Documation 2024 - Quand la gestion de contenus se convertit à l'intelligence artificielle

Comme on pouvait s'y attendre, l'intelligence était au coeur des débats de Documation 2024. L'occasion pour les éditeurs de présenter leurs solutions dopées à l'IA, à commencer par Illuin Technology présent pour la première fois présent sur le salon Documation : Illuin, un nom emprunté à l'univers de John Ronald Reuel Tolkien qui signifie "lampe" et qui symbolise la lumière, l'innovation. L'éditeur entend révolutionner l'expérience de recherche documentaire grâce à l'intelligence artificielle : "l'IA s'avère nécessaire pour traiter
des documents très complexes qui, par exemple,  n'ont pas de forme a priori ou contiennent des tableaux compliqués" précise Wacim Belblidia, Responsable des données ; "ses apports sont importants pour la lecture multimodale (image et le texte d'un document pour interpréter la structure d'un tableau par exemple)."

L'IA est également mobilisée pour lever des ambiguïtés par exemple dans un document d'assurance lorsqu'il faut extraire des plafonds de garantie ou de couverture. Ces documents peuvent en effet comprendre des dizaines de montants en particulier lorsqu'il s'agit d'un document de responsabilité civile professionnelle par exemple.

Quant à l'intégration des outils Illuin Technology, elles sont installées sous forme d'API. "Nous sommes en mesure de déployer ces IA dans des environnements on-premise ou en SaaS privé. Nous proposons des solutions souveraines et respectueuses des données personnelles de nos clients" explique Wacim Belblidia.

Automatiser le top 5 des tâches chronophages

Autre acteur du marché de la gestion documentaire, Hyland mise également sur l'intelligence artificielle pour fluidifier les flux documentaires. "L’IA révolutionne la gestion documentaire en automatisant le top 5 des tâches jusqu'alors fastidieuses, sources d'erreurs et chronophages" constate Mountaha Ndiaye, Directeur des ventes et programmes commerciaux pour la région Europe et Moyen-Orient :

- à commencer par la création et la classification des documents : l'IA permet de reconnaître et de classer automatiquement différents types de documents, notamment dans un contexte de volumes de contenu en croissance exponentielle.
- l'enrichissement par les index et métadonnées : l'IA analyse le contenu des documents (textes, images, vidéos, fichiers audio, journaux de chabot, traces d'interactions numériques, etc.) pour en extraire l'intention, le sujet principal, et des tags facilitant leur recherche.
- l'exécution des processus de rétention et d'archivage avec l'automatisation des étapes de conservation et d'archivage des documents.
- la traduction et l'extraction de textes des médias audio ou vidéo pour faciliter la qualification et l'indexation des documents.
- l'analyse et le contrôle qualité documentaire : extraction automatique des métadonnées, application des règles de confidentialité, surveillance de la conformité aux normes et réglementations, génération des alertes basées sur la traçabilité, etc.

Attention à l'AI Act !

Pour les organisations, les gains sont multiples : réduction des coûts opérationnels (le temps nécessaire pour classer les factures passe de 3 minutes à seulement 30 secondes par facture), productivité, conformité aux règlementations, partage de connaissance, expérience utilisateur améliorée.

"Par ailleurs, l'intégration de l'IA et de l'apprentissage automatique (ML) dans les systèmes de gestion documentaire transforme ces derniers en atouts stratégiques qui favorisent l'innovation, l'efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire" estime Mountaha Ndiaye ; "cela marque un changement majeur, où la gestion des documents ne se limite plus à stocker et récupérer des informations, mais à exploiter ces données pour générer de la valeur commerciale."

Hyland attire cependant l'attention sur un point critique. Depuis l'adoption de l'IA Act, les entreprises françaises doivent en effet être attentives à plusieurs aspects, en particulier les niveaux de risque 4 et 3, considérés comme inacceptables ou élevés. Cela concerne non seulement les systèmes ECM (Enterprise Content Management), mais également tous les produits connectés à des ressources d'IA.

"In fine, un processus d'audit et de gestion de la qualité devra être mis en place dans toutes les entreprises françaises pour se conformer à l'IA Act. Cela ouvre la voie à un avenir prometteur où la gestion documentaire devient un levier essentiel pour l'innovation et la compétitivité des entreprises" explique Mountaha Ndiaye.