Comparatif 2018 : quel logiciel documentaire choisir ?

Figure incontournable des métiers de l’information-documentation, le logiciel documentaire n’en finit pas de se réinventer pour répondre aux usages contemporains. À commencer par une grande liberté laissée aux centres de documentation : ces derniers peuvent opter pour une installation dans leur système d’information local ou bien choisir le mode Saas.

Désormais privilégié par de nombreuses organisations, le mode Saas présente un avantage considérable : il ne nécessite pas d’installation et libère les centres de documentation des opérations traditionnelles de maintenance informatique. Il s’avère particulièrement judicieux pour les organisations modestes qui ne bénéficient pas de ressources humaines dédiées aux services informatiques. Presque toutes les solutions présentées dans le tableau suivant proposent le mode Saas, parfois par le biais de prestataires.

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Plateformes documentaires : quelles solutions, pour quels usages ?

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Autre fonctionnalité assurée par la quasi-totalité des éditeurs représentés ici : les flux RSS. Ceux-ci peuvent être générés à partir d’un fonds ou pour alimenter une base documentaire. De même, des outils dédiés à la création de newsletters sont proposés nativement par de nombreuses solutions. À noter que certains de ces outils font appel aux logiciels libres (type Bokeh) pour intégrer cette fonctionnalité. Dans la majorité des cas, il est possible de personnaliser la maquette de ces lettres d’information. 

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Thesaurus et interopérabilité, fonctions incontournables

Trois fonctionnalités essentielles sont proposées par la majorité des éditeurs : le thesaurus, la catégorisation et le catalogue partagé. La présence d’un thésaurus fait figure d’outil incontournable dans un logiciel de ce type : il permet d’assurer la gouvernance documentaire de l’entreprise grâce à une liste organisée de termes contrôlés et normalisés. De même, la catégorisation est embarquée sur tous les logiciels. 

En revanche, quelques solutions ne sont pas dotées de fonction de catalogue partagé. Cela peut représenter une carence pour les organisations qui travaillent en réseau sur des sites distincts. Les catalogues partagés présentent un autre avantage : la politique des droits d’accès permet de gérer les autorisations à des fonds ou à des fonctionnalités. Ils autorisent également une gestion des exemplaires et des abonnements par site.

Un logiciel documentaire peut difficilement se concevoir sans interopérabilité. Les solutions sont donc toutes dotées de connecteurs capables de communiquer avec des bases extérieures. Présentement, il faut entendre le terme « base » au sens large puisqu’il désigne des portails éditoriaux comme Cairn, des services bibliographiques comme Zotero ou des solutions dédiées à la gestion documentaire (SharePoint, Alfresco, Drupal…). Particulièrement souples, ces connecteurs peuvent être standard ou spécifiques.

Attention à l’absence de modules dédiés aux panoramas de presse. Certaines solutions en sont en effet dépourvues et proposent à leur place un système de flux RSS. Pour celles qui en sont dotées, la génération et la diffusion des panoramas de presse peuvent être automatisées. 

Services publics, secteur privé et monde associatif

Nous avons enfin demandé aux éditeurs un maximum de cinq références clients. Celles-ci font apparaître dans leur ensemble et à l’unité une mixité entre services publics (collectivités, monde hospitalier, Bibliothèque nationale de France…), entreprises privées (Dior, Macif, Groupe Casino, etc.) et monde associatif (Médecins du monde). Cette variété de clientèle est a priori une bonne nouvelle : les éditeurs sont en mesure de s’adapter à des logiques différentes.

Quant aux prix, ils s’inscrivent dans une fourchette allant de 1 900 à 200 000 euros hors taxes. Bien entendu, cette grille tarifaire ne doit pas être prise au pied de la lettre, car elle recouvre des projets d’ampleur différente. Et comme dans toute relation commerciale, la négociation tarifaire fait partie de la relation classique entre éditeurs et clients ! 

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