À chaque organisation ses besoins spécifiques, ses objectifs et son contexte organisationnel, mais certains critères restent communs à toutes :
- La souveraineté, c’est-à-dire la capacité à garder le contrôle des données et des processus métiers au sein de l’organisation sans dépendre de tiers ou de fournisseurs externes ;
- La tarification, établie au nombre d’utilisateurs ou au volume de documents notamment, qui doit correspondre à la taille et aux besoins de l’organisation ;
- Le choix d’une licence libre ou propriétaire, pouvant impacter sur la flexibilité, la personnalisation et les coûts associés à la Digital Workplace ;
- La facilité d’utilisation, essentielle à son adoption par les utilisateurs finaux. Encore trop souvent, une majorité d’entre eux admet ne pas utiliser plus d’un tiers des fonctionnalités offertes par la Digital Workplace par méconnaissance ou manque de formation ;
- La maintenance et l’ajout fréquent de mises à jour permettant de compléter et d’enrichir la solution en permanence afin d’optimiser l’expérience utilisateur ;
- Le modèle SaaS ou on-premise, dont le choix dépend principalement des besoins spécifiques de l’organisation en matière de gestion, de sécurité et de coûts.
Le déploiement de la Digital Workplace ne doit rien laisser au hasard, et la solution retenue devra répondre à un ensemble de critères propres à l’organisation et aux besoins des utilisateurs finaux.
Les critères évalués doivent avant tout correspondre aux spécificités de l’organisation : le nombre de collaborateurs, la volumétrie de documents et de données, les processus métiers, le nombre d’outils et applications métiers connexes, etc.
Au-delà des critères d’adoption à vérifier, il est primordial d’évaluer autant que possible le temps nécessaire à la migration de l’existant vers la Digital Workplace. En cela, la solution retenue doit disposer a minima de connecteurs avec les outils métiers les plus utilisés par les collaborateurs.
Les éditeurs de solutions sont unanimes : dès les premières phases de réflexion du projet de déploiement de la digital workplace, il est essentiel que des représentants des différents métiers soient intégrés à l’équipe projet. Identifier les habitudes de travail de chacun, les usages et les processus métiers est le meilleur moyen d’établir une liste de fonctionnalités dont la solution retenue devra disposer, ainsi que les outils tiers avec lesquels elle devra s’interfacer.
Bien qu’envisageable, développer sa propre Digital Workplace en interne peut s’avérer particulièrement long et fastidieux. La plateforme doit également être évolutive, ce qui peut soulever des problématiques liées à la maintenance avec une solution faite maison.
Avant même de déployer sa Digital Workplace, il est essentiel de passer par plusieurs étapes pour s’assurer de faire le bon choix :
1. Mettre en place une équipe projet incluant la personne en charge du système d’information, la direction et, surtout, les métiers (utilisateurs finaux) ;
2. Établir un cahier des charges faisant figurer tous les éléments nécessitant d’être pris en compte (nombre d’utilisateurs, nature et volumétrie de documents, cartographie des processus métiers, ouverture externe, liste des outils et applications métiers avec lesquels s’interfacer, etc.) ;
3. Comparer les solutions de Digital Workplace en fonction des éléments du cahier des charges et de leurs réponses aux enjeux de l’organisation (budget, sécurité des données, fonctionnalités, etc.).
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