transfert de notices sans anicroche

Pour un centre de documentation ou une bibliothèque, un changement de logiciel implique le transfert des données. Pour éviter tout dérapage, technique ou financier, lors de cette étape, il est indispensable de prendre en compte certains points et, notamment, de préciser qui fait quoi et dans quel ordre. Résumé de ces étapes.

Lors d’un changement de logiciel, en bibliothèque ou centre de documentation, toutes les données nécessaires au fonctionnement du nouveau SIGB – catalogue, données sur les lecteurs, données sur les prêts, etc., doivent être extraites du premier logiciel et intégrées dans le nouveau. Une étape qui se heurte parfois à des difficultés techniques inattendues ou génère une facturation supplémentaire, toute aussi inattendue ! Pour pallier ces difficultés, huit associations professionnelles et vingt éditeurs ont signé en 2009 la « Charte des bonnes pratiques pour les transferts de données lors des changements de SIGB et logiciels de gestion des centres de documentation ». Les signataires s’engagent à respecter une liste de points pour éviter toute mauvaise surprise lors de cette étape de réinformatisation. La charte vise à faciliter le transfert de ces données. Quelques points essentiels pour s’y retrouver.

1. Quelles sont les données à transferer?

Toutes les données informatisées sont concernées : notices bibliographiques, notices des exemplaires, notices d’autorité, données concernant vos lecteurs, notices analytiques, dites aussi sousnotices, notices filles, notices de dépouillement. Ne pas transférer ces données impose dans chaque cas de les définir et de les saisir à nouveau. Donc de refaire le catalogage, de saisir toutes les données liées au prêt, de refaire le fichier d’autorité, etc. Il faut paramétrer le logiciel, par exemple, les prêts et des lecteurs dans le nouveau logiciel, définir les calendriers de bulletinage des périodiques s’ils n’ont pas pu être transférés… Il est indispensable ensuite de vérifier que les données ont été entièrement transférées et qu’elles sont bien fonctionnelles dans le nouveau logiciel.

2. Qui prend en charge ces étapes?

Le fournisseur du logiciel effectue les opérations de transfert des données sur un plan technique. Il propose éventuellement un paramétrage type de son outil. Il n’a pas les moyens de vérifier si ce paramétrage correspond aux besoins de votre établissement. Les bibliothèques et les centres documentaires ont tous leurs particularités. Ces dernières tiennent à leurs publics, à leurs fonds, aux services proposés, aux habitudes de travail… Le paramétrage des prêts et des lecteurs – durées des prêts, catégories de documents, catégories de lecteurs, amendes pour les retards, dates des envois des lettres de rappels aux lecteurs… – sont, sauf exception, différents d’une bibliothèque à l’autre. Le fournisseur du logiciel ne peut pas connaître tous les détails de votre système de prêts. Seul l’établissement utilisateur peut paramétrer le système des prêts dans le nouveau logiciel. Dans l’administration, cette vérification doit précéder le paiement des transferts de données, pour respecter la règle comptable du service fait.

3. Comment vérifier que le transfert des données s'est bien passé?

Il est évidemment impossible de vérifier toutes les notices et toutes les données. Seul l’utilisateur peut vérifier, par sondages, que toutes les données ont été transférées et sont bien fonctionnelles dans le nouveau logiciel. Il faut donc effectuer ces sondages dans la base transférée, en fonction des points qui peuvent faire difficulté, en testant à chaque fois un nombre significatif de notices ou de données, soit au moins une vingtaine d’exemples pour chaque question. Les exemples à tester sont choisis en fonction des difficultés qui peuvent se présenter : traitement des vedettes matières, liens entre notices et sous-notices, notices de documents sonores, notices de collections, notices d’autorité, notices entrées selon des procédures particulières, liens entre notices bibliographiques, états de collection des périodiques, etc. Toute difficulté constatée doit être signalée très rapidement au fournisseur. Si le problème ne concerne qu’une partie des notices testées, il est indispensable de lui communiquer ces cas pour qu’il puisse les analyser.

4. Pourquoi le transfert des données est-il délicat?

Un changement de logiciel suppose le plus souvent un changement de fournisseur. L’ancien et le nouveau fournisseur doivent s’entendre pour le transfert des données. Une étape pas toujours évidente sur le plan technique pour nombre de logiciels, en particulier les plus anciens, qui ne disposent pas de modules d’exportation de notices dans un format Marc. Même quand c’est le cas, il peut y avoir des interprétations différentes des formats. Dans la très grande majorité des cas, les fournisseurs règlent ces difficultés entre eux, sans en faire part au client. Cependant, quelques cas de blocage ou de quasi-blocage ont été constatés, ce qui a provoqué la rédaction d’une charte.

