RETROUVEZ CET ARTICLE ET PLUS ENCORE DANS NOTRE GUIDE PRATIQUE : ECM, GED : LA GESTION DE CONTENU EN ÉVOLUTION
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Le périmètre du projet : les utilisateurs au cœur
Avant de se lancer dans un tel projet, il convient d’abord d’en définir les contours. Une phase d’analyse, éventuellement complétée par un audit documentaire réalisé par un cabinet de conseil externe, vous permettra d’identifier les besoins de votre organisation.
Il est important de bien recenser les attentes des futurs utilisateurs en répondant à ces questions essentielles : qui sont-ils ? Quels sont leurs processus métier ? Et quels sont leurs besoins et leurs principales attentes ? Ils doivent être impliqués dès le début du projet car ils jouent un rôle clé : ce sont eux qui utiliseront l’application.
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Concentrons-nous ensuite sur la cartographie des contenus qui devront être gérés par l’outil : quels sont les volumes de contenus à traiter, leurs formats, leurs emplacements de stockage ou leurs canaux d’arrivée ? Comment sont-ils traités, et suivent-ils un circuit de validation ? Faut-il prévoir des interactions avec d’autres outils (ERP, parapheur électronique, etc.) ? Répondre à ces questions vous permettra de rédiger votre cahier des charges, qui constitue une des étapes cruciales de votre projet.
Découper le projet s’il paraît trop complexe
Si lors de la rédaction du cahier des charges, le projet paraît trop complexe quand il est pensé dans sa globalité, pourquoi ne pas envisager votre projet en mode itératif ? Certains établissements font le choix de cibler d’abord certaines directions pilotes, activités ou encore typologies de documents, avant d’élargir le périmètre de leur outil.
À partir d’une première sélection, des cas d’usage pourront être définis puis faire l’objet d’un paramétrage initial dans la nouvelle application. Cette méthode offre la possibilité de bien s’approprier l’outil avant de procéder à des ajustements et à l’implémentation de cas d’usage et de fonctionnalités complémentaires. Cette démarche permet également de bien penser son application et d’éviter ainsi de se retrouver face à une solution trop complexe à utiliser et trop lourde, que l’on a coutume de comparer à une "usine à gaz".
Embarquer les directions opérationnelles
Il est également important de consulter régulièrement les équipes informatiques tout au long du projet afin de connaître les prérequis techniques, mais aussi de valider avec eux la compatibilité de la future solution avec l’architecture technique de l’organisation, la politique de sécurité ainsi qu’avec la politique de protection des données personnelles.
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L’idéal est de pouvoir solliciter un expert technique unique qui centralise les demandes et vous oriente, au besoin, vers d’autres interlocuteurs. La collaboration avec les équipes techniques est un préalable indispensable à la réussite d’un projet.
Le choix de la solution
Les critères de sélection permettant de départager deux solutions de même gamme sont les suivants :
- l’ergonomie et la facilité d’utilisation de l’application ;
- les fonctionnalités de recherche ;
- la fiabilité et la robustesse de l’outil ;
- les possibilités d’interfaçage avec des solutions tierces ;
- les fonctionnalités de paramétrage et d’administration fonctionnelle proposées par la solution peuvent également devenir un critère déterminant, car elles garantissent par la suite une plus grande autonomie vis-à-vis de l’éditeur ou de l’intégrateur.
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Un projet peut en cacher un autre
Il n’est pas rare qu’un projet de gestion de contenu entraîne ensuite de nouveaux projets. Dans certains cas, la demande émane d’autres directions qui découvrent la nouvelle solution après en avoir eu de bons échos de la part des utilisateurs pilotes. L’élargissement du périmètre du projet initial à des directions qui avaient précédemment fait part de leurs besoins peut être également proposé par la direction générale ou la direction informatique.
Après une première expérience d’utilisation de l’outil, ces interlocuteurs sont alors à même de juger si les besoins exprimés pourraient être couverts par un projet complémentaire, que ce soit dans la même application ou dans une application séparée exploitant le même socle applicatif. Dans les deux cas, cette démarche est généralement plus économique et permet de capitaliser sur la connaissance de l’outil, en termes d’utilisation ou d’exploitation.
L'essayer, c’est l’adopter
Pour aller plus loin et vous permettre de vous projeter davantage dans votre future solution, il est possible de demander un Poc (Proof of concept, ou preuve de concept en français), qui est une sorte de prototype sur mesure de la future application. Cette méthode vous permettra de vous assurer que la solution réponde bien à vos besoins.
Migration vers le nouvel outil
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Avant de migrer ses contenus vers un nouvel outil, il faut d’abord identifier les différentes sources de stockage des documents et surtout bien définir quelles seront les ressources documentaires à intégrer. Beaucoup d’établissements profitent de cette occasion pour faire le tri dans leurs contenus et repenser leur plan de classement.
Cette période est aussi le moment opportun pour mettre en place des nouveaux référentiels qui permettront aux organisations de retrouver plus facilement l’information, ou encore de mettre à plat et de revoir leurs processus de traitement et de validation des documents, ainsi que leur politique de partage des informations.
Le respect du budget et du planning
Comme dans tout projet, il est important de définir avec précision le périmètre du projet, de formaliser tous les échanges et d’organiser des points d’avancement rapprochés et réguliers (avec une fréquence hebdomadaire, par exemple).
Enfin, il ne faut pas négliger le temps que nécessite la gestion d’un tel projet, que ce soit pour la personne chargée de coordonner le projet ou d’autres intervenants.
Les clés de la réussite : l’accompagnement au changement et la communication
L’accompagnement au changement et la communication constituent les deux principaux facteurs de réussite cités dans les témoignages recueillis pour la rédaction de cet article. Parmi les exemples évoqués, on peut citer la communication avec la direction, qui a un rôle de sponsor du projet, ainsi que les interactions entre les différents acteurs du projet (la chefferie de projet, éventuellement les consultants AMOA, l’intégrateur de la solution, les équipes techniques, etc.). Bien entendu, la communication avec les utilisateurs, aussi bien pilotes, testeurs, que finaux ne doit surtout pas être négligée.
Pour une meilleure adhésion à la nouvelle solution, il est également indispensable d’impliquer les utilisateurs dès le début du projet. Cela passe, par exemple, par leur implication dans des ateliers participatifs et des campagnes de tests. Cela peut également se traduire par des communications régulières sur l’intranet concernant la nouvelle solution et son état d’avancement, par des focus sur certaines étapes du projet, ou encore par l’organisation d’un jeu-concours sur le choix du nom du futur outil. Cela participe à l’identification de la solution.
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Enfin, une campagne de formation doit également être prévue en amont pour une appropriation plus rapide de l’outil. Celle-ci peut se présenter sous plusieurs formats, tels que des séances de formation classiques en présentiel ou en distanciel, des supports d’autoformation (tutoriels ou webinaires), ou encore un accompagnement ponctuel et personnalisé assuré par des pairs, et plus particulièrement par des utilisateurs référents.
L’adoption d’un nouvel outil de gestion de contenu passe par un accompagnement au changement, avant, pendant et après le déploiement. Le soutien d’une société de conseil peut alors s’avérer le bienvenu.
