Les avantages de la dématérialisation des notes de frais : de la capture au coffre-fort électronique

La note de frais serait-elle le parent pauvre de la dématérialisation ? Pour Mathieu Quehen, VP Sales chez Jenji, qui propose une solution de gestion numérique des notes de frais et des dépenses professionnelles basée sur l'intelligence artificielle, cela ne fait aucun doute : "Nous constatons que la gestion des frais est encore essentiellement manuelle, à l'ancienne via le bon vieux Excel ou via des plateformes numériques mais avec de l'archivage papier, et ce quelle que soit la taille des entreprises, alors que les solutions technologiques et la réglementation permettraient d'aller beaucoup plus loin".

Tous les collaborateurs sont concernés

Il faut reconnaître que la dématérialisation des notes de frais touche tous les niveaux de l'organisation, des collaborateurs à la direction financière, en passant par la comptabilité ou les ressources humaines. "Surtout, il est possible de faire de ce centre de dépenses un centre de profit !", martèle Mathieu Quehen de Jenji.

Dématérialiser les notes de frais comporte de nombreux avantages et peut même répondre à des problèmes récurrents pour un ensemble de services : 

• Pour les collaborateurs, une solution intuitive, simple et rapide peut considérablement réduire le temps de soumission des notes de frais, raccourcir leur délai de remboursement et supprimer la gestion du papier.
• Pour le service comptable, adopter une telle solution, directement intégrée dans l'ERP comptable, permet d'automatiser la comptabilité analytique, une récupération facile de la TVA, et bien sûr le respect de la réglementation fiscale.
• Pour les directeurs des ressources humaines (DRH), la dématérialisation des notes de frais permet un pilotage et une traçabilité de l'activité ainsi que des workflows et des contrôles dynamiques, le respect de la politique de dépense et même la valorisation de la marque employeur.
• Pour les directeurs administratifs et financiers (DAF), ce type de solution est la promesse d'une optimisation budgétaire, d'une automatisation des contrôles et des audits, de l'amélioration de la trésorerie et d'une valorisation de leurs données.
• Pour les directeurs des services informatiques, une telle solution peut s'intégrer dans leur écosystème IT, garantir un cloud 100% en France et le respect du RGPD et de la confidentialité des données.

Une dématérialisation fiable des justificatifs papiers

Côté réglementation, la dématérialisation des justificatifs papiers est très encadrée. "Beaucoup de clients me demandent si le document devient opposable à partir du moment où ils utilisent une solution d'archivage ou un coffre-fort", explique Pierre Lecomte, directeur Production informatique chez Docaposte, partenaire de Jenji ; "évidemment non, ça ne suffit pas, car il faut que le processus de numérisation garantisse la création d'un document fiable et avoir l'assurance d'une conservation à long terme, rigoureuse et respectant l'intégrité dans le temps". 

En effet, la reproduction des documents doit être garantie à l'identique (résultat conforme à l'original en image et en contenu), l'intégrité des fichiers doit être préservée à l'issue de la numérisation et l'archivage numérique doit être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté. C'est dans cet esprit qu'est né le partenariat entre Jenji et Docaposte, puisque Docaposte met à la disposition de la solution Jenji un coffre-fort numérique à valeur probante permettant ainsi de passer à une gestion des notes de frais intégralement dématérialisée.

C'est ce qui fait tout l'intérêt de la solution Jenji, qui repose sur un cadre normatif fondamental (sécuritaire, de qualité et dans le respect des agréments et des normes). De quoi garantir à leurs clients un outil intuitif et ergonomique qui facilite la vie de tous les collaborateurs, et ce même en cas de contrôle de l'Urssaf ou de l'administration fiscale...