5. Quels sont les frais à payer pour cette phase de transfert?

Tout dépend du contrat qui a été signé avec le fournisseur. Seul ce qui est écrit dans le contrat constitue une obligation pour le fournisseur. La loi ne dit rien sur les exportations de données. Donc, si votre contrat ne prévoit rien à ce sujet, votre fournisseur est en droit de vous faire payer des prestations supplémentaires. Le montant de ces prestations peut devenir litigieux. Pour éviter les dérapages, l’article 1 de la Charte prévoit que « chaque fournisseur signataire de la présente charte présente sur le site web de publication de celle-ci sa vision, sa méthodologie et les éléments de tarification ». Ce qui permet d’évaluer raisonnablement ces frais éventuels. Pour les autres prestataires, le club d’utilisateurs de votre logiciel, s’il existe, peut intervenir en tant que juge de paix pour évaluer si les frais qui vous sont demandés sont excessifs et, le cas échéant, appeler le fournisseur à modérer ses prétentions. Enfin, le marché des logiciels pour bibliothèques et centres de documentation étant petit et très spécialisé, les fournisseurs n’ont pas intérêt à y avoir une mauvaise image de marque. Quand elle est donnée, l’information circule en général assez vite chez les documentalistes et les bibliothécaires.

6. Comment puis-je me former à ces questions de transfert de données?

Il n’existe que très peu de formations sur les transferts des données des bibliothèques et des centres de documentation, et, sauf erreur de notre part, aucune sur les transferts de ces données lors des réinformatisations. Cependant, il est indispensable de bien connaître le ou les formats bibliographiques utilisés par votre logiciel. Les formations aux formats Marc courants en France, et en particulier à Unimarc, sont nombreuses. Il existe aussi une documentation abondante sur ces sujets, par des livres et par internet : vous pouvez commencer par la page dédiée à la documentation technique du site de la Fulbi. Autre alternative, les clubs d’utilisateurs de logiciels sont une source de conseils, de dialogue, et permettent d’accompagner ces étapes.

7. Quels problèmes de format ou de qualité des notices peuvent apparaître?

Comme on l’a vu au point précédent, les adaptations sauvages du format peuvent être incompatibles avec le programme utilisé par votre fournisseur pour exporter vos notices. Elles peuvent rendre difficile l’intégration de vos notices dans votre nouveau logiciel. Ces données peuvent être perdues ou devenir inutilisables dans le nouveau logiciel. Une qualité des notices trop mauvaise ou trop aléatoire peut également rendre difficile le transfert des notices et parfois gêner le fonctionnement du nouveau logiciel en provoquant, par exemple, des problèmes d’affichage. Les fournisseurs de logiciels sont en général très charitables pour leurs clients sur ce point : ils les informent rarement des difficultés qu’ils règlent lors de ces transferts. En fait, ils ne le font le plus souvent que quand les difficultés sont insurmontables ou demandent un temps d’intervention énorme. Mais quand cela arrive, l’établissement est en difficulté. Le temps passé par les prestataires à résoudre ces problèmes liés à la qualité des données est facturé aux clients d’une manière ou d’une autre.

Repères

unimarc : attention aux adaptations

Unimarc permet de créer jusqu’à 300 zones pour des adaptations locales. Le chiffre 9, quand il est utilisé dans un code de zone, signale que cette zone est une adaptation locale. Vous avez donc la possibilité de créer des zones 9XX, X9X, XX9. Attention : le comité français Unimarc a validé quelques adaptations locales françaises. Certaines zones 9XX sont utilisées par les recommandations françaises pour l’échange des données d’exemplaires. Il vaut donc mieux ne pas les utiliser pour d’autres usages. Vous trouverez la liste de toutes ces zones, et leurs descriptions sur le site web du comité français Unimarc. En revanche, créer une adaptation locale en utilisant une zone sans le chiffre 9 provoquera inévitablement des difficultés, parfois insolubles, en particulier lors des réinformatisations. Vous serez obligé d’expliquer en détail ces adaptations sauvages à votre nouveau fournisseur. Elles seront peut-être incompatibles avec son logiciel, ce qui rendra alors irrécupérables les données saisies.