Les principaux tiers-archiveurs de la place sont en mesure de répondre aux besoins des entreprises qui souhaitent externaliser la gestion de leurs archives physiques et/ou électroniques. Panorama des prestataires et tableau comparatif.
Marqué par une série de rachats et de fusions, le marché français du tiers-archivage poursuit son mouvement de concentration. Cela modifie-t-il les prestations ? Nous avons contacté les principaux acteurs du secteur et une quinzaine d’entre eux a répondu à notre questionnaire : dans leur majorité, ces tiers-archiveurs proposent une double prestation en archivage physique et numérique.
L’archivage physique est proposé par des acteurs d’envergures différentes. Les plus modestes disposent de deux sites quand les plus importants approchent ou dépassent la trentaine de sites. Par voie de conséquence, le kilométrage linéaire varie de 36 à près de 7 000.
Formats et modalités
Bonne nouvelle, la plupart des tiers archiveurs sont en mesure d’archiver “tous les types de document” : papier, supports de sauvegarde informatique, supports audio ou vidéo… Cette souplesse d’usage intéressera les organisations qui sont en possession d’un patrimoine hybride et qui ne disposent ni de locaux adaptés, ni de personnes qualifiées pour en prendre soin. Certains tiers-archiveurs proposent même d’archiver “tout autre format sur demande”.
Les modes de restitution des documents sont classiques : par voie numérique (la plus rapide) ou par livraison physique. Dans ce dernier cas, il convient de bien s’entendre sur les modalités : cela peut se faire en quelques heures pour les plus rapides (certains tiers-archiveurs disposant de leur propre flotte de véhicules). D’autres proposent à leurs clients la consultation sur le site de conservation : solution intéressante si ce site se trouve à proximité. Suivant la fréquence du recours aux archives, les clients sont invités à bien spécifier leurs besoins en termes de délai de communication.
Agrément Siaf
Une très grande majorité des tiers-archiveurs physiques disposent de l’agrément Siaf (Service interministériel des archives de France) qui est délivré au terme d’une évaluation portant aussi bien sur les capacités techniques des sites d’archivage (contrôle de l’air, température, hygrométrie, protection anti-intrusion…) que sur les bilans comptable et financier.
La tarification des prestations d’archivage physique est un sujet complexe tant il dépend des volumes considérés. Les prestataires s’en tiennent généralement à une échelle de prix qui s’ajuste “selon les volumes”. Quant aux références client, elles font apparaître aussi bien des grands comptes privés évoluant dans les domaine de la banque et des médias que des organisations publiques (collectivités, établissements hospitaliers…).
Archivage électronique
Du côté de l’archivage électronique, notre tableau confirme une tendance observée depuis plusieurs années déjà : le mode Saas est largement entré dans les moeurs. Il est désormais plus souvent commercialisé que le mode licence. Ce constat débouche sur une question légitime pour les entreprises : où se trouvent les centres de données ? En France, pour la quasi-totalité des tiers-archiveurs. Voilà qui rassurera les entreprises soucieuses de leurs données et de leur hébergement sur le territoire national.
En version numérique aussi, tous les types de document sont pris en charge (bulletins de paie, factures, récépissés, plans…), ainsi que d’innombrables formats informatiques (PDF, PDF/A, TIFF, WAV, TXT…). Le suivi du versement en temps réel est assuré par la majorité des prestataires ainsi que la possibilité de convertir les formats.
Conformité
La question de la conformité est importante aux yeux de nombreuses organisations. Nous avons interrogé les tiers-archiveurs sur leur conformité à la norme Afnor NF Z 42 013 qui porte sur "les spécifications pour la conception et l’exploitation des systèmes informatiques utilisés pour l’archivage électronique”. Environ la moitié des acteurs figurant dans le tableau ci-après peuvent s’en prévaloir aujourd’hui. Notons que certains tiers-archiveurs sont en cours de demande auprès du Siaf. Le tableau fait également apparaître une ligne consacrée à la norme Iso 14 641 qui est la transposition de la norme NF Z 42 013 en norme internationale.
Tarifs
Enfin, la question du prix de l’archivage électronique n’est pas facile à démêler. Celui-ci peut en effet être exprimé en volume ou en durée. Difficile de s’y retrouver. Autres réponses apportées par les tiers-archiveurs : "sur devis” ou “variable”... Bien entendu, le prix final est toujours le fruit d’une négociation entre le client et le prestataire.
<<< Télécharger le tableau comparatif des prestataires tiers-archiveurs >>>
