Formation et compétences des métiers de la veille et de la documentation : la grande enquête 2024

CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°374
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Le télétravail s’est largement installé, avec une moyenne de deux jours par semaine (bien qu’un quart d’entre vous n’en bénéficie pas). Il demande encore plus d’outils accessibles, faciles d’utilisation et sécurisés, ce qui n’est pas encore un standard que l’on peut retrouver dans toutes les structures.

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Mais les professionnels de l’information s’adaptent, se positionnent et, pour les plus engagés, réussissent même à inventer de nouveaux services ! Après tout, la richesse et la qualité des informations et des données sont au cœur de l’activité d’une structure efficace, et qui mieux que les professionnels de l’information peuvent les analyser, les organiser et les traiter ?

Les enjeux liés à votre métier

Les premiers enjeux qui ressortent de notre enquête sont l’organisation de la pérennité des données de l’entreprise (48 %) et la capitalisation des connaissances (46 %), ce qui inverse les résultats de l’année dernière. Nous constatons effectivement une montée en charge des projets liés à l’archivage électronique et à la préservation des données sur le long terme.

En troisième position, nous retrouvons à égalité les démarches collaboratives (37 %) et la gestion des données (37 %). Cette dernière est une nouveauté qui vient corroborer l’évolution et la prise de conscience que les data sont une richesse, voire un actif, pour les entreprises et que celles-ci sont nombreuses, diverses, mais surtout fragiles.

En faire plus avec un niveau de qualité élevé

En cinq ans, la perception de l’évolution de votre métier et de ses complexités s’est stabilisée aux alentours de 76 %, ce qui est conséquent et montre à quel point les pratiques et les outils se sont diversifiés et demandent une montée en compétences permanente.

Les missions s’élargissent : projets de dématérialisation, veille, capitalisation des connaissances, gestion des données et datavisualisation. Quant à l’exigence, vous êtes 68 % à déclarer que l’on vous demande effectivement souvent d’en faire plus avec un niveau de qualité élevé. Un challenge que beaucoup d’entre vous relèvent non sans quelques inquiétudes.

Une confiance mise à l’épreuve

6,6 sur 10 : c’est la note moyenne que vous accordez dans la confiance en l’avenir de votre métier. Cette note est en très légère hausse depuis 2023, mais montre tout de même une inquiétude.

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Voici quelques témoignages qui illustrent ces doutes : "tendance à la réduction des effectifs qui laisse présager éventuellement la disparition pure et simple du service." ; "augmentation de la charge de travail, pas de recrutement et missions accrues, changement permanent de l’écosystème documentaire…" ; "perte de sens. Manque de reconnaissance. Pas de perspective d’évolution" ; "la robotisation et l’automatisation sont un risque".

D’autres sont plus optimistes : "je pense que le métier à de l’avenir à condition que les documentalistes soient en capacité de faire leur autopromotion en expliquant non pas ce qu’ils font, mais les compétences dont ils disposent et évoluent vers les missions" ; "la masse d’information facilement accessible nécessite des professionnels pour la gérer, la valider" ; "ma formation, mon parcours professionnel, ainsi que mes connaissances du domaine de la normalisation et des technologies me permettent d’appréhender et d’anticiper les évolutions de mon métier".

Des perceptions mitigées, donc, mais qui révèlent de vraies opportunités à saisir. Veiller sur son métier et se former régulièrement devient plus que jamais essentiel.

Consolider les compétences autour des IA

Gros chamboulement avec cet item ajouté cette année : vous êtes 76 % à déclarer devoir consolider vos compétences autour des intelligences artificielles (IA) ! Ce n’est pas une surprise, puisque l’ensemble de nos stages dans ce domaine sont pleins et que nous observons une très forte demande pour des formations en intraentreprise.

Notons que vous n’êtes que 8 % à avoir suivi une formation dans ce domaine et 65 % à déclarer vouloir vous former dans les 18 mois à venir. Étonnamment, 28 % n’envisagent pas d’acquérir de nouvelles compétences dans ce domaine, et nous ne pouvons que les encourager à revoir leur position, tant les IA vont s’interfacer avec nos processus métier.

Pour 65 % des répondants, les logiciels métiers nécessitent également un renforcement des compétences. Celles-ci sont donc très tournées vers les technologies, si l’on ajoute aussi la gestion et le traitement des données (50 %).

La gestion de projet (56 %) et la communication (40 %) ne sont pas en reste. C’est bien normal, puisque cela fait partie des méthodes utiles pour se positionner dans nos métiers qui évoluent rapidement. D’ailleurs, quand on vous demande quels savoir-faire sont de vrais plus dans votre métier, vous mettez en pôle position : la gestion de projets, la recherche et l’analyse de l’information, la diffusion et la communication. 

En somme, les technologies restent des outils au service de méthodes professionnelles. L’IA générative, par exemple, devient un "super assistant" au service des pratiques métiers.

Zoom sur les soft skills

Savoir s’adapter et être agile reste le savoir-être que vous citez spontanément, à 50 %, loin devant tous les autres, avec une augmentation de plus de 12 points en cinq ans. On en revient à ces technologies qui vous bousculent et à vos métiers qui évoluent constamment.

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La prise d’initiative et l’esprit d’innovation, tout comme la capacité à collaborer, arrivent en deuxième et troisième position. Il y a une logique et une complétude dans ces compétences : elles sont indispensables pour comprendre son environnement, anticiper les évolutions et se positionner sur les projets qui comptent. Notons que ces compétences sont très recherchées par les recruteurs et vous donneront un véritable avantage à niveau d’étude égal.

Évoluer dans son métier grâce à la formation

À la question "quel est selon vous l’élément déclencheur pour partir en formation", vous êtes 75 % à déclarer que c’est pour pouvoir évoluer dans votre métier. Ceci est en corrélation avec ce que nous avons vu précédemment. Viennent ensuite la prise de nouvelles responsabilités ou d’une nouvelle fonction (43 %), le lancement d’un nouveau projet (32 %) et ensuite une reconversion professionnelle (29 %).

À ce propos, nous formons de plus en plus de professionnels souhaitant se reconvertir, soit sur un métier connexe (par exemple, en allant de la documentation vers les archives), mais nous voyons également des professionnels d’autres secteurs attirés par le monde de l’information, de la documentation et des données, preuve que nos métiers, s’ils ne sont pas toujours valorisés en interne, restent des métiers porteurs.

Vous êtes 73 % à vous former par d’autres moyens que la formation traditionnelle en suivant des Moocs ou des vidéos en ligne, et, pour un répondant sur deux, la presse spécialisée vous apporte un plus pour étoffer vos connaissances. La veille thématique et les échanges avec vos collègues viennent compléter cette démarche. À noter que vous êtes de moins en moins nombreux à fréquenter les salons professionnels (20 % : un chiffre en baisse constante depuis plusieurs années).

Une formation, mais quand ?

À la question "envisagez-vous de suivre une formation à l’avenir", plus des deux tiers des répondants déclarent vouloir se former dans les deux prochaines années (plus de 40 % dans les douze mois). Vous êtes également plus de 40 % à viser une formation certifiante ou diplômante.

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Si la demande et le choix de formation émanent de vous (88 %), il reste des freins au départ en formation. Comme toujours, le budget est le plus important, les services supports étant peu ou pas prioritaires (vous êtes 44 % à le déclarer). 37 % d’entre vous indiquent que le manque de temps est récurrent et nous le constatons sur les choix de formats de formation courts (une ou deux journées), plus faciles à insérer dans un agenda déjà bien rempli. À noter que plus d’un tiers d’entre vous ne voit pas ses demandes de formation validées par la hiérarchie (chiffre en hausse).

Quelle formation choisir ?

Comme toujours, la qualité du programme détaillé est la première clé d’entrée pour choisir sa formation pour 70 % des sondés. Si la réputation de l’organisme de formation entre dans les critères de choix (45 %, en nette hausse par rapport aux années précédentes), les méthodes pédagogiques mobilisées et le format (durée, nombre de participants) constituent un critère déterminant pour plus d’un tiers des répondants. Le tarif peut entrer en ligne de compte et vous êtes 23 % à le regarder de près, car cela peut influer sur votre départ en formation.

Plus d’un quart des répondants apprécient fortement que la formation puisse être dispensée à distance. C’est une grosse progression, mais les nouveaux modes de travail sont passés par là. Dans nos évaluations qualité, nous constatons la même propension forte à apprécier la formation en distanciel (plus de 80 % d’adhésion). Selon vous, l’idéal est d’avoir le choix entre présentiel et distanciel, voire un mix des deux ; vous êtes plus d’un sur deux à apprécier cette souplesse. Le 100 % présentiel ne recueille que 33 % d’adhésion et ce chiffre reste stable.

Pour finir, l’organisation 100 % à distance est stable (19 %) après une progression de 15 points sur quatre ans. Là encore, nous constatons une évolution dans les pratiques. Les organismes de formation ont dû s’adapter pour délivrer des formations de qualité, même à distance, par exemple en réduisant la taille des groupes et en mettant des outils adaptés.

L’e-learning, oui, mais…

Vous êtes 75 % à utiliser l’e-learning sur des sujets très métier (IA, archivage, documentation veille…) et les deux tiers d’entre vous considèrent que ce dispositif d’apprentissage est plutôt adapté, contre 15 % de réticents. Toutes les études confirment le développement fort de l’e-learning pour acquérir des compétences sur des formats plus courts et asynchrones.

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La moyenne de satisfaction par rapport aux contenus e-learning est de 6,5 sur 10. Ils constituent un complément utile, accessible et souvent très court, car ils doivent être autoporteurs et faciles à suivre. Le regret le plus souvent exprimé est qu’il ne permet pas de sortir du cadre et ne rend pas non plus possibles les échanges avec d’autres professionnels. En miroir, pouvoir profiter d’une "respiration" dans sa vie professionnelle et rencontrer des pairs pour échanger et réseauter constituent des motivations fortes pour suivre une formation.

Enseignements à retenir

Les technologies, avec les IA génératives en tête, doivent faire partie des objectifs de formation à court terme. Les soft skills ont une importance particulière afin d’innover, de s’adapter et de collaborer pour s’intégrer dans des projets porteurs qui valorisent votre fonction. Et si l’e-learning est un bon moyen d’aborder un thème et d’acquérir des compétences de base, rien ne remplace une formation bien construite avec un formateur à l’écoute et des séquences d’exercices pour acquérir des compétences directement mobilisables. Certes, nos métiers évoluent, et peut-être plus rapidement que nous le souhaiterions, mais il y a de nombreuses opportunités à saisir pour développer sa carrière et son employabilité.