Anne-Marie Reynaud, de l'IRA de Lyon : le télétravail complique l’animation d’un centre de documentation

A Lyon, Anne-Marie Reynaud, responsable du centre de documentation de l’Institut régional d'administration, a pris son nouveau poste en présentiel avant de passer au télétravail. A la clé, moins de stress et une productivité accrue, mais également une perte de contact avec les élèves ou encore des difficultés pour animer un centre de documentation.

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Sommaire du dossier sur le télétravail des veilleurs et des documentalistes :

• Les veilleurs et les documentalistes face au télétravail
• Veille et documentation : "le télétravail peut vite devenir un grand bazar documentaire"
• Intelligence économique : "on est loin de mesurer les effets pervers de certaines « innovations » liées au télétravail"
• Isabelle Brasseur, manager documentaliste chez Deloitte : une vision avancée du télétravail
• Anne-Marie Reynaud, de l'IRA de Lyon : le télétravail complique l’animation d’un centre de documentation
• Pauline Antoine, veilleuse et manager chez Cision : la liberté de télétravailler

C’est une situation délicate qui s’est posée à tous les salariés qui ont été embauchés au cours des deux dernières années : comment prendre un nouveau poste alors que le télétravail est devenu la norme et qu’une bonne partie des autres collaborateurs travaille à distance ?

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Il est impossible de comprendre ce poste à distance

Pour Anne-Marie Reynaud, documentaliste au sein de l’Institut régional d'administration (IRA) de Lyon qui forme les attachés administratifs de l’État, l’intégration s’est d’abord faite en présentiel :

"Lors de ma prise de fonction, au mois de mars 2021, j’ai passé les premiers mois sur place car il est impossible de comprendre ce poste à distance. En tant que nouvelle responsable du centre de documentation, j’ai dû appréhender le fonds documentaire très particulier des Instituts régionaux d’administration. Celui-ci propose en effet des ressources spécialisées dans la préparation aux concours et dans le droit administratif. Il m’a fallu ensuite prendre la mesure du poste et comprendre les logiciels du centre de documentation. Pour toutes ces raisons, j’ai pensé que le travail sur place était préférable au travail à distance".

Après six mois de découverte de sa nouvelle fonction, Anne-Marie Reynaud passe au télétravail à partir de septembre 2021. D’abord à un rythme d’un jour par semaine avant de passer à deux jours hebdomadaires :

"Après un semestre de présentiel, je connaissais mieux le fonds et j’avais eu le temps de créer des relations avec mes collègues ainsi qu’avec les élèves de l’IRA. Le centre de documentation est un lieu d’échange et de convivialité qui m’a permis de rencontrer de nombreuses personnes".

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Réduction de stress et augmentation de la productivité

Ce passage au télétravail a été l’occasion pour la documentaliste de réviser certaines de ses pratiques professionnelles :

"J’en ai profité pour revoir la politique d’acquisition du centre de documentation et pour repenser la lettre d'information hebdomadaire que j’envoie aux élèves. Le télétravail m’a également conduite à me réorganiser et à rationaliser mes activités. Aujourd’hui, je ne procède à l’indexation de la presse qu’une fois par semaine contre une fois par jour auparavant. Ce rythme me permet d’avoir plus de profondeur sur l’actualité".

Alors que le déplacement en transports en commun entre son domicile et l’Institut régional d'administration, situé à Villeurbanne, lui prend habituellement 45 minutes, le télétravail est synonyme de zen et de réduction de stress. Et, ce qui n’est pas négligeable du point de vue de l’employeur, une plus grande efficacité professionnelle à la clé :

"Ma productivité est supérieure car je ne me rends pas compte des heures qui passent. Chez moi, je ne suis pas dérangée alors que je peux être sollicitée 20 à 30 fois par jour lorsque je suis présente sur place !"

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Avantages et inconvénients du travail à distance

A l’Institut régional d'administration, le passage au télétravail a été précédé d’une série de mesures techniques : prêt d’ordinateur portable, recours à un VPN (afin de masquer l’adresse IP et de chiffrer les données), sensibilisation par les informaticiens aux multiples risques cyber : ne jamais cliquer sur un lien suspect, vérification des adresses électroniques… Et l’accès aux logiciels métier (messagerie, intranet, logiciel documentaire Alexandrie…) n’a pas posé de problème particulier puisqu’ils sont disponibles en mode Saas. 

Pour autant, Anne-Marie Reynaud estime que si le télétravail présente de nombreux avantages, il crée également des risques de dysfonctionnement :

"Il est parfois difficile de signaler un problème informatique à distance. Et l’absence de contact rend parfois compliquée l’animation d’un centre de documentation comme le nôtre qui est particulièrement vivant…"