Archiviste F/H

Contexte

La Cnaf (Caisse nationale des allocations familiales) recherche un.e Archiviste F/H faisant suite à un départ en retraite.

La Cnaf, tête de réseau des Caf, représente la branche famille de la sécurité sociale et a pour mission de piloter la politique familiale et l’aide aux populations en situation de précarité ainsi que la politique d’action sociale.

La Cnaf est constituée de 1 300 salariés répartis sur 11 sites.

Au sein du Secrétariat général, le service « Cycle de vie documentaire et archivage » assure les missions de :

- Gestion des archives courantes et intermédiaires de la Caisse nationale des allocations familiales (Cnaf),

- Versement des archives définitives de la Cnaf aux Archives nationales,

- Accompagnement pour la mise en œuvre de l’archivage électronique au sein de la branche Famille,

- Conseil et assistance au réseau des Caisses d’allocations familiales (Caf),

- Valorisation des archives de la branche Famille,

- Veille normative, réglementaire et législative.

Le service est composé de trois personnes.

Le service inscrit ses activités dans une démarche de transversalité entre les directions et les services de la Cnaf, dans un contexte de forte transformation numérique et de dématérialisation croissante des procédures.

L’activité de gestion des archives est soumise au contrôle scientifique et technique des Archives de France.

Archives de la Cnaf (ou dont la conservation est placée sous sa responsabilité)

La Caisse nationale des allocations familiales (Cnaf) est présente sur plusieurs sites : Paris, Noisy-le-Grand, Caen, Rennes, Le Mans, Valenciennes, Metz, Dijon, Bordeaux, Lyon et Sophia-Antipolis.

La gestion des archives sur support papier de la Cnaf s’effectue essentiellement sur les sites de Paris et d’Arpajon (lieu de stockage des archives intermédiaires produites à Paris et Noisy-le-Grand). Elle est également organisée et prise en charge sur les autres sites par le service, occasionnant des déplacements ponctuels pour les archivistes.

Le principal chantier relatif à l’archivage électronique auquel participe le service concerne la conservation des documents et données produits par la branche Famille dans le cadre des fonctions métiers (prestations familiales, action sociale) et fonctions supports. Cette conservation est assurée par et placée sous la responsabilité de la Cnaf. Dans le cadre de ce chantier, les travaux du service se concentrent actuellement sur la définition des durées de conservation des documents numériques et la participation à la rédaction du cahier des charges pour l’acquisition d’une solution permettant – entre autres – de gérer le cycle de vie des archives. Il conviendra ultérieurement d’assurer la gestion des archives électroniques migrées dans la nouvelle solution : élimination/versement des archives pourvues d’un intérêt historique, etc.

Archives du réseau des Caisses d’allocations familiales (Caf)

Le service conseille et accompagne le réseau dans la gestion des archives.

Actuellement, la Cnaf et les Caf élaborent le processus national de gestion des archives. Le service accompagnera la diffusion prochaine du processus (prévue au cours du dernier trimestre 2020) par la réalisation de sessions de formation et d’accompagnement des Caf notamment.

Mission/Activités

Sous la responsabilité de la responsable de pôle, la personne retenue aura pour missions :      

- Gestion des archives courantes et intermédiaires de la Cnaf sur support papier :

-- Prise en charge des versements internes d’archives et accompagnement des services versants

-- Actualisation et suivi des inventaires des archives (tableaux de récolement établis par site)

-- Gestion des espaces de stockage

-- Gestion des demandes de consultation/communication des archives

-- Transfert des archives (principalement entre le site de Paris et les locaux de stockage d’Arpajon)

-- Préparation et mise en œuvre des opérations d’élimination des archives

- Versement des archives définitives de la Cnaf et des anciens Centres régionaux de traitement de l’information (Certi) aux services d’archives publiques compétents :

-- Préparation des versements d’archives définitives (classement, rédaction des instruments de recherche, etc.)

-- Transfert des archives aux Archives nationales ou départementales

- Accompagnement pour la mise en place de l’archivage électronique de la branche Famille :

-- Participation à l’identification des durées de conservation des archives numériques

-- Identification des besoins liés à la gestion documentaire et à l’archivage en amont des déploiements de nouveaux processus et/ou nouveaux outils

- Conseil et assistance au réseau des Caf :

-- Participation à l’accompagnement des organismes pour la mise en œuvre du processus national de gestion des archives notamment

Principales difficultés du poste :

Port de charges lourdes (conditionnement des boîtes d’archives en conteneurs pouvant atteindre 15-20 kg)

Capacités d’écoute et d’adaptation aux interlocuteurs et aux situations rencontrées

Déplacements réguliers à prévoir à Arpajon (Centre régional d’archives intermédiaires) et ponctuels sur les différents sites de la Cnaf.

Compétences

Le(a) candidat(e) retenu(e) devra disposer des compétences et qualités suivantes :

- Maîtrise de la pratique française et des normes de description archivistique (ISAD(G), ISAAR CPF, etc.)

- Connaissance des principales normes relatives à la gestion documentaire et à la dématérialisation à valeur probante (ISO 15 489, NF Z 42-013 et NF Z 42-026 notamment)

- Maîtrise des techniques d’archivage, de l’informatique documentaire et des logiciels bureautiques (Word, Excel)

- Qualités relationnelles et rédactionnelles

- Connaissance du cadre législatif et réglementaire des archives

- Rigueur et méthode, adaptabilité, curiosité, capacité d’écoute et d’organisation

Le permis B est exigé.

Formation

BAC+3 à +5 (diplôme universitaire sanctionnant des études en archivistique ou information-documentation)

Expérience souhaitée dans le secteur des archives et de la gestion documentaire

Pour plus d'informations et/ou pour postuler : http://www.lasecurecrute.fr/je-cherche/une-offre/fiche-de-poste/archivis...