« La question de la mobilité concerne aussi les RH et le département juridique »

Les appareils dédiés à la mobilité (tablettes, smartphones…) se répandent dans les entreprises, les administrations et les collectivités. Quel est l’impact de la mobilité sur la gouvernance de l’information ?

Nous sommes entrés dans une deuxième révolution de l’internet. La mobilité favorise l’accès permanent à l’information et cela n’est pas sans conséquence sur l’organisation de l’information. Auparavant, nous utilisions ces outils mobiles pour accéder à notre messagerie et à notre agenda. Aujourd’hui, cela va bien au-delà, nous accédons à plusieurs sources documentaires : base courrier, Ged métier, documents produits en mode collaboratif… De ce point de vue, la mobilité favorise la réactivité.

Les pratiques métier sont également impactées et nous devons structurer nos outils de gouvernance : référentiels, règles de gestion, partage de l’information…

Au sein des administrations et des collectivités, quelles sont les fonctions concernées par la mobilité ?

Toutes les fonctions collaboratives, de partage, de réaction et d’enrichissement sont d’autant plus concernées qu’elles sont désormais en mesure d’accéder à l’ensemble des informations sur des appareils mobiles.

Auparavant, nous devions dupliquer l’information avant de l’embarquer. Nous produisions en local et nous pouvions répliquer à des moments clés et à distance : il y avait toujours un moment de latence. 

Aujourd’hui, la recherche de l’information se fait en temps réel via des connexions permanentes de type wifi. Nous sommes dans le temps réel permanent et la distance n’est plus une frontière. Les documents se partagent en mode collaboratif.

Peut-on parler d’un streaming documentaire (flux tendu) comme il existe un streaming musical de type Deezer ou Qobuz ?

C’est en effet un flux tendu documentaire qui est porté par un discours positif sur la réactivité, la productivité, la proximité, le dynamisme, la transparence… Dans le secteur public comme dans le secteur privé, ce sont des arguments qui comptent.

Quelles précautions un manager de l’information doit-il prendre dans un environnement de plus en plus mobile ?

La mobilité génère un problème de sécurité : plus on augmente le nombre d’utilisateurs, le nombre d’appareils mobiles et le volume d’information, plus on s’expose aux risques. Ces risques concernent la perte de données, le vol, l’espionnage industriel, les opérations frauduleuses destinées à récupérer des données. 

Autre risque : l’abolition de la frontière entre le monde du travail et le monde personnel présente des dangers de saturation, voire de rupture. Le manager de l’information doit avoir cela en tête aussi. La mobilité doit être également pensée du point de vue du confort de l’équipe.

Le concept BYOD (Bring your own device) représente-t-il un danger ou une opportunité pour les organisations ?

Il faut distinguer plusieurs situations. Certains salariés apportent leur propre appareil mobile au travail parce qu’ils ont l’habitude de le manipuler et le trouvent adapté à leur façon de travailler. Dans d’autres cas, le BYOD est la conséquence d’une carence en matériel informatique dans l’organisation.

Le BYOD est également associé au télétravail même si le phénomène n’est pas encore totalement installé dans les entreprises françaises. Le télétravail pose la question du matériel utilisé : est-ce du matériel personnel ? Est-ce du matériel de l’entreprise installé chez le salarié ? Qui fait les mises à jour des programmes informatiques ? 

S’il s’agit de matériel prêté par l’entreprise au salarié en situation de télétravail, celui-ci est tenu d’exercer une certaine vigilance afin de sécuriser l’appareil et les données qu’il contient.

De ce point de vue, tout reste à écrire dans les contrats de travail entre employeur et salarié. Le BYOD n’est pas seulement une question technologique : elle intéresse également les ressources humaines et le département juridique.

Les données créées ou gérées en solution de mobilité sont souvent stockées dans les nuages. Faut-il s’en inquiéter ?

Rappelons un texte fondamental : le Code du patrimoine (articles L 212, 4 à 31) définit les modalités de stockage des archives publiques sous format papier et électronique. Toute archive publique doit être stockée en France. Un document de travail numérique créé par une collectivité ne peut donc pas être stocké chez Google Drive, Dropbox ou tout autre service installé hors du territoire national.

Le futur projet de loi sur le patrimoine en dira peut-être plus sur ces différentes questions.