Pour une intégration totale de l’ECM et du RSE, privilégiez une intégration native

Pour Jalios, la vocation des RSE est de faire partie intégrante d’un intranet collaboratif englobant les fonctionnalités ECM traditionnelles. Cela n’interdit pas, grâce à une approche modulaire, de proposer le RSE seul et de l’intégrer à des composants tiers. Cependant, pour aller au-delà d’un simple pont entre deux applications, l’intégration doit être totale ce qui nécessite qu’elle soit native.

concrètement, que signifie une intégration totale ?

Par exemple, un espace proposé à un groupe professionnel va offrir aussi bien des fonctions ECM (en particulier de la gestion documentaire avec gestion des versions, des verrous, droits d’accès, classement) que des fonctions RSE (blog, conversations, boîtes à idées, commentaires…). D’autres fonctionnalités collaboratives sont également nécessaires (gestion de tâches, calendrier partagé…). Chaque groupe peut ainsi disposer de toutes les fonctionnalités collaboratives au sein d’un espace unique. L’animateur de chaque espace choisira les fonctionnalités activées selon les besoins de sa communauté. Il activera par exemple le partage documentaire, une FAQ collaborative, les wikis et une newsletter hebdomadaire. Avec l’intégration native des fonctionnalités, on peut accéder aux informations par différents angles : le documentaire (moteur de recherche, navigation), le relationnel (activité de son réseau) ou le conversationnel (question).

Un autre exemple concerne les personnes : les RSE les mettent en avant par opposition aux données. Lorsqu’on recherche quelqu’un pour son expertise ou son expérience, il est important de tenir compte, de façon différenciée, de toutes les contributions, quels que soient les domaines (projets, communautés, communications…) et quelle que soit leur nature (documents, conversation, idées, profil renseigné…). Utiliser uniquement les informations présentes dans le RSE aurait moins de valeur.

continuité d’usages

Certains acteurs opposent, d’une part, les groupes projets dont les besoins structurés trouvent une réponse avec les solutions ECM et, d’autre part, les communautés dont les besoins informels sont typiques du RSE. Ce n’est pas faux et cette opposition a une vertu pédagogique car elle met en évidence la rupture apportée par les RSE. On parle d’ailleurs d’entreprise 2.0 pour souligner comment un nouveau type de management peut voir le jour en s’appuyant sur le RSE.

Pourtant, au travers des projets de nos clients, nous constatons qu’il existe surtout une continuité d’usage des espaces collaboratifs : communautés d’intérêt (professionnel ou de loisir), veille (marketing ou technique), projet (appels d’offres, projets clients, R&D…), département (au sens organisationnel). Cette liste n’est pas exhaustive. Elle explique notre ambition d’offrir une solution à large couverture fonctionnelle et facilement adaptable à chaque usage.

périmètre : portail intranet collaboratif

Avec la gestion de contenu d’abord, l’ECM ensuite et aujourd’hui le collaboratif associé au réseau social d’entreprise, c’est le périmètre d’un portail collaboratif global qui se dessine. Il a pour mission de gérer toutes les informations peu structurées ou informelles qui n’ont pas vocation à rejoindre le SI métier mais peuvent l’enrichir. En donnant aux employés une plus grande maîtrise des informations et en favorisant une meilleure collaboration entre collègues, partenaires et clients, le portail collaboratif rend possible de nouveaux types de management et le développement de l’intelligence collective.

 Voir le dossier complet : Le RSE catalyse la gestion de contenu d'Archimag n° 252