Organiser son télétravail

En apparence, le télétravail est une source de liberté : le télétravailleur se retrouve loin de ses supérieurs hiérarchiques, il s'organise plus ou moins comme il veut… Dans la réalité, télétravailler dans de bonnes conditions suppose de mettre en place un système d'organisation efficace. Le télétravailleur ne doit pas devenir un électron libre, mais un maillon souple de son entreprise.

1. s'organiser pour le télétravail

- chéri(e), tu gardes les enfants ?

De nos jours, la frontière entre vie professionnelle et personnelle est d’ores et déjà floue. D'une part, de nombreux cadres rapportent du travail à la maison. D'autre part, une fois chez eux, la plupart d'entre eux ne coupent pas le cordon ombilical qui les relie à leur organisation. Cette dernière a d'ailleurs favorisé, voire encouragé ce comportement en leur fournissant les outils adéquats : smartphone, messagerie électronique professionnelle accessible de l'extérieur, etc. 

Avec le télétravail, cette frontière devient encore plus ténue ou même dans certains cas totalement poreuse. Sans y prendre garde, la vie professionnelle se mélange à la vie privée et vice versa. Par exemple, l'appel de la télévision, des réseaux sociaux, à commencer par Twitter et Facebook, peut vite devenir perturbant.

Une solution possible consistera à séparer au mieux sphère professionnelle et privée. Pour y arriver, plusieurs pistes peuvent être suivies :
- Dédier un espace au sein de son domicile pour son activité professionnelle. Les ordinateurs portables et les connexions wifi ont favorisé le nomadisme à l'intérieur de la maison. Des personnes prennent par exemple leur ordinateur portable pour travailler dans leur lit (certains lecteurs se reconnaitront !)... Se réserver un espace pour son activité professionnelle permet de réaliser une séparation à la fois physique et psychologique. 
Ce lieu de travail doit être choisi avec soin (poste de travail ergonomique, pièce lumineuse, possibilité de s'isoler, par exemple en fermant la porte pour ne pas être dérangé).
- Réserver un ordinateur à son usage professionnel ou au moins séparer celui-ci des utilisations familiales par des sessions différentes.
- Ne pas servir de nounou, de femme de ménage ou d’homme à tout faire.

- sortir du cadre pour en trouver un autre

Toute entreprise ou organisation fournit un cadre de travail à ses employés. Sauf exception, elle impose un cadre horaire minimum. L'employé subit également la pression sociale de ses collègues : que va dire mon collègue s'il me voit partir ce soir à 17 heures ? Bref, l'entreprise fournit un cadre sécurisant - parfois pesant - pour l'employé. En la matière, le télétravailleur, lui, dispose de beaucoup plus de liberté. Toutefois, attention de ne pas en abuser. Idéalement, dans un premier temps, mieux vaut s'imposer de suivre les mêmes horaires que ses collègues restés dans l'entreprise. 

ne pas se retrouver en décalage

Se fixer des horaires va également permettre, d'une part, de ne pas se retrouver en décalage par rapport à ses collègues et, d'autre part, de ne pas déborder sur sa vie privée.

Par ailleurs, Le télétravailleur peut vite se sentir en manque de repères. Afin de mieux gérer son temps, créer quelques routines et bonnes habitudes de travail peut se révéler performant. Seul, non pas abandonné, le télétravailleur, à l'abri du regard de ses collègues, peut également vite se laisser aller et travailler en caleçon et en pantoufles ! Un peu de tenue, s’il vous plait ! Certains télétravailleurs ont pris l’habitude d’adopter la même tenue qu'au travail, c’est-à-dire costume cravate, même lorsqu'ils sont chez eux.

- seul au monde ?

Il arrive que des télétravailleurs souffrent de solitude. En effet, l'absence de relations sociales - non virtuelles - avec les collègues entraîne le plus souvent un manque. Le télétravailleur peut rapidement s'enfermer dans un monde purement numérique. Connecté huit heures par jour sur internet, il vit dans des relations essentiellement virtuelles. 

