématique globale. Mais elle n'est que l'ébauche d'un long travail, lequel nécessite, pour des résultats pérennes et sécurisés, d'établir des référentiels centrés aux aussi sur l'activité et les processus métier.