Résultant bien souvent d’un objectif de la direction générale (comme l’indiquent 27 % des répondants), d’une volonté de gagner du temps humain (25 %) ou de se conformer à la réglementation (17 %), l’automatisation des processus de travail est bien une réalité au sein des organisations françaises ! 65 % d’entre elles ont déjà franchi le cap, avec des projets généralement pilotés par chaque direction métier (28 %), par le management (20 %) ou le service en charge de la transformation digitale (15 %).
Quant aux 35 % qui ne sont pas encore laissées séduire, les raisons avancées sont diverses : absence de solution de GED, utilisateurs pas assez matures ou réticents, aucun besoin identifié, budget restreint, manque de temps, etc. Reste que la moitié des organisations concernées ont un projet d’ici 2 ans, laissant présager une accélération de la tendance.
En finir avec les processus obsolètes
Parmi les processus automatisés en priorité (ou en phase de l’être), c’est sans surprise la gestion des factures qui s’impose en première place, citée par 16 % des répondants. Suivent la gestion du courrier entrant, circulant ou sortant (15 %) et les processus liés aux achats (11 %).
Du côté des processus à automatiser dans un second temps, la gestion du courrier caracole en tête, avec 16 % des suffrages ; un chiffre qui s’explique principalement par le fait que de nombreux répondants précisent qu’un seul processus a été automatisé au sein de leur organisation (la gestion des factures, donc). En seconde position, les processus RH totalisent 13 % des votes, devant les factures et la communication client, citoyen ou patient (ex-aequo à 11 %).
Des freins et des avantages
Si autant de processus restent à être optimisés, c’est avant tout parce que l’automatisation s’oppose à de nombreux freins au sein des organisations. 27 % des répondants indiquent que la modification de la façon de travailler induite par l’automatisation peut poser problème, de même que l’intégration du processus dans le SI (18 %). Le manque de compétences et d’implication des métiers sont également cités par 15 % et 13 % des sondés.
Pourtant, l’automatisation des processus présente de nombreux avantages largement soulignés par les professionnels. Soulignée par 78 % des répondants, la réduction des délais de traitement remporte tous les suffrages, loin devant la limitation des erreurs humaines (54 %), une productivité accrue (51 %) et la capacité à disposer de données de meilleure qualité (48 %).
Quelles technologies derrière l’automatisation ?
Impossible, néanmoins, de tirer profit de l’automatisation sans outil adapté : une très grande majorité d’organisations (65 %) s’appuie, pour ce faire, sur une GED, un ECM ou des workflows. Les solutions de BPA (Business process automation) et de BPM (Business process management) sont, quant à elles, utilisées par 11 % des sondés. La RPA (Robotic process automation), le Case management ou l’IA (Intelligence artificielle) sont tous sous la barre des 10 %.
Quelle que soit la solution déployée, son utilisation fait l’objet d’une formation dans 58 % des cas. Cela ne suffit pas, cependant, à ce que 51 % des utilisateurs considèrent qu’elle n’est pas assez intuitive. Par ailleurs, près de 70 % des professionnels interrogés ont l’impression de sous-exploiter leur solution d’automatisation, principalement par méconnaissance des fonctionnalités offertes. Malgré tout, ils sont aussi 59 % à considérer que le ROI de chaque projet d’automatisation est positif.