Pour ne pas rester seul au monde, le télétravailleur doit notamment maintenir un lien avec ses collègues et sa hiérarchie, en se rendant à son entreprise au moins une fois par semaine. Pour combler le manque, il peut également développer sa vie sociale privée. Une bonne habitude consiste encore à prévoir dans son planning une petite pause pour aller boire un café avec des amis, par exemple. 

Autre risque, tels ou tels télétravailleurs deviendront de véritables patrons esclavagistes envers eux-mêmes (oui, cela arrive). Prendre régulièrement des pauses s’avère payant. 

Le télétravailleur ou la télétravailleuse aura parfois le sentiment de se retrouver à contre-temps de son entreprise ou de sa famille. En particulier, bien souvent, le week-end arrivé, ayant été pratiquement toute la semaine à l’intérieur, il ou elle voudra sortir tandis que sa conjointe ou son conjoint souhaitera rester à la maison pour se reposer ayant subi non seulement la fatigue du travail, mais aussi celle des transports.

2. organiser son information

- comment classer son information

La plupart des télétravailleurs utilisent leur poste de travail pour un usage à la fois professionnel et personnel. Ces deux sphères doivent être séparées physiquement : au minimum dans l'organisation des dossiers, voire avec des sessions différentes. Le classement des dossiers professionnels doit également rester compatible avec celui de l'entreprise afin de faciliter au maximum la réplication des données. Si aucune charte n'existe, un bon classement pourra s'inspirer par exemple de l'arborescence des fichiers suivante :

- organiser le flux

Pour ne pas se laisser submerger par l'infobésité, le télétravailleur devra organiser un véritable système d'information personnel. Il devra notamment fluidifier le flux d'information. Il pourra par exemple cartographier son système d'information pour repérer notamment :
- les outils en doublon
- les goulets d'étranglement.

- sécuriser ses informations

En dehors de l'organisation, les risques de fuite d'information sont naturellement plus élevés. Le télétravailleur, accompagné par la DSI, doit prendre certaines mesures pour sécuriser au mieux ses données, notamment par :
- des mots de passe pour accéder à son ordinateur (bios, sessions, etc.), à ses logiciels ou services distants, recourir à sa connexion wifi
- un cryptage de certaines de ses données. En dehors des précautions techniques, il convient également de respecter une certaine réserve pour ne pas se laisser piéger par un quidam malintentionné adepte d’ingénierie sociale.

stockage et sauvegarde

Le télétravailleur doit également sauvegarder régulièrement ses données. Sauf exception, il ne dispose pas d'un espace de stockage fourni par son entreprise. En conséquence, il ne bénéficie pas non plus de la sauvegarde automatique de ses données. A lui, avec parfois l'aide de la DSI, d'organiser le stockage et la sauvegarde de ses données. Cette dernière doit répondre à certains critères de qualité pour ne pas risquer de perdre les données générées durant l'activité nomade. Pour filer la métaphore, une bonne sauvegarde "qui tient debout" s'apparente à un trépied, en sauvegardeant sur trois supports de sauvegarde. Par exemple, sur :
- une seconde partition de son ordinateur
- un disque dur externe (certains ordinateurs incluent un système de sauvegarde automatiquement)
- les données sur disque dur externe, avec gestion de l’historique
- le cloud

De plus il ne faut pas se contenter d'un seul lieu de sauvegarde. Ce conseil répond au proverbe "ne pas mettre tous ces œufs dans le même panier". En effet, si toutes les sauvegardes se trouvent dans un même lieu, qu'il soit physique ou virtuel, le risque sera qu'elles partent en fumée en cas d'incendie ou disparaissent en cas de vol. Sauvegarder ses données impose également de définir une politique de sauvegarde. Par exemple, en fonction des besoins, on peut sauvegarder ses données tous les jours ou toutes les semaines pour pouvoir récupérer un document effacé malencontreusement.

Peut-être plus que les travailleurs sédentaires, le télétravailleur doit se responsabiliser davantage en matière de sécurité. A chacun ses motifs de stress. 

Xavier Delengaigne