Une ou un archiviste chargé de l’accompagnement des services dans l’archivage numérique

Catégorie B, poste vacant, à pourvoir dès que possible

CONTEXTE

L’archivage représente un véritable levier de gouvernance de l’information. Plus qu’une étape de gestion, c’est une visée active et économe permettant de concentrer les moyens humains et financiers sur la capitalisation d’un socle documentaire.

Au sein des juridictions financières, l’archivage est associé à la documentation pour une gestion optimisée des connaissances. Les deux fonctions relèvent ainsi de la direction de la documentation et des archives (DDOC) qui a pour mission :

*la mise à disposition des ressources documentaires internes et externes, nécessaires à l’exercice des activités de contrôle ;

*l’assistance des équipes de contrôle dans la recherche et la veille documentaire ;

*le pilotage de la maîtrise d’ouvrage des systèmes d’information métier dans les domaines documentaire et archivistique en lien avec la direction numérique.

*l’animation du réseau des documentalistes des chambres régionales et territoriales des comptes (30 documentalistes et aides-documentalistes).

*La gestion des archives.

*L’enrichissement et la valorisation des fonds patrimoniaux de la Cour.

La direction de la documentation et des archives (DDOC) compte 24 agents (1A+, 11 A, 9 B et 3 C) répartis en 2 divisions et 4 pôles.

Au sein de la DDOC, et plus particulièrement de la division des productions internes, le pôle « archives et patrimoine » (4 agents) est plus particulièrement chargé de :

*tenir à jour une politique d’archivage formalisée, signée par le Premier président, pour l’ensemble des juridictions financières,

*administrer le système d’archivage électronique des juridictions financières,

*collecter les archives de la Cour des comptes en lien avec les Archives nationales et l’administration des archives,

*communiquer les archives,

*contribuer à la valorisation du patrimoine des juridictions financières (appui aux travaux et publications du comité d’histoire, gestion de la bibliothèque patrimoniale).

Les juridictions financières se composent de la Cour des comptes et de ses organismes associés, des chambres régionales et territoriales des comptes et de la Cour d’appel financière.

DESCRIPTIF DU POSTE

Vous êtes placé sous la responsabilité du responsable du pôle archives et patrimoine.

Le poste répondra aux missions suivantes :

1. Repérer les archives numériques en application de la politique d’archivage des JF [40%]

- Relevé des pratiques d’archivage à l’échelle des juridictions financières (sondages, mails, réunions).

- Identification des gisements d’archives.

- Analyse des corpus à capitaliser (documents et métadonnées).

2. Accompagner les services dans l’alimentation du système d’archivage électronique (SAE)* [20%]

- Elaboration de guides (tutoriels, fiches pratiques, etc.).

- Planification des versements.

- Formation des services à l’utilisation du SAE.

Le SAE  est un coffre-fort numérique en cours d’articulation avec un outil de gestion électronique (GED) permettant la capture des documents au plus près de leur validation.

3.Contrôler les versements d’archives numériques [30%]

      - Production des statistiques de versement.

      - Vérification de la complétude des versements.

      - Correction des versements défectueux (en lien avec le tiers-archiveur de la Cour).

      - Relances auprès des services.

4.Contribuer aux autres activités du pôle« archives et patrimoine » [10%]

Cf. partie précédente.

PROFIL SOUHAITÉ

Agent titulaire de catégorie B, le·la candidat·e retenu·e devra maitriser les compétences suivantes :

SAVOIR-FAIRE

-Mettre en œuvre les fondamentaux de l’archivistique (traiter un versement, appliquer les règles d’archivage.

-Sensibiliser les services à ces fondamentaux.

-Traiter une base de données. 

SAVOIR-ETRE

-Esprit d’analyse et de synthèse

-Esprit d’initiative.

-Appétence particulière pour l’informatique.

-Fibre pédagogique.

CONNAISSANCES

-Fondamentaux de l’archivistique (niveau Master souhaité).

-Cadre règlementaire et normatif de l’archivage numérique.

-Fonctionnalités avancées du logiciel « Excel » (tableaux croisés dynamiques, formules de concaténation, import d’un fichier « csv », voire programmation de macros).

CONSTITUTION DES DOSSIERS DE CANDIDATURE

Le dossier de candidature devra comporter :

*une lettre de motivation adressée à M le Directeur des Ressources Humaines,

*un curriculum vitae,

*les trois derniers comptes-rendus d’entretiens professionnels,

*le dernier arrêté indiquant le grade et l’échelon,

*les copies des 3 dernières fiches de paye et, le cas échéant, des fiches de paye mentionnant tout élément indemnitaire non mensualisé (complément indemnitaire, bonus…) ou une fiche de rémunération annuelle fournie par l’administration d’origine (portant mention du traitement indiciaire et du détail des primes et indemnités qui seraient perçues au moment du recrutement).

Il sera adressé par courriel à l’adresse suivante : recrutement@ccomptes.fr avec la référence DDOC_archiviste.

Les candidat·e·s sélectionné·e·s pourront être invité·e·s à se présenter à la chambre en vue d’un entretien.

Les dossiers de candidatures devront parvenir au siège de la juridiction au plus tard le : 31 janvier 2024..

RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES

Toute précision sur le poste peut être obtenue auprès de :

- Pierre Morillot, responsable de pôle,

Tél. 01 42 98 97 48– Mél : pierre.morillot@ccomptes.fr

- Pascal Palut, chef de division,

Tél. 01 42 98 98 77– Mél : pascal.palut@ccomptes.fr

Pour tout renseignement sur la procédure de recrutement auprès de :

-Hélène BUHANNIC, chargée de recrutement

-Tél. 01 42 98 98 66 – Mél : helene.buhannic@ccomptes.fr

FONDEMENT JURIDIQUE DU RECRUTEMENT :

POSITION ADMINISTRATIVE ET RÉMUNERATION

Le·la fonctionnaire recruté·e ne relevant pas des juridictions financières sera placé·e en position de détachement dans le corps des secrétaires administratives des juridictions financières pour une période d’un an renouvelable.

Pour les agents contractuels, le poste est à pourvoir sur un contrat à durée déterminée de 3 ans.

Sa rémunération (traitement et régime indemnitaire) sera prise en charge par la Cour des comptes.