Les algorithmes et le big data au service de la gestion du courrier et des emails

Si la gestion des courriers papiers reste un véritable casse-tête pour les organisations, elle vire carrément au calvaire quand on y ajoute les emails entrants et sortants. Comment trier le bon grain de l’ivraie ? Comment retrouver les courriers et les mails importants impliquant une réponse rapide ? Et ce, sans y passer des heures.

La gestion des emails est une opération de plus en plus chronophage pour les organisations. Chaque collaborateur passe, en effet, quotidiennement plusieurs heures à rédiger des emails, à y répondre, à télécharger les pièces jointes, à les classer et perde encore un temps précieux à retrouver des mails importants ou des éléments de réponse, dans les “messages envoyés” ou la “corbeille”. Ajoutez à cela, le temps passé à éplucher le courrier papier déposé dans la sacro-sainte “banette” personnelle - qui, pour certains, ne désemplit pas tout au long de l’année -, et vous comprendrez que chaque jour les collaborateurs passent un temps fou à gérer l’ensemble de leur courrier.

Une gestion multicanale

Aujourd’hui, à l’instar de la communication et du commerce, la gestion du courrier est aussi devenue multicanale. Quant au mot “courrier”, il a beau être un peu has been, les organisations en reçoivent toujours. Sa gestion reste donc plus que jamais d’actualité.

Ce qui fait sens désormais, c’est d’être capable de ramener tous ces canaux au sein d’un seul et même outil de gestion.

Car, ce n’est pas avec Outlook ou Gmail que l’on va pouvoir orchestrer de manière efficace cette gestion, combinant courriers électroniques et courriers papiers dématérialisés. Non, pour cela il faut un outil adapté, permettant de faire cohabiter les deux types de flux.

1 problème, 2 remèdes

Il est possible d’attaquer le problème de deux manières :

• avec la méthode classique, combinant Ged et workflows, qui permet de traiter les mails comme des éléments d'informations. L’objectif ici étant de centraliser tous les canaux de contact (courrier papier, mail, formulaire de contact en ligne, téléphone, etc.) au sein d’une même plateforme et de définir des circuits de traitement, comprenant la validation et l’indexation, en fonction des éléments détectés dans les courriers (type de document, numéro de client, etc.).
   
• avec la méthode disruptive, mêlant search et big data, et censée faciliter la valorisation des contenus non structurés. Car dans un email, on échange, en effet, beaucoup d’informations, sans trop savoir de quoi il s’agit exactement. Avec cette méthode, il devient possible de détecter automatiquement les sujets importants présents dans les emails et dans tous les flux agrégés au sein de la plateforme de gestion du courrier. Cette “découverte” est entièrement automatisée, grâce à des algorithmes d’analyse et des solutions big data qui permettent à la fois de détecter les éléments clés pour les métiers, et même d’automatiser l’indexation de ces contenus.

Vous l’aurez compris, l’engorgement des boites mail et des bannettes de courrier papier offre aux organisations l’opportunité de repenser leurs circuits d’information, afin de gagner en efficacité, d’améliorer leurs délais de réponse, leur conformité et de ne plus perdre aucun élément important.

Détection, circulation, traitement, validation, recherche, indexation, classement et archivage électronique, l’ensemble des processus doit être analysé et rénové, pour une gestion plus fluide, afin de dégager du temps pour des tâches à valeur ajoutée.