Il faut dire que les freins à la collaboration sont encore nombreux :
- Surabondance d’informations (infobésité), encore trop souvent silotées (dans 85 % des organisations françaises, selon une enquête Archimag/Box datant de 2022) ;
- Usage abusif du mail, canal de communication le plus utilisé, et de la messagerie instantanée, qui viennent perturber et interrompre l’activité des professionnels ;
- Rupture des processus dématérialisés (impression de documents numériques, annotés à la main puis renumérisés, par exemple) ;
- Réticence au changement et à l’utilisation d’outils technologiques favorisant la collaboration ;
- Difficultés d’accès et de partage (interne et externe) des documents de travail et des données.
La Digital Workplace intègre un large panel de fonctionnalités visant à fluidifier la collaboration, aussi bien interne qu’externe : réseau social d’entreprise, intranet, messagerie instantanée, outils gestion de projet ou de tâches, versioning de documents, tableau blanc virtuel, visioconférence, salle de réunion virtuelle, etc. Multi-device, la Digital Workplace est accessible y compris en mobilité, préservant ainsi la collaboration dans un contexte de travail hybride.
Important : les fonctionnalités collaboratives offertes par la digital workplace constituent un critère important dans le choix de la solution déployée. Un trop grand nombre de fonctionnalités n’est cependant pas recommandé : la plateforme retenue doit avant tout répondre aux besoins de ses utilisateurs finaux, qui n’utiliseront pas toutes les fonctionnalités proposées.
Comment optimiser la collaboration grâce à la digital workplace ?
Le mail, un canal à bannir : support de communication le plus utilisé pour collaborer, l’e-mail est à la fois polluant, chronophage et limitant (impossible d’envoyer une pièce jointe trop lourde, entre autres). Sans oublier qu’il soulève de nombreuses problématiques en matière de sécurité ! La Digital Workplace dispose de multiples fonctionnalités pour éviter de recourir à l’e-mail. Entre autres, certaines solutions peuvent être utilisées pour partager des fichiers de façon temporaire et avec un code de vérification, garantissant l’identité du destinataire.
Ne garder que les outils métiers essentiels : suites bureautiques, CRM, ERP, solution RH, GED… en moyenne, les documents de travail transitent par plus de 150 applications métiers. Le déploiement d’une Digital Workplace est ainsi l’occasion de s’interroger sur la pertinence de certains outils, obsolètes, peu utilisés, ou faisant doublon avec d’autres solutions. Ensuite, plutôt que de jongler entre ces différentes applications, la Digital Workplace offre une porte d’entrée unique vers ces dernières : il suffit de se connecter une fois pour accéder à tout son environnement de travail !
Une gestion de projets plus fluide : en centralisant l’ensemble des documents de travail, contenus, données et outils métiers au sein d’une même plateforme, la Digital Workplace offre une vision d’ensemble sur l’avancée des projets. Il est même possible de mettre en place des dashboards ou de recourir à des fonctionnalités de datavisualisation afin d’identifier les étapes des processus métiers qui nécessiteraient d’être optimisées.